大數據背景下檔案管理工作中的創新與研究

劉海波 王麗珩 阮師漫

摘要：在大數據背景下，檔案管理要在傳統模式基礎上做好創新與完善工作，實現從傳統人工管理到信息技術管理的轉變，在展現檔案管理優勢的同時對相關內容進行改革創新，確保管理工作的全面開展?；诖?，本文針對大數據背景下檔案管理工作創新進行了簡要闡述，僅供參考。

關鍵詞：大數據;檔案管理;創新;研究

中圖分類號：F272? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A

通過使用大數據技術，在做好檔案管理創新的同時提高管理效率，能確保檔案的全面使用。只有掌握檔案管理要求，才能制定出適合的管理措施，確保檔案管理工作的高效開展。因此在發展中就要找出檔案管理中的問題，確保后續管理工作的科學性。

1? 檔案管理創新的重要性

在信息技術快速發展的背景下，傳統檔案管理模式已經難以滿足現階段發展需求。所以，在開展檔案管理時需要從具體情況出發，找出其中存在的問題，在展現大數據優勢的同時做好創新工作，設計出適合的檔案管理方案，完善檔案管理內容，提高管理質量。隨著科學技術不斷發展，大數據的使用使得各行各業進入全新的發展階段，如果不能及時對工作內容進行創新，那么勢必會影響到企業的發展。社會經濟的發展，使得市場競爭日益激烈，這就要求必須做好檔案管理研究工作。由于檔案管理屬于管理中的核心，所以只有不斷更新管理觀念、制度等，才能在合理范圍內進行創新以及借助大數據的發展優勢來滿足自身發展需求，在激烈的市場競爭中占據優勢[1]。

2? 大數據背景下檔案管理存在的問題

2.1? 檔案意識方面的問題

企業屬于市場經濟發展的主體，所以在市場經濟快速發展的形勢下，管理人員要及時更新管理觀念，解決管理中的問題。但是在實際中，一些管理人員所具備的管理意識并未及時更新，甚至一些企業在達到管理目標后出現滑坡現象，表現出不求精進等問題，難以對檔案管理工作進行監督。加之檔案管理并不能夠產生出直接的經濟效益，所以一些企業逐漸認為檔案管理工作可有可無，雖然表面上提出了檔案管理工作的重要性，但是形式化問題嚴重。甚至一些企業中的管理者采取了短期行為，只是針對自身工作范圍內的各項經濟指標進行了處理，而并不愿意從長遠發展的角度來開展檔案管理。由于企業中的管理者對檔案管理重視度不夠，使得許多工作難以落到實處，甚至出現機構被削弱、人員數量減少等問題，最終影響到檔案管理工作的開展[2]。

2.2? 檔案存儲方面的問題

在開展企業檔案管理工作時，輸入檔案信息完成存儲是一項比較簡單的工作，但隨著時代的不斷發展，信息數據量有了明顯的增加，在一定程度上加大了數據信息管理難度，加之企業在運營上的變化，使得工作內容不斷增加，最終導致數據信息量的復雜程度不斷提升。而且，隨著檔案存在的信息量增加，在查詢檔案時出現了許多的問題，使得信息查詢與存儲速度明顯下降，影響了企業檔案管理工作的順利開展。

2.3? 檔案資源方面的問題

企業在開展檔案管理工作時，主要使用筆記方式。在時代的快速發展下，數字化技術運用逐漸增加，新型管理方法不斷出現。雖然數字化管理方法能夠實現對大量資源的整合與收集，但是從實際上來講，如果單純使用這一技術是難以滿足現階段企業對檔案管理工作的要求。所以在企業開展檔案管理工作時，就要提高對信息技術使用的重視度，做好研究工作，挖掘數據技術價值。同時，企業在發展中要不斷提高管理重視度，找出其中的關鍵點，確保管理工作的高效開展[3]。

2.4? 檔案人員方面的問題

近些年，人們對大數據技術越來越重視，但實際檔案管理專業人才數量依然不足。在企業中不論是哪一種工作，都需要組織專業人員開展。目前企業中同時具備管理能力與信息技術能力的人才嚴重缺乏，從而也就影響到檔案管理工作的開展。由于企業中的數據信息量明顯增加，所以需要借助適合的大數據技術并做好數據整理與研究工作。通過使用大數據技術，在企業檔案管理工作要求的基礎上解決存在的問題，確保企業的發展需求能夠跟上時代發展的步伐，在激烈的市場競爭中占據一定的位置。

3? 企業檔案管理工作創新措施

3.1? 更新檔案管理觀念

在開展檔案管理工作時，需要從優化管理工作出發，在找準管理重點的基礎上更新管理觀念，解決管理中的問題。且管理人員在工作中也要及時更新管理觀念，提高對企業檔案信息的重視度，解決管理中的不足。在大數據背景下，許多管理人員在工作中并未認識到其重要性，難以滿足時代發展的需求，加之目前的檔案數據種類相對較多，信息量較大，所以需要從傳統管理理念出發，在借鑒其優勢的基礎上做好創新工作，解決管理中出現的問題。同時不斷更新管理理念，積極應對大數據時代發展的變化，在合理使用信息技術的同時展現信息技術優勢，確保檔案管理工作的順利開展，解決管理中的問題[4]。

3.2? 聘請專業人員參與管理

一些企業因對檔案管理重視度不高，且在企業中缺乏專業人員參與管理，使得檔案管理效果并不理想，企業中專職檔案管理人員數量不足，主要以其他人員為主，難以采取專業化的管理制度來開展管理工作。加之一些管理人員并未接受過專業化的培訓，也沒有掌握完善的管理制度，在開展檔案管理時無法進行合理化地管理。所以，針對這一現象，企業需要組織專職人員參與檔案管理工作，或是在學校中招聘專業人才開展管理，確保檔案管理工作的高效開展。在大數據背景下，如果企業缺乏專職管理團隊，那么勢必會影響到檔案管理工作的開展，也會影響到企業的發展。在當前的工作中，應重視人員培訓，提高檔案管理人員的綜合素質，引導他們使用大數據工具和信息來優化檔案管理工作;重視對內部人員的培訓，可以邀請大數據技術人員開展講座，要求公司員工主動使用大數據技術，積極發展大數據思維。針對員工薄弱的地方，加強培養。通過這樣的培訓，相關人員能夠提高數據提取、挖掘、分析能力，為檔案管理工作提供支持，符合當前大數據時代的發展趨勢。對于違反規定的檔案管理人員，根據他們的具體情況，實施處罰或開除，以此警醒所有檔案管理人員。在工作培訓中，給予員工更多的反饋信息的機會，引導他們把需求反饋給部門領導，使領導決策更符合當前狀況，保障檔案管理工作的合理性和科學性。

3.3? 創新管理方法

企業在開展檔案管理工作時，需要主動對管理方法進行創新，結合當前大數據發展優勢，在轉變傳統管理模式與方法的基礎上做好創新與完善工作，實現信息技術與檔案管理方法的融合，打造出完善的檔案管理體系。在企業中只有采取合適的管理方法，才能提升檔案管理效果，解決檔案管理中的問題。企業還需要制定出完善的獎懲措施，針對表現優秀的人員給予一定的表揚與鼓勵。通過采取合適的方法，激發管理人員的工作積極性，不斷提升檔案管理工作質量，滿足企業的未來發展需求[5]。

3.4? 明確未來發展方向

首先，朝數字化方向發展。檔案管理人員需要主動使用相關技術與辦法，充實檔案管理內容，確保檔案管理的數字化發展。如借助數字微技術，將紙質文件中的信息轉變成為電子文檔，在數碼相機技術的使用下及時對文件信息采取高清處理，并轉變成為電子文件。通過使用信息技術，可以快速對相關信息進行存儲，同時滿足后續查閱與存儲需求。其次，朝虛擬化方向發展。在社會快速發展下，信息技術水平有了明顯提高，互聯網運用范圍也在不斷擴大。所以檔案管理人員需要轉變傳統的紙質檔案管理模式，借助網絡開展線上辦公模式，實現虛擬化辦公目標，在減少投資的同時節約資源，延伸存儲量。最后，朝智能化方向發展。伴隨信息技術快速發展，檔案存儲形式有了明顯變化，在使用大數據技術時，不僅要保留傳統管理模式的優勢，也要借助光盤、磁盤等進行信息管理;或使用音頻、視頻等方式存儲信息，在創新管理手段的同時提升館藏數量。所以，在企業檔案管理中要展現大數據技術優勢，確保管理工作的全面開展。

3.5? 統一管理資源

大數據技術的使用，使數據資源量有了明顯增加，所以在企業檔案管理中就要從提升數據存儲能力與處理能力入手，在做好檔案資源統一管理與備份的基礎上解決管理中的問題。檔案館也要制定出統一的管理模式，利用大數據建立檔案處理中心，做好資料的集中化管理，實現資源共享目標，轉變傳統管理中的不足，確保檔案管理的安全性;借助統一化管理模式，確保檔案管理的協同發展，相關部門也要積極參與檔案管理工作，形成部門聯動管理，提升管理能力。

3.6? 擴大檔案管理對象

在企業內部構建大數據綜合檔案室，轉變傳統的檔案管理模式;在企業各個部門引入大數據管理思維，把不同類型和不同載體的檔案加入管理范圍中。利用這種方式，能夠整合大數據綜合檔案管理。第一，完善歸檔工作。保證數據齊全且電子文件完整。企業數據和電子文件需要統一歸檔，成為檔案數據的重要構成部分。提升對數據歸檔和電子文件的關注度，使其成為檔案信息化管理和信息資源建設中的重要內容。第二，改進檔案信息化收集系統。在大數據背景下，重視檔案信息的高效化、多元化和智能化。一方面，深入企業生產和工作的第一線，明確各個程序的連接，這樣才能把握檔案信息的數據點和流向，在收集系統中加入有價值的信息。另一方面，加強對企業工作關鍵點的監測和控制，在信息收集系統中納入有價值的信息。第三，重視對關鍵節點的監測和控制，全方面收集信息。利用企業電子郵件或者網頁，重視和客戶的互動溝通，收集相關的企業業務信息數據。這些信息數據具有研究參考價值和憑證價值，都屬于有效數據信息。

3.7? 采用大數據進行檔案編研

一是拓展檔案編研成果形式。在大數據背景下，不僅僅使用紙質載體檔案，更需要重視網絡媒體和手機媒體，發掘手機出版物、數字期刊、電子圖書中的數據信息資料，這是檔案編研發展和研究的新領域、新方向。二是科學使用數據發掘技術。分析企業內部的數據信息需求，分析、存儲和采集用戶的信息需求，進而實施有效預測。檔案編研工作人員應用預測、分類、聚類分析和關聯規則分析等方式，發掘信息數據，明確檔案用戶和檔案的關系，了解企業檔案用戶的滿意度和喜好，根據企業檔案用戶的歷史行為和特點，推薦和構建用戶感興趣的資料類型，這樣能提供一體化、一站式的企業檔案服務。

4? 結語

在大數據背景下，管理機構要從做好收集、存儲、挖掘等技術入手，也要從原有管理觀念與方法出發，在展現大數據優勢的同時創新檔案管理方法，滿足用戶檔案管理要求，制定適合的管理文件，確保檔案管理工作的可持續發展。

（責任編輯：張? 瓊）

參考文獻：

[1]馬麗榮.大數據環境下檔案管理工作的創新研究[J].赤子，2017（04）：13.

[2]朱桂平.大數據環境下檔案管理模式的創新研究[J].城建檔案，2019（06）：62-63.

[3]王穎慧.基于大數據背景下檔案管理模式創新研究[J].辦公室業務，2019（16）：102.

[4]其木格.基于大數據背景下的檔案管理與服務能力提升研究[J].中國高新區，2019（08）：21-22.

[5]曾小輝.大數據時代背景下高校檔案管理模式的創新[J].中小企業管理與科技，2019（07）：19-20.