論城市軌道交通企業檔案管理制度建設及運用

摘 要：隨著我國社會與經濟實力不斷壯大，城市化建設工作已經成為了有關部門關注的重點，因此城市軌道交通就遇到了前所未見的發展轉機，但是在發展過程中卻因為各種問題無法有效開展與落實工作，使得城市軌道交通陷入發展窘境。究其根本原因就是檔案管理存在嚴重的滯后問題，那么為了有效解決這一問題，同時有效提高我國城市軌道交通發展效率，本文就對城市軌道交通企業檔案管理制度建設及運用進行論述。

關鍵詞：城市軌道;檔案管理;制度建設;制度運用

隨著我國地鐵工程建設的不斷推進，城市軌道軌道交通企業在發展中遇到了轉機，但是無論哪一行業或是哪一環節工作都需要檔案作為依靠才能有效開展，所以在發展過程中相關企業若要有效提高運行管理效率，檔案管理工作就需要得到加強與優化。尤其是在當前這一發展背景下，無論是我國還是西方發達國家，其城市軌道交通項目檔案管理工作都十分落后，那么作為經濟發展的基礎工程，若要保證項目長久穩定運行，設立標準制度體系就顯得尤為重要。

1 建設原則

1.1 遵循系統性原則

在發展過程中城市軌道交通企業在進行檔案管理時，一定要遵循系統性原則，因為企業檔案管理制度體系的建設基礎就是依靠企業業務發展需要來建立的，所以在發展過程中就要遵循系統性原則，并在管理制度建設過程中對機構、人員、經費等方面進行有效控制，不僅如此，在管理過程中檔案的收集、整理、借閱、銷毀等工作也要進行細化管理，以保證在檔案管理過程中可以真正做到完全細化管理、深入約束各項制度[1]。

1.2 遵循精細化原則

城市軌道交通企業在檔案管理過程中管理制度建設不僅要遵循系統性原則，同時還要在工作中做到精細化管理。所以在發展過程中管理部門就要建立明確的管理規則，同時還要建立相應的管理標準與操作指引方案，以保證在管理過程中能夠將檔案管理工作與企業內部制度融為一體。在實際工作中管理部門還要重點關注結果導向以及目標管理，進而在管理過程中不斷提升檔案管理質量，同時還可以做到不斷總結與優化檔案管理工作[2]。

2 建設內容

企業在進行檔案管理過程中還要關注建設內容，因為在發展過程中檔案管理制度需要與企業檔案管理模式相互協調，所以在實際工作中檔案管理模式需要不同的管理制度進行支撐。那么若要有效開展城市軌道工程企業檔案管理制度建設工作，有關部門在管理過程中就需要依靠檔案管理模式、業務范圍、經營內容等多方面工作來共同開展建設工作，同時還要將檔案管理制度融入企業管理制度體系中。那么城市軌道交通企業就可以通過分層的管理制度來有效提升檔案管理質量，在管理過程中可以分成三級制度，首先就是要在管理過程中明確規定企業檔案管理職責、目標等，其次就是在管理過程中要通過不同角度去制定檔案管理制度，以保證在管理過程中能夠將行業特色展現出來，最后就是要在管理過程中落實精細化管理，并設置不同層級的管理制度。

3 制度體系的運用

3.1 規定檔案信息分類與編碼體系，為檔案管理系統建設奠定基礎

隨著現代化發展進程不斷深化，越來越多的企業在發展過程中開始了檔案管理系統建設工作。這一系統在運行過程中可以有效對檔案進行分類管理，這樣管理人員在工作中就可以將重要檔案放在特殊類別中，進而有效提高檔案管理效率，同時也為檔案管理工作帶來了便利。

3.2 規范檔案業務流程，為檔案信息化的流程編寫提供支撐

城市軌道工程檔案在管理中經常會出現被隨意銷毀的問題，這就導致一些重要檔案在工程建設中丟失，所以在管理過程中就需要利用信息化的手段開展檔案管理工作。這樣在管理過程中就可以明確檔案收集、整理、銷毀等工作，通過信息化管理可以將精細化管理落實到位，還可以為企業檔案管理工作提供全新的發展方向[3]。

3.3 明確歸檔范圍，為檔案精細化模板編制提供依據

保證企業檔案管理工作有效開展的基礎就是精細化管理，那么在工作中工作人員不僅要將流程精細化管理，同時還要將檔案歸納工作精細化管理。因為地鐵工程所涉及的施工專業較多，所以相關施工清單以及檔案內容也就有所不同，因此檔案管理人員在工作中就需要根據實際情況開展文檔歸納工作，以保證可以將不同類型的檔案進行合理安置，進而為后期工作以及檔案調取提供便利。

4 制度體系的提升

4.1 上升為地方或國家標準

其實我國城市軌道交通企業在進行檔案管理制度設計時僅僅通過企業標準進行設計，這就導致很多管理內容無法滿足更高的需求，因此在發展過程中城市軌道交通企業就要將設計標準提升，至少要保證管理標準可以與地方標準同步，這樣才能進一步提高企業檔案管理質量。但是隨著越來越多大型城市軌道交通工程的出現，地方標準也無法滿足相關需求，因此企業在發展過程中就要使設計標準與國家標準同步，進而提高行業規范化發展效率，并提高企業整體運行效率，為我國城市軌道交通行業發展提供有效助力[4]。

4.2 在業務實踐中不斷完善

檔案管理制度并不是一勞永逸的，制度會隨著企業發展而變化，因此在發展過程中企業也要根據發展進度不斷優化檔案管理制度，同時還要不斷提升檔案管理人員專業能力，以保證企業檔案管理工作能夠與時俱進，進而推動企業長久穩定發展，并提高我國城市軌道交通工程建設效率。

5 結束語

總的來說，在當前這一社會快速發展背景下，城市軌道交通企業開展的檔案管理制度建設工作就是為了保證檔案管理能夠更加現代化，同時推動企業檔案管理工作標準化運行。那么在實際工作中有關部門就要不斷總結工作經驗，進而在發展過程中有效提高檔案管理效率。

參考文獻：

[1]王秀.城市軌道交通工程檔案管理淺析[J].檔案天地，2018，No.286（02）：51-53.

[2]茍詠惠.城市軌道交通工程檔案管理系統的設計[J].中國戰略新興產業（理論版），2019（19）：1.

[3]李姣.城市軌道交通工程檔案管理研究[J].辦公室業務，2018，No.292（11）：101.

[4]黃玉鳳.分析城市軌道交通建設工程檔案管理的問題與對策[J].建材與裝飾，2018，No.540（31）：152-153.

作者簡介：王端（1990-），女，山東泰安人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。