檔案信息化建設與管理探討

劉佳

摘要：隨著我國信息化建設的不斷推進，越來越多的事業單位開始重視對檔案的信息化管理，而這也成為了事業單位檔案管理的重要內容，由于不同事業單位對于檔案管理的要求存在差別，在對事業單位的檔案進行信息化管理時，需要針對不同事業單位的需求進行考慮。只有結合事業單位發展開展檔案管理工作，才能有效提高事業單位的檔案管理效率，進而幫助事業單位得到更好的發展。本文便以此為基礎，對事業單位檔案的信息化建設與管理進行了探討，并提出了相關措施，希望能夠提高管理的質量。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;管理效率

前言：信息技術在我國的普及度越來越高，這給人們的生活帶來了極大的便利，越來越多的事業單位為了能夠加快自身的辦公效率，建立起了檔案，這對于事業單位工作的開展有著重要作用。在新的時代下，事業單位也不斷跟隨時代的發展，建立起了電子文檔，這對于加強事業單位檔案的管理效率和質量有著重要意義。事業單位必須建立起完善的檔案管理制度，并通過對信息化建設的應用，進而推動自身的檔案管理工作。

1 檔案管理與信息化建設的優勢

1.1 有利于快速查閱

檔案管理的信息化建設，能夠將傳統的紙質檔案變為電子檔案，這能夠更好地幫助事業單位建立起檔案管理數據庫，進而促進檔案管理的規范化，而這樣的數據也更加利于保存。如今許多的事業單位在發展過程中都建立起了內部局域網和內部辦公軟件。通過電子檔案的建立，內部員工能夠更快的對事業單位內部文件進行查找，這樣就使檔案的查找流程變得更加簡便，極大地為事業單位減少了人力物力和財力的耗費，同時也有利于事業單位內部員工之間合作意識的提升，對于促進員工的工作效率有著極大意義。

1.2 能夠避免檔案損壞，丟失的問題

在傳統的事業單位管理過程中，由于所有檔案都是紙質的，在管理過程中極容易出現檔案破損或是遺失的現象。而隨著事業單位的不斷發展，紙質檔案越來越多，檔案管理成為了一件較為困難的事情，事業單位需要安排員工花費大量精力對自身的檔案進行管理，這是員工的工作正常開展受到了極大影響[1]。在這樣的情況下，建立及電子檔案和檔案的信息化建設能夠避免這一問題的出現，既保證了檔案的完整性，對檔案的管理也更加輕松。對于一些較為重要的檔案信息，事業單位還可以通過備份或是加密處理的方式對其進行管理。只有檔案管理工作科學開展，事業單位才能夠通過內部局域網對各項有效資源進行整合，方便了事業單位內部員工對于資料的查閱和使用，檔案的安全性也更高。在電子檔案建立后，事業單位內部員工可以通過網絡完成各項審批工作，這極大的節省了員工的工作時間，也提高了對檔案的管理效率。

2 檔案信息化建設的基本要求

2.1 明確檔案信息化建設的規劃

事業單位在對自身的檔案進行信息化建設時，可以充分利用各類信息技術手段，通過這樣的方式對事業單位檔案進行數字化管理和分類，對檔案進行網絡化管理，而要做到這些，還需要借助辦公網絡對事業單位當前的檔案資源進行數字化轉換。電子檔案的歸檔工作，可以借助文檔一體化軟件來實現。檔案的管理，需要相關人員定期對檔案進行檢查，并做好歸檔工作，這樣才能更好的避免檔案未歸檔或是缺失的問題[3]。

2.2 提高檔案資源的數字化技術

在事業單位對檔案進行管理的過程中，最重要的是要做到檔案的真實性和有效性，后期還需要做好對檔案的保密和維護工作。無論是紙質檔案還是電子檔案，這些原則都是不能放棄的。而隨著事業單位對檔案的信息化建設，這樣的要求也只能越來越高。對于檔案的數字化處理必須要做到固定化，保證檔案的真實性。其次，是檔案的安全性問題，除了要確保檔案的真實性外，安全性也是檔案管理過程中不可忽視的一道問題，事業單位在檔案管理過程中，必須確保檔案的知識性和安全性，而這就需要事業單位對自身的數字化技術進行不斷提升。

2.3 有完善的檔案信息化建設制度

事業單位要開展對檔案的信息化建設，必然要有一定的規章制度作為依據，這樣檔案的信息化管理工作才能夠按照相關制度進行規范。在做到文檔一體化的情況下，事業單位還需要實現對檔案的自動維護。除了事業單位內部要建立起相關的檔案信息化建設制度外，還要有可依據的政策規范作為制度制定和落實的標準。

3 事業單位在檔案信息化建設中存在的問題

3.1 事業單位對于檔案管理的重視度較低

如今許多事業單位在發展過程中，都通過互聯網平臺實施對內部的管理，檔案作為一個事業單位工作開展的核心，不僅記錄著員工的詳細資料，其中記載的數據更關系著事業單位的業務發展。因此，于事業單位而言，如何對檔案進行有效管理是至關重要的。但就現狀來看，多數事業單位在對自身的檔案管理中，負責人往往表現出對檔案的極度不重視，管理者缺乏對于檔案信息化建設的了解和認知，這也導致事業單位在對自身檔案進行管理的過程中，效率一直無法提升[4]。除此之外，由于對檔案管理工作的不重視，一些事業單位負責人在對相關人員進行選拔時，會選擇一些年紀較大沒有檔案管理經驗的行政人員對檔案進行管理。對于事業單位而言，這能為事業單位節省一定的人力成本。但由于這一部分工作人員對于新鮮事物的接受能力較差，思想還較為古板。在對檔案進行管理的過程中，無法運用較為創新的思維和理念對檔案進行管理。同時，這些工作人員也不會利用信息技術實施檔案管理工作，多數事業單位仍然在使用紙質檔案，忽略了對檔案的信息化建設，這也導致事業單位發展受到了一定程度的制約。

3.2 檔案管理人員的職業素養較低

多數事業單位在對檔案管理員工的要求上，并沒有過多標準。事業單位認為檔案管理工作是一項非常簡單的工作，因此在對員工進行招聘時，并不會太過要求員工具有較為專業的檔案管理能力。一些事業單位為了節省成本，會選擇一些年紀較大的員工對自身的檔案進行管理，工作人員在對其檔案進行管理時，只能按部就班的進行，在檔案管理上無法做到創新和改進，這也是事業單位檔案管理工作一直無法深入的原因之一。此外，一部分工作人員對于檔案管理工作缺乏認知和了解。在檔案管理上缺乏專業性，忽視了檔案管理的重要性，在工作過程中缺乏工作熱情，這些都是導致事業單位檔案管理效率及質量無法提升的重要原因。

3.3 缺乏完善的制度

事業單位所有工作的開展，都必須以相應的制度和規范為依據。制度規范對于事業單位的發展而言，不止對員工有著約束作用，更是員工工作開展的參照目標，也是事業單位發展必不可少的保障。事業單位的檔案管理工作也是如此，但多數事業單位對于自身的檔案管理都未建立起較為完善的制度。并且，在實際工作中也不能根據自身對于檔案管理的需求進行調整和優化，這導致檔案管理的有效性和標準性無法提升，在這樣的情況下，檔案管理人員在工作過程中出現失誤和缺陷的概率也更高。就現階段我國事業單位對于自身的檔案管理工作來看，多數事業單位都缺乏有效的檔案管理制度，這導致了工作人員在對檔案進行管理時，出現了工作分配不均勻的情況。許多員工身兼數職，但又有一些員工沒有實際工作。使事業單位內部出現了忙的員工非常忙，閑的員工非常閑的問題，這并不利于事業單位對于員工的合理配置，造成了閑置人員過多的情況。除了檔案管理工作不到位外，事業單位還缺乏相關的考核制度，這也導致事業單位在檔案管理工作上存在較為形式化的問題，事業單位的相關制度及措施并不能對工作人員形成約束，進而導致事業單位的檔案管理質量無法提升[5]。

4 事業單位檔案管理及信息化建設的建議

4.1 重視對于檔案的信息化建設

事業單位管理人員要明確檔案管理的重要性，對于檔案的管理關系著事業單位的發展，也是事業單位業務開展的核心。為了能夠有效開展檔案管理工作，事業單位必須重視對檔案的信息化建設，要對檔案管理的重要性有全面的認知和了解。不斷的發展過程中，對檔案建設的思想觀念進行更新，以先進的思想和理念開展檔案管理工作，事業單位可以建立起專門的檔案管理部門，并制定相應的檔案管理措施，進而提高檔案管理工作的有效性和規范性，不僅如此，事業單位還應定期對相關人員開展培訓，讓相關人員在學習的過程中，不斷提高自身的專業水平，以更加豐富的理論知識創新檔案管理的信息化建設，不斷促進事業單位朝著更好的方向發展。

4.2 加強對專業化人才的培養

在如今的社會環境下，事業單位之間的競爭很大程度上是對人才的競爭。而在事業單位的檔案管理方面，急需檔案管理的專業化人才。專業人才是事業單位能夠不斷落實檔案信息化建設的重要力量。專業人才能夠為事業單位的檔案管理及信息化建設工作提供重要保障，同時也決定了事業單位檔案管理的信息化水平。如今在各個檔案管理機構中的檔案管理人員都是專業人員，但這些人員卻缺乏一定的信息素養。所以，對事業單位檔案管理的信息化建設而言，在發展過程中，必須注重將檔案管理與信息化技術相結合的原則。大力引進和培養相關人才，提高人才的職業素養及專業水平。不斷培養具有計算機技術和通信技術復合型人才，滿足事業單位檔案管理的信息化建設需求，才能幫助人才更好提升自身的業務能力。同時在對相關人才的招聘過程中，事業單位可以盡量選擇一些年輕且具有一定專業知識的人才，這樣才能保證事業單位檔案管理工作的創新和改進。不僅如此，事業單位還可以建立其相關的激勵機制，讓人才在工作過程中能夠保持工作積極性，進而提高人才的工作效率，使事業單位檔案管理工作能夠得到進一步的提升。

4.3 對檔案管理制度的完善

現階段幾乎每個事業單位在檔案管理制度的建立上都存在一定問題，要建立起完善的檔案管理制度，就必須認識到檔案管理制度的重要性。依據事業單位當前對于檔案管理的需求，制定具體的檔案管理條例，這樣才能為檔案管理工作提供依據，進而使整個檔案管理工作按照相關規定順利進行。在具體的檔案管理工作落實中，不同性質的事業單位對于檔案管理的要求也存在一定差異，而這就需要事業單位根據自身的實際情況制定出適合自身發展管理制度。在制定檔案管理制度的同時，還需要對參考國家及當地頒布的法律法規，這樣才能確保檔案管理制度的可行性。在具體的工作中，相關人員要依據相關流程開展工作，這樣才能減少工作過程中出現失誤和缺陷的情況，進而保障檔案管理的安全性和有效性。在檔案管理過程中要做到賞罰分明，在定期的考核中對相關人員的檔案管理情況進行考察，對表現優異的員工給予一定獎勵，并在事業單位內部進行公示，這能極大的激發員工的工作積極性。而對于在工作過程中表現出消極情緒的員工，給予一定的處罰措施，這樣能夠減少員工在工作過程中的失誤率，同時讓員工對于檔案管理工作有更深的了解和認知，做到賞罰分明，公正公開，這樣事業單位的檔案管理工作才能夠得到較好的提升。

4.4 加強對相關技術的應用

對于事業單位而言，既然要加強檔案的信息化建設工作，必然離不開各類信息技術。但就現階段來看，許多事業單位在這一過程中都缺乏專業的技術及人才，這是事業單位檔案管理信息化建設一直無法進步的原因，并不利于事業單位檔案管理工作的順利開展，并且對事業單位日常工作的順利開展產生了一定影響。為了進一步提升自身的檔案管理水平，事業單位必須不斷加強對各類信息技術的應用和創新。樹立起正確的檔案管理目標，同時引進和培養更多的技術型人才，強化硬件設施，加強對相關人員的專業培訓和指導，這樣才能使自身的檔案管理工作效率得到進一步提升，從而促進事業單位檔案管理的信息化建設水平。

4.5 按照規定對檔案進行編號和分類

現階段多數事業單位在對自身檔案進行管理時，還是依靠人工進行搜索的方式，盡管相較于傳統方式已經方便很多，但這種人工搜索方式還是給電子檔案的管理工作帶來難度。電子檔案與紙質檔案最大的區別就是可以通過檢索直接找到需要的檔案，這就避免了對檔案的翻閱和查找，能夠極大的降低工作人員的工作難度。而要更好的保證檔案搜索的完整性和準確性，就需要對檔案進行細化和分類，在這一過程中，需要相關人員根據事業單位的具體需求及工作安排進行細化，分類處理。在具體的分類過程中，還需要相關人員加強對檔案的審核，這樣才案分類出現錯誤，使所有檔案資料能夠統一，對部門和科室進行分類，并做編號處理，這一方式極大的提高了檔案管理工作的規范化，也減少了人工搜索出現錯誤的難度。同時在對一些檔案進行分類和編號的過程中，可能會出現重名的情況，要避免這一情況的出現，就必須對檔案資料的題名進行規范，這樣才能提高搜索的效率，提升工作人員的工作質量。

4.6 提高系統的可操作性

在如今的時代下，許多事業單位都有自身的局域網，但若要實現不同部門之間的軟件接口管理還存在一定的困難，不同部門之間若要實現檔案共享變得較為困難。往往需要將同類檔案在不同部門進行統計和分類，這極大的浪費了工作人員的工作時間也使工作效率無法得到提升。對于這樣的情況，在對檔案進行管理時，要堅持使用性和先進性并存的原則。在對事業單位內部的系統進行建設時，必須處理好這二者之間的關系。既要實現系統的可操作性，同時也要較好的對系統進行維護和管理，不能盲目追求先進技術。而是要在保證技術的情況下，使系統能夠被更長久的使用，避免系統在短時間內被淘汰的風險。同時，事業單位還要秉持開放性與標準性相結合的原則，使事業單位的網絡在使用過程中能夠實現互聯性和兼容性，這樣才能避免事業單位各部門之間檔案無法共享的問題。

5 結語

綜上所述，隨著時代的不斷發展，對事業單位而言檔案的管理問題變得越來越嚴峻，但這為事業單位提供了新的機遇。若事業單位想要把握這一實際得到發展，就必須重視對自身檔案的信息化管理和建設工作。不斷對自身工作開展過程中的問題進行分析并采取相關措施，才能使自身的檔案管理質量及效率得到有效提升。在工作的具體開展過程中，事業單位必須重視對人才的培養，不斷強化人才的專業素養，才能使人才在工作中發揮更加積極的作用，同時還是要對自身的檔案管理理念進行更新，不斷強化自身的信息化水平，這樣才能使事業單位的檔案管理工作變得更加高效，這樣的檔案管理水平才能夠滿足事業單位對于檔案管理的需求，進而促進事業單位的發展。

參考文獻

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[5] 李秋云.檔案信息化建設與管理探討[J].蘭臺內外，2021（06）：42-43.