大數據時代人事檔案管理模式研究

張菁

【摘要】隨著社會信息化的快速發展，大數據技術在各領域的深入應用，在這樣的大背景下人事檔案的管理逐漸走向信息化的管理方式，信息化的檔案管理對新時代的人事制度有著建設性的重大意義，在實際開展檔案管理工作的過程中必須結合多方面技術，充分做好人事檔案的開發管理工作，合理配置信息化工作內容。

【關鍵詞】大數據 人事檔案 檔案管理

1、人事檔案管理現狀

1.1 宏雙峽貝狀

在當下人事檔案的收集和整理等工作過程中，信息化的程度一直不高，要進行歸檔收集和分類等工作，往往會耗費大量的人力資源，而與此同時因為人事檔案管理的動態性，導致要對這一工作內容進行全面的信息化發展存在了嚴重的阻力。而現在大數據時代的到來讓信息化和大數據化有了新的進展，人事檔案的管理工作可以更加真實的反映出工作人員的工作水平，確保工作的有效性，進而能夠確保單位和企業的有效發展。人事檔案的管理工作和職業發展有著直觀的聯系，實際進行管理的過程中必須要充分做好人事檔案的數字化管理和存儲，從而不斷提高工作效率，最終從根本上確保人力資源管理工作的有效性。

1.2 大數據技術在檔案工作中的作用

用人單位實際運行的過程中，人事檔案可以為人力資源管理部門提供重要的工作依據?？梢哉f人事檔案就是個人工作過程的具體石錄過程，如果能夠將檔案進行合理的應用，則可以更加直觀清晰的了解到個人的職業生涯發展軌跡，進行更加科學合理的工作?，F代化企業運行的過程中，市場的競爭也是人才的競爭，在這一過程中企業必須要充分做好相關工作內容，選賢舉能，全面的做好檔案管理相關工作內容，并有機結合員工的業務水平和歷史情況等一系列的原始資料，深入的考核員工資質能力等多方面的實際情況，進而確保人力資源能夠得到更加充分有效的應用，提高人力資源的應用效果。人事檔案對于人力資源管理工作有著十分重要的作用和意義，從這一點來看，如果可以對其進行信息化電子化管理，從而節省成本和提高的效率，讓個人信息個人能力能夠得到充分的發揮，確保工作人員學習和工作的有效性，最終確保企業整體效益。

1.3 文檔進行大數據管理的過渡過程

檔案管理占用空間較大，要進行管理和查閱都較為不方便，而電子化的工作可以提高其應用效率，使用大數據技術來讓人事檔案管理工作進一步大數據電子化則可以進一步確保人力資源管理工作能夠順利開展，高效率開展。人事檔案的文字信息數據庫建設過程中，要進行電子化的數據建設，需要完整規范的完成信息采集過程，從數據采集開始，到后期的維護完善，都需要充分確保過程的有效性，其中需要掃描照片，應當盡量使用高清晰度的照片，確保資源的有效性，進行管理的過程中也應當應用盡可能高水平、高標準化的技術來完成。人事檔案的信息化建設工作可以讓管理工作很大程度上變的更加便捷，進行數字檔案的管理存儲過程中，電子檔案表現為更加新型更加有效的載體，也是數字信息化檔案管理過程中十分重要的一個內容，可以將檔案內容存儲在磁盤或者云空間上，并且可以通過網絡進行快捷高效的傳遞。

2、大數據人事檔案管理的特點

2.1 信息量較大。大數據技術相對來說有著十分龐大的數據容量，其可以儲存的信息量已經遠遠的超過了以往的人事檔案存儲信息量。人事檔案實際進行管理過程中，包括了任聘合同、考核報表、考核內容以及專業技術認證等一系列內容，內容十分龐雜且數量很大。大數據時代下檔案管理過程可以綜合應用信息技術和大數據技術，確保人事檔案資料能夠隨時精準的錄入數據庫當中，有效的確保檔案管理工作的實時性和有戈交險。

2.2 價值較高。大數據技術實際應用在檔案管理的工作過程當中，檔案資料管理的工作可以表現出更高的效率和更高的準確性，進而能夠表現出更高的應用價值。實際進行人力檔案的管理過程中，必須要充分做好不同階段的資源整合工作，其中檔案管理部門需要有效的利用人事檔案來對員工行為和員工能力進行深入的分析工作。與此同時，還可以有效的應用大數據技術來讓人事檔案和工作文書之間形成有效的聯系，確保人才應用的有效性，確保對員工的多角度考察。

2.3 效率較高。大數據技術實際運行的過程中有著相當高的運行效率，不僅對于人事檔案的減速過程有著很高的效率，與此同時要對檔案信息進行管理和變動也有著更高的效率。很多大型事業單位運行的過程中，有著十分復雜的人力資源配置，工作人員的類別多種多樣，因而也有著十分龐大的人力資源檔案記錄文件，而應用大數據技術，可以針對性的建立起分門別類的數據庫，同時結合物聯網技術可以有效的連接起來各種數據庫內容，進而確保人事檔案能夠表現出良好的應用效果。

3、人事檔案管理工作現存問題

3.1 管理滯后

很多工作人員在面臨全新的大數據技術時比較茫然，不知道從何下手，這也是人事檔案管理工作難以與時俱進的一個根本原因，這樣的問題最直觀的體現就是相關管理工作人員難以主動接納大數據相關技術工作，與此同時也不會積極的響應相關的技術工作內容。以上是心理方面，與此同時實踐操作方面也存在了一定的滯后性管理的問題，很多管理人員對于大數據技術的應用效果和應用方法都不是很了解，這樣就需要相關管理工作人員提高自身技術素養，充分了解大數據相關技術的應用以及實際應用效果，進而在后續工作的過程中就能夠有效的結合工作實際情況來應用具體的技術，提高工作效率。目前人事檔案具體管理的過程中可以分為工人檔案和干部檔案，兩者分別進行歸檔和管理工作，但是實際管理的過程中工人檔案的具體分類和管理沒有明確規定，如果將兩方面的檔案都按照同樣的方式進行歸檔和分類則難以滿足需求。針對這一情況，需要檔案管理工作人員能夠結合實際需求，不區別身份的進行統一化檔案歸檔管理，集中進行管理，在此基礎上建立大數據庫，對于查詢權限進行分級，進而能夠讓檔案工作表現出更高的效率，發揮出檔案的作用。

3.2 歸檔方式落后

目前來看，很多人事檔案管理工作實際開展的過程中，都沒有充分的法律決見定對其進行學習，要進行標準化管理比較難實現。在新時代發展的過程中，對人事檔案的要求逐漸提高，人事檔案管理工作必須要做好頂層建設，做好標準化建設的設計準備。需要結合時代發展實際情況，尤其是結合目前可以應用到的技術，及時的更新完善歸檔方法。實際進行歸檔工作的過程中需要結合材料導向，認清人事檔案的歸檔目的，對其進行分類處理，除此之外還需要確定歸檔的材料紙張大小以及一些具體的格式內容。

3.3 信息化進展效率較低

目前人事管理信息相關內容在管理的過程中數據化程度依然不高，要建設大數據采集系統則首先應當進行大量的前期工作，這一工作需要有專業的技術團隊才能完成，但是實際執行的過程中工作內容沒有相關標準，因而需要自行摸索。但是實際進行摸索和技術應用的過程中，系統應用不夠方便，維護工作也會消耗大量的人力物力，這樣一來就難以表現出其運行的效率。實際應用的過程中，在社會方面的應用也不足，當前很多人需要出具證明時經常需要在各個部門奔走，這樣也反映出目前人事檔案的信息化管理做的還遠遠不足。人事檔案事關人們的個人信息安全，如何對其進行管理是一個重點問題，實際工作的過程中可以對檔案的具體內容進行等級劃分。例如個人能夠看到的檔案信息應當開放權限，人們需要得到的檔案信息內容大部分都是可以進行開放的，這樣也有利于消除人事檔案的神秘性。

4、提高大數據技術在人事檔案管理中應用效果的意義

4.1 改變管理方式

大數據時代下要做好人事檔案的管理工作，需要在安全的基礎上，進行有針對性、有效性的數據加工和信息開發等一系列具體工作內容，確保能夠產生更好的服務效果。在實際工作的過程中，應當改變以往的傳統管理方式，在計算機和信息管理的基礎上，進一步應用數據管理技術，確保人事檔案的管理工作能夠進一步深度信息化，進而促進各個地區和各個層級之間的人事檔案管理工作，確保如果出現人員流動情況，也可以第一時間找到個人的詳細檔案。做好這樣的工作可以進一步促進各個部門之間的溝通和聯系，而要做到這一點，就需要確保各層之間和人事檔案管理部門之間能夠有著及時有效的溝通渠道，確保檔案的流通性。

4.2 深入記錄，普遍宣傳

大數據技術相對于傳統的信息化管理技術來說，可以應對非常龐大的海量數據，在這一基礎上，檔案管理工作人員可以將人員檔案直接錄入系統當中以提高檔案資料收錄的效率。實際進行數據錄入時，還需要將個人基本工作情況放人資料當中，例如其他人對于員工的評價，員工工作過程中獲取的實際成果等。人員檔案在管理的過程中，需要定期的對內容進行更新和維護，確保人員資料能夠得到有效的補充，確保資料的實時性。除此之外，很多人事檔案相關內容都需要學校和行政單位來進行加工，這些單位在人事檔案的加工過程中扮演了重要的角色。我國當前進行人事檔案管理工作時，依然還有一部分是使用紙質檔案進行記錄和保存，事業單位發生人員流動時就會出現調檔和檔案流動之類的問題。但是具體進行人事檔案調動時，需要多個部門進行協調溝通，有著一定的復雜性，經常會有著十分繁雜的手續，很容易導致用人單位的對接出現時間差，甚至引發更加嚴重的后果。而現在大數據技術的應用讓這一問題有了解決的路徑，人事檔案管理工作需要緊跟技術發展和時代步伐，進一步增加其中科學含量，確保人事檔案的信息資源管理有效性，滿足社會和人們對]這一技術的客觀需求。事業單位實際運行的過程中需要有效的進行人事檔案的信息化管理，結合工作實際情況來進行有關規章制度的宣傳和普及工作，確保大致工作過程可以為人所知，進而實際開展工作時，受到的阻力就會減刁、，進一步確保人事檔案的信息化建設。

4.3 強化標準化建設

人事檔案管理工作的頂層建設主要是朝向標準化方向發展，實際進行管理的過程中，標準化理念體現在檔案從收集分類、到存儲利用和管理等全過程，有著重要的意義。檔案管理工作有著充分的重要性和保密性，但是實際進行檔案管理機制建設的過程中，則應當秉持開放的態度，進行標準化的建設，做好頂層設計，確保服務的有效性。要做到這一點，首先要培養出一支有著足夠專業素質水平的檔案管理工作隊伍，隊伍內的員工應當有著敢于學習的態度，積極學習大數據相關技術內容，確保自身能夠充分接收新理念和新技術。實際進行檔案管理工作人員培訓的過程中，因為檔案管理工作人員以文科背景人員為主，而理工科的工作人員相對較少，所以進行大數據技術的應用和普及過程中，經常會難以跟上進度，針對這一情況就需要在日常工作中加以技能培訓和知識普及。進一步優化人事檔案管理工作人員的人員結構，提高員工的知識結構和自動化技術應用能力，從而讓工作人員成為新時代復合型人才，能夠熟練應用計算機技術和大數據技術。在此基礎上，相關部門也應當進一步增加經費，進行必要的大數據技術培訓。

人事檔案的標準化建設過程大致可以分為三個步驟，第一步就是對人事檔案的各方面需求進行調查和分析，確定哪些內容需要進行歸檔，各個組織以及工作人員對于檔案的需求，進而確保歸檔的標準;第二步是建立起以檔案為核心的標準化體系，提高檔案利用的效率;第三步是縱深推進標準化工作，確保標準化可以以多種不同的形式進行體現，支持檔案開發利用效率的提升。

5、以高校為例，分析人事檔案中大數據的應用

5.1 收集模式的轉變

近些年來，檔案管理工作發生了天翻地覆的改變，從紙質檔案管理發展到了信息化檔案管理，到現在的大數據管理方式，這一過程中檔案管理的資源和有效性都在快速提升。具體進行管理的過程中，對于檔案資源也進行了進一步深入的劃分，以往的管理過程都是面向結構化的資源，而現在的管理工作逐漸包含了半結構化資源，甚至有時會選擇非結構化資源。隨時時代的發展，檔案收集相關工作也在發生劇烈的轉變，目前高校的人事檔案管理工作當中，大部分依然是使用信息化的檔案管理工作，大數據信息化依然是起步階段。大數據時代下，高校的人事檔案管理和開發主要目標是進一步收集非結構化的數據，進一步拓寬信息的采集面和渠道，進而及時更新并有效開發信息資源，促進決策和規劃的有效性。人事檔案管理和采集的過程中，首先要讓檔案制定者轉變檔案觀念，及時對檔案內容和數據進行收集和錄入，確保信息資料的實時性和有效性，同時還需要對檔案使用者的瀏覽記錄和檢索記錄中找出線索，找到新的信息點，進而將有效的信息更方便的推送給查詢人員。

5.2 工作人員業務能力的轉變

長期以來人們對于人事檔案管理相關工作都沒有給予足夠的重視程度，經常認為人事檔案管理工作屬于邊緣化的工作，這樣的情況下就導致了相關管理工作人員沒有足夠的專業知識，經常存在聘用大量非在編任用等問題。在大數據時代下，要進行有效的檔案管理，必須要求有關工作人員能夠有著充分的專業素質，能夠在面對大數據技術時有著積極主動的接納心態，因而就需要設立檔案部門的人員編制，提高專業人才的占比，在此基礎上還需要系統的進行最新知識、知識等知識內容的培訓輔導等，確保檔案管理工作人員能夠表現出足夠的專業素養和服務水平。

6、結束語

大數據時代下各種技術的應用對于人事檔案管理工作起著關鍵的作用，可以進一步提升檔案管理工作的有效性和管理效率。但是與此同時，檔案管理工作實際開展的過程中也出現了一些問題，針對這些問題需要采取有效的措施進行應對，進而提高人事檔案的管理工作成果。

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