檔案的現代化管理策略

程遠鵬

【摘 要】所謂檔案，就是對于人們實際行動的一種記載，是為了對于歷史進行證明。相對于當前的活動來說有一定的指導意義。檔案的管理順應了現代社會發展的要求，也是時代進程中必不可少的要素之一，充分的實現了“以人為本”的理念。利用現代的理念、科技，方便進行檔案管理，強化工作的效用，更好的為人造福。

【關鍵詞】檔案工作；現代化管理；策略

【中圖分類號】C931.6【文獻標識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）07-0450-01

引言：隨著社會和經濟的不斷發展，檔案對于社會的貢獻越來越大，人們對其的依附程度和利用也漸漸的加強，所以對檔案進行合理的管理是勢在必行的。但是就在實際的工作狀態中還是會出現很多問題，需要我們想辦法去解決。

一、目前檔案管理的現狀

就目前的形式來看，企業檔案的現代化管理僅僅停留在基本的構建、設備的投入、科技的積蓄以及人才的培育等方面，所以就我個人的看法，我認為主要存在以下的幾種問題：

1.1 案現代化管理的觀念不強

就現在的情況來看，人們對于“檔案”的理念以及它對于社會的作用了解較少，尤其是對于檔案的管理方面，有些領導人員在加強檔案的合理管理方面的認識觀念不強，所以很多單位仍是采取老一套的工作管理方法。

1.2 人才的缺乏

檔案的現代化管理進行的基礎是需要大量的高素質人才。但是現在的情況是，很多企業單位的文秘、檔案員和事例還只是處于收發、檢查的層面，沒有充分的現代化管理知識，沒有很好的掌握實用技術。[1]

1.3 檔案管理的技術和設備不夠全面

因為人們對于檔案管理的觀念不強，因此在資金投入方面就會大幅度的減弱，以至于沒有能力購買新的設備，從而造成人才的大量流失，使得工作方面陷入困境。

1.4基礎工作準備不充分

現在的檔案管理要求在進行檔案工作時要具備規范化、標準化，但是，很多的企業工作單位的案例質量不高，沒有完備的檢測工具，大部分的單位立卷、編目、檢測等方面都未達到國家標準，在操作方面也不符合規范。

二、針對以上問題所采取的相關措施

2.1統觀念，順應時代潮流

改變傳統的思想觀念，第一步就是要改變檔案人員對于檔案管理的觀念，以便更好的提高人們對于檔案管理方面的意識。當得到了社會和人們的普遍認可，才可以使檔案工作進行的更加順利，也在無形中提升了檔案工作的地位。當然要想改變全社會的思想觀念，就要首先從檔案工作者的自身素質出發。所以就要求檔案工作人員擁有社會觀念。因為檔案工作人員一直處于幾乎全封閉的工作環境中，這些工作人員有著兢兢業業的工作精神，艱苦奮斗，淡泊名利以及無私奉獻的精神，可是他們的意識落后、思想傳統，在社會活動、社會協調以及社會交往等方面能力薄弱。

就目前形勢來看，檔案部門的人才力量嚴重不足。為了解決這個問題，第一步需要改變傳統的檔案工作環境，讓檔案工作的環境變得多彩些，為整個社會貢獻出力量；第二步摒除過去的用人制度，調動工作人員的工作熱情，充分發揮檔案的作用，延伸檔案的工作范圍，通過這種方法來擴展檔案工作的新世界，使得檔案工作的發展更上一層樓；第三步強化訓練，加強檔案工作者的基本理論知識、理論訓練和檔案專業訓練等方面的培養，從而使得檔案團隊變得更加有質量，充分發揮其作用，推舉出更多優秀的人才，使這些人不僅要有很好的業務技巧，還要有一定的創新精神。這種方法具有一定的戰略和發展意義。所以通過這種方法可以提高檔案工作的觀念意識，拓寬檔案工作的服務面。[2]

2.2 案團隊的力量，提升檔案工作者的整體素養

只有具備更高素養的檔案團隊才可以在檔案事業的長河中激流勇進，勇往直前。當然團隊中有著文化水平各不相同的人員，團隊的內部力量不夠穩固。所以要建立一個精通業務、管理規范、風氣端正以及服務質量好的檔案團隊。加入競爭的要素，實施優勝劣汰、舉賢任能、唯才是舉的管理機制。檔案管理的人才是具有知識和管理的雙面人才，正因為其信息的內容和檔案工作的專業技能說明了檔案工作是知識性的腦力勞動?，F在，對于檔案工作的現代管理方法是運用計算機技術，也就是所謂的檔案計算機管理。計算機的運用主要是利用高速的計算和很強的信息處理能力，來為檔案工作者利用先進的科學技術來處理檔案工作中的檢測問題。有的專家認為：計算機的投入和使用，類似于造紙術，為人類的發展做出了巨大的貢獻，推動了人類社會發展的進程。這種機讀文件的工作形式在現在的載體形式中占有越來越重要的位置，當然不會不使用紙張，但是在一定程度上會減少紙質文件的使用。人們越來越多的使用電子文件，已經成為社會發展的必然趨勢。正因為要保證電子文件能夠很真實的反映人們的實際生活，并且能夠很好的保存和使用，所以要求每個檔案工作者學會利用現代的科學技術進行檔案管理，學習有關于檔案計算機管理、電子文件的使用以及檔案的管理和使用等方面的知識。所以每個檔案工作者就需要盡快的適應現在的社會，學會利用現代的科學技術去處理檔案工作中的實際問題，否則很容易被社會所淘汰。因此要求檔案人員要有現代技術作為支撐，大量的電子知識和對于現代辦公軟件的使用和制作等方面的知識。

2.3 管理中加入現代化的因素

第一，要強化領導人員的觀念意識，使得他們愿意投入更多的精力到這方面。每個階層的領導，特別是關于檔案方面的領導，要勤于檢查，每年不少于兩次進行檔案工作部門的工作匯報，按時聽取檔案部門的工作情況，從而更好的發現問題，解決問題，以便布置新的任務。對檔案部門的工作進行指導，從實際出發來解決檔案部門中的實際問題。

第二，強化硬件設施，把各個方面的設備變得更加的現代化?，F代科學技術在檔案管理方面的使用情況還是不夠充分，我們首先要有檔案信息共同分享的思想，然后在進行硬件方面的強化，進一步完善檔案管理水平。還要及時的添加檔案辦公中所需的設備，用現代的科學技術來進行檔案管理。[3]

2.4理手工操作與現代化管理的關系，重視檔案管理規范化

對于檔案管理的現代化是一個循序漸進的過程，不可能一步登天。所以在實現的時候，就需要手工操作和現代化管理和諧共處。檔案管理的基本工作包括建立檔案、檔案文件的評定、檢測和整理等方面的內容，這個過程還是需要手動操作。所以我們不能以偏概全，不可以因為現代管理方法的使用，就拋棄手動操作的使用。所以，一方面我們要積極的利用現代的科學技術到檔案管理中，另一方面要注重手動操作的使用，合理的處理手工操作和現代化管理的關系，使其得到完美的融合。[4]

三、總結

檔案的現代化管理是順應了時代的潮流。在進行現代化管理的時候，要注意自身修養的提升，加強上層的關注，提高自身工作能力，使得檔案的工作更上一層樓，為社會的發展盡一份力。

參考文獻

[1] 張躍民；試論環保檔案現代化管理策略[J]；2011（04）

[2] 賀燕南；文書檔案的現代化管理策略[J]；2012（01）

[3] 張立娟；企業檔案現代化管理探討[J]；2012（04）

[4] 陳小玲；辦公檔案現代化管理探析[J]；2012（02）