論城鄉居民養老保險檔案管理的現狀與優化對策

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摘要：本文分析了城鄉居民養老保險檔案管理工作的現實意義和現狀，闡述了城鄉居民養老保險檔案管理工作優化的路徑。

關鍵詞：城鄉居民;養老保險;檔案管理

在養老保險破除城鄉二元分離結構改革的時代背景下，城鄉居民參與養老保險的意識越來越強，在此過程中積累的養老保險檔案資料也越來越多，導致檔案管理工作難度大大提升。檔案管理部門要對檔案管理用作的現實情況有所重視，主動探索檔案管理工作創新的路徑，借助先進的信息技術手段和檔案管理理念來提升檔案管理工作效率，以保障人民群眾核心利益為宗旨，讓養老保險檔案管理工作能夠緊跟社會改革的步伐和經濟發展的速度。

一、加強城鄉居民養老保險檔案管理的意義

第一，可以為養老保險制度改革提供助力。我國很多地區城鄉居民的養老保險檔案管理已經實現了集成和并軌管理，很多新的內容和新的檔案管理要求在全國統一并軌之后將會浮現。對于并軌后的城鄉居民養老保險部門來說，一方面要承擔起檔案管理職責和社會保障職責，另一方面還要為六十歲以上的老年人提供完善的社會化服務，提升自身的社會管理職能。作為一項龐大的、系統的、牽涉眾多部門的工程，檔案管理工作必須做到準確記錄個人資料、扎實打好檔案管理工作基礎。城鄉居民養老保險檔案管理工作是養老保險制度改革的基石和原動力。

第二，可以更好地保障公民切身利益。城鄉養老保險的參與是一個復雜的過程，從居民辦理參保手續到退休之后享受離職后福利，期間需要經歷很多環節和流程。參保手續的辦理過程就是對個人信息進行收集和整理的過程，同時也是形成原始材料的過程，這是形成個人養老保險檔案的開始;之后保險費用的繳納、個人賬戶的劃撥、利息的計算都需要在個人養老保險檔案之中體現。城鄉一體的居民養老保險檔案管理還牽涉到保險關系轉移、養老保險流動、新舊保險制度銜接等多方面的內容，這些也需要在個人檔案之中詳細地記載下來。檔案資料是參保人養老保險權益享受的保障和基礎，是其維權、及時查詢養老保險信息的前提。

第三，提升養老保險經辦部門的工作效率。從養老保險檔案管理的本質來看，檔案的收集和整理只是基礎性工作，檔案的梳理和歸納才是最重要的，檔案管理人員需要及時總結和回顧自身工作經驗，吸取相應的教訓，在這個過程中不斷地提升工作能力和服務效率。為之后工作開展少走彎路提供借鑒和指引。此外，養老保險檔案管理工作可以讓領導者和決策者及時獲得相關數據和信息，借助大數據技術和云計算法來讓決策更加科學和合理。

二、當前城鄉居民養老保險檔案管理的現狀

首先，檔案管理重要性認識欠缺。一些領導認為城鄉檔案管理工作不過是檔案資料重新歸納和整理的過程，沒有將之視為可以帶來經濟效益和社會效益的管理工作，在這種思想的影響下也就自然而然地減少在工作上的資本投入和人力投入，導致檔案管理軟件不能及時獲得更新，也缺少專業的檔案管理人員對工作進行科學安排和監督，大致檔案管理工作效率大打折扣。個別鄉鎮地區養老保險檔案甚至沒有專門的檔案室，檔案資料保存的安全性受到嚴重威脅，在防火、防潮和防盜工作上做得差強人意，安全事故爆發的概率非常高。一些檔案管理工作經辦人對檔案管理工作概念意識不清，加之受到日常事務性工作的影響，很少能花費專門的時間去整理和收集數量龐大、流程繁瑣的檔案資料，這給養老保險檔案資料的準確性、完整性帶來了消極的影響。

第二，檔案管理標準模糊。城鄉養老保險檔案管理一體化工作的開展還處于初級階段，性教育其他社會檔案管理工作，其管理對象和管理標準有著自己的獨特性，截止到目前還沒有一個養老保險檔案管理工作統一的標準來明確檔案歸檔方式、歸檔范圍、銷毀原則和銷毀措施，也沒有采取分類和分級的檔案管理方法。與此同時，當前的養老保險檔案管理工作對于應當收集資料的類型和管理方式也定位模糊。上述因素導致檔案管理人員在工作開展中無規可循，部分情況下對于工作愛占束手無策，只有提升城鄉養老保險檔案管理個工作的規范化和標準化，才能將檔案資料的作用充分地發揮出來。

第三，檔案管理方式相對落后。城鄉居民養老保險工作一體化工作開展之中，每年參保的業務量急劇上升。很多經辦機構已經進入到信息化管理模式，但是受到檔案管理硬件設施、檔案管理人員自身綜合素養的影響，檔案管理工作的實際效用還沒有充分地挖掘處理來。部分城鄉養老保險機構的管理模式還停留在手工操作階段，管理效率受到嚴重地影響，檔案管理人員大部分的時間和精力都被日常繁雜的事務性工作占據，沒有時間分析數據之中蘊含的內在價值，自然也不能思考養老保險工作的創新方法和路徑。

三、加強城鄉居民養老保險檔案管理的策略

（一）提升養老保險檔案管理工作的戰略認識

養老保險機構可以通過各種渠道來宣傳檔案管理工作的重要性，讓領導干部和城鄉居民都能夠提升對檔案的重視程度。思想是行動的先驅，只有思想意識上去了，檔案管理工作實效的提升才有跡可循。各級政府領導和黨委應當給予養老保險檔案管理足夠的經費支持和人員安排，幫助其提升軟硬件設施和檔案室配置，創造良好的檔案管理工作條件和工作氛圍，讓城鄉檔案管理工作在更加順暢的環境下進行。檔案經辦人員需要及時地進行知識學習和培訓，在提升檔案管理意識的基礎上盡快地更新檔案管理工作理念，以高度的責任心和人本的工作理念來扎實地推進工作開展。

（二）完善檔案管理制度

一項工作的開展需要相應的流程和規范作為保障，這些流程和規范就是制度的主要內容?！稒n案法》和《社會保險法》為養老保險檔案管理工作的開展提供了制度規范的框架。最新制定的城鄉養老保險檔案分類大綱為制度的建設提供了依據。對于養老保險檔案管理工作，要明確檔案收集方式、檔案要求形式、檔案歸檔期限和方法、檔案保存期限等等，通過健全的制度和規范來讓檔案管理工作有跡可循，保證檔案存檔、移交過程中的妥善性和安全性。養老保險檔案管理制度一方面要滿足檔案工作進程要求，另一方面還要滿足檔案管理工作實質要求。對于各類個人信息資料、業務資料、工作單位資料、圖表信息等，要及時地予以歸檔。

（三）增加在檔案管理工作的投入

檔案管理工作需要引入先進的管理技術和管理方式，城鄉居民養老部門需要積極地探索資金來源問題，將計算機和管理軟件更新到最新狀態，健全檔案室配置，通過統一的標準來實現聯網給管理，讓居民養老保險檔案信息能夠實現共享。檔案管理軟件的開發和應用工作應當放在種種志宏，城鄉居民養老保險部門需要及時關注和跟進該工作的進行，讓軟件能夠具備檔案自動編目、檔案信息檢索功能，進而提升檔案利用效率，做好檔案統計工作。

（四）提升檔案管理人員綜合素養。城鄉養老保險檔案管理工作最終是依靠檔案管理人員來完成的，因此在完善制度的同時還要提升檔案管理人員綜合素養，為其提供繼續學習和培訓的機會，使其對新時期檔案管理工作流程有更加清晰的認知，將檔案維護工作放在重要位置上，對于一些珍貴檔案則要及時做好備份，為養老保險工作順利開展奠定良好環境。

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