改進文書檔案管理，迎合醫院現代化發展

張艷艷

摘 要：在醫院管理過程中，檔案管理工作非常重要。如何科學地結合信息化管理方法和技術合理管理醫院文書檔案、醫院檔案又如何為醫院的建設與發展服務，是當前醫院管理者努力探索的熱點問題。本文針對目前醫院檔案管理的現狀，提出解決和改進的對策，并對醫院檔案現代化管理進行一番探討，以期促進醫院的檔案管理更加符合現代化醫院管理的進程。

關鍵詞：改進;檔案管理;迎合;醫院發展

引言

醫院文書檔案屬于醫院主要文件資料，記載著醫院重大活動及事件，是檔案管理中的主要部分。目前，在醫療事業不斷發展的過程中，文書檔案在醫院管理中也具有重要的作用，強化文書檔案管理，也能夠促進醫院現代化的持續發展。在實際文書檔案管理過程中，因為對于檔案管理沒有足夠的重視，從而導致檔案管理工作存在部分問題。實現文書檔案科學管理，充分發揮檔案資源中的作用，從而實現醫院的良性發展。

1 當前醫院文書檔案管理存在的問題

1.1檔案管理制度的不健全

據了解，有部分醫院檔案管理制度僅設置在醫院辦公室，其他職能科室設有該科室應承擔的相關職能制度，無檔案管理制度。并且在醫院目標管理考核方案中，也沒有將檔案管理納入目標考核，檔案管理監管不嚴，易降低檔案的收集率。

1.2專業知識水平較弱

大部分檔案管理人員對文書檔案質量管理的意識不強，滿足于收集、整理、查詢利用等常規性工作，沒有真正思考如何提升業務質量。此外，醫院文書檔案管理人員的兼職現象較為普遍，未接受專業檔案培訓的人員較多，雖然近年來隨著檔案專業人才的引進緩解了這一壓力，但實踐經驗匱乏也是新進專業人才的短板。

1.3檔案的存放保管條件有限

由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案安全保管的要求。醫院的病歷檔案由專門科室管理，財務檔案由財務科管理、其它基建、后勤、科研、黨務、行政等檔案由辦公室統一管理，各自制訂過保密制度，但由于管理分散，各部門檔案的存放條件各有不一，檔案資料以紙質、人工歸檔方式實行的保密制度和措施，與當前飛速發展的信息化管理不相適應。

2 探討醫院檔案現代化管理的幾點建議

2.1創新管理意識，提高服務質量

理念決定成果，為了保證醫院文書檔案管理創新的目標達成，首先要從理念建設入手。院方要對內部各個部門、各個崗位乃至每名員工的意識進行創新，特別是對文書檔案管理人員，更要積極開展理念創新教育，才能確保文書檔案管理人員的工作理念得到革新，確保相關工作得到確切落實，有效提升醫院文書檔案管理的水平。為達成目標，院方可以借助管理創新經驗分享以及技術創新講座去培養管理人員的管理創新意識，并且融入第三方審核的方式，確保文書檔案管理體系得到全面的監管，并且在實際工作過程中嚴格落實獎懲，嚴格遵照法規行事，不可姑息徇私舞弊的行為，以確保內部的管理體系優化，這是必要的一步。

2.2創建完善文書檔案管理制度

醫院文書檔案管理要求相應管理制度支撐，使醫院檔案管理納入醫院管理目標中，醫院領導人員要重視醫院檔案管理，要求各醫院科室相互配合，使工作過程中的問題能得以解決，為檔案管理工作人員提供物力及人力支持。另外，醫院要對檔案管理人員管理理念改變進行引導，創新傳統理念，具備先進檔案管理理念。醫院引導檔案管理人員能夠與時俱進，不能夠只是重視管理忽視服務，要求具備高度服務意識。檔案管理人員還要正視工作過程中所遇到的問題，并且制定有效解決對策，實現服務及管理創新，從而使基于信息化管理的檔案管理工作能夠為醫院及社會提供豐富及便捷的服務。

2.3創新管理隊伍，提高整體素質

管理人員隊伍是管理工作的主體，決定著管理工作的質量，醫院文書檔案管要想真正得到創新必須從人入手，才能夠真正達成管理目標，確保文書檔案的整體安全性。首先，要從專業意識入手去開展思想建設，通過思想教育講座、經驗分享等教育形式，確保管理人員具備嚴謹認真、誠實守信的工作意識，擺正工作態度，充分重視這項工作。其次是必須要進一步培養管理人員的信息技術應用能力，要開展信息技術講座，確保管理人員能夠合理利用信息技術去管理相關文書檔案。在實際工作過程當中，要確保逐步實現醫院文書檔案管理的智能化、信息化、先進化，醫院必須要確保以當前的工作需求去開展信息化的教育，融入當前應用最廣泛的信息化技術，以此促進管理人員素養的提升。此外要積極組織管理人員開展技術交流，分享實際的工作成果與經驗，這是未來開展工作的主要依據。要確保工作質量，這是必要的過程，是不可忽視的重要環節，特別是對于文書檔案管理人員來說，以上所談及的必備素養培養是重要且必要的，對于其管理工作成果影響重大。

2.4加大醫院文書檔案管理質量保障力度

根據醫院文書檔案管理的需要，加大醫院文書檔案管理質量的人、財、物的投入力度。首先，根據醫院文書檔案管理數量及質量，加大檔案專業人才的引進力度。在各業務科室設立1名專門的文書檔案兼職人員，專職做好文書檔案資料的收集，尤其是前期文書檔案質量的把關工作，嚴把文書檔案收集的入口質量關。其次，要加大文書檔案管理所需的儀器、設備的資金投入力度，增添計算機、掃描儀、數碼照相機等文書檔案信息化管理所需的儀器設備，改善醫院文書檔案保管場所的環境建設。此外，要加快文書檔案管理的數字化、信息化進程，通過現代信息技術保障文書檔案管理的制度化、標準化。建立文書檔案數據庫，提升文書檔案管理的自動化水平。加強文書檔案管理系統的定期殺毒及系統升級，完善文書檔案管理系統功能。結合醫院文書檔案管理工作，出臺相應的管理制度，嚴格執行文書檔案管理流程規范和標準要求。

結語

綜合上述，醫院檔案是醫院發展的重要依據，隨著信息化和科技技術的進步，醫院管理手段的不斷進步，檔案管理必須完成由傳統的管理模式向現代的管理模式的轉變，適應電子檔案管理現代化和辦公自動化的時代需要，發揮檔案管理工作的優勢，為醫院發展壯大提供積極的保障作用。

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（作者單位：榆林市第一醫院）