醫院人事檔案管理現狀及對策

劉瑞珊

摘要：檔案管理可以反映醫院的發展水平，提高醫療水平、科研水平、居民滿意度、工作效率方面發揮重要作用。人事檔案管理不僅需要對醫療人員工作進行科學分類，還需要充分利用檔案發揮人才優勢。但是醫院人事檔案管理存在許多漏洞，嚴重影響了醫院的正常發展。本文分析醫院人事檔案管理現狀，研究解決問題的對策，促進醫院現代化的發展。

關鍵詞：醫院;檔案管理;現狀;對策

引言：醫院檔案管理有助于更好的醫療、教學、科研的發展，醫院充分利用人事檔案資源的優勢，在人員培訓、制度建設、資源開發方面做好工作。而在深化醫療改革的基礎上，醫院人事檔案管理復雜化將逐步凸顯。但是，由于人員數據龐大，目前醫院人事檔案管理存在諸多問題，需要人事檔案管理部門認真研究和解決。實施醫院人事檔案管理可以有效促進醫院內部人員工作的發展，進一步優化醫院服務水平，建立更加科學合理的人事管理機制。醫院應加強對人事檔案工作的關注，改進人事檔案管理系統，加強人事檔案設備錄入，提高檔案管理人員的綜合質量，確保人事檔案更好地發揮發展作用。

1 醫院人事檔案管理的現狀

1.1 對檔案資源的重要作用認識不足

檔案管理工作中需要檔案資料者和查閱使用者互相溝通，才能使檔案得到最大化利用。由于醫院檔案管理的人員、設備、資金短缺，人事檔案管理服務不能發揮。另外，由于醫院對人事檔案資源的重要作用認識不足，大多數人事檔案都基于紙張為載體，導致檔案的數據查找困難，不會被大量使用。人事檔案內容豐富，給醫院人員職稱變動、工作調離提供便利，但是由于醫院懈怠相關管理工作，在實際工作中經常出現人事檔案管理不規范的情況，不規范管理下還會引紙張損壞，出現某些資料的缺失，阻礙了人員資料的缺失。

1.2 人事檔案管理機構不健全、管理不規范

目前醫院內部的檔案管理制度不健全、管理不規范，導致數據無法有效組織和存儲，導致嚴重的人事檔案丟失問題。而一些醫院建立了人事檔案管理制度，但實施仍有很多缺點。此外，在檔案管理方面，一般包括管理文書檔案、科技檔案、財務檔案、視頻音箱檔案、醫院建設發展檔案、基建檔案、人事檔案、臨床醫學檔案、住院檔案等等。而人事檔案沒有專門的管理人員，導致沒有檔案管理不規范，管理模式分散，給醫院管理帶來極大不便。迄今為止，醫院人事檔案管理還沒有科學、統一的管理系統和標準，很多管理思路都沒有得到有效實施，因此許多需要人事檔案管理都是人力資源部門按照自己的理解和實踐進行管理的。在人事檔案管理過程中，如果沒有完善的管理制度，很多管理工作就會缺乏有效的支持和保證，不能充分監督和控制人事檔案管理工作，很多管理工作的實施都是浮于表面的，無法滿足人員考核工作的需求，因此不能有效地展示檔案管理工作的價值。

1.3 檔案專業人員素質亟待提高

許多進入醫院人事檔案管理相關部門的人員實際上并不具備人事檔案管理專業知識，不了解人事檔案管理的重要性。近年來，隨著信息化的持續發展，醫院注重培養醫療人員的引進和繼續教育，對人事檔案管理人員的培養不在計劃之內，甚至醫院的人事檔案管理人員已被轉移到其他職位，導致很多人事檔案管理人也沒有動力繼續發展。最后，檔案團隊是人事檔案管理的重要組成部分，目前人事檔案管理團隊的綜合水平相對有限，不能滿足醫院的特定需要，許多工作的實施受到限制。目前，隨著對檔案工作的需求不斷增長，人事檔案管理也面臨著巨大的挑戰。如何建立人事檔案管理人員隊伍已成為關系到醫院的發展。

1.4 檔案信息化管理水平不高

隨著醫院工作量的增加，檔案數量顯著增加，因此人事檔案管理的信息化作用逐漸顯現。但許多醫院信息化管理水平不高，主要是醫院檔案信息化管理資金不足，檔案信息化管理不具備必要的基礎設施，管理技術落后，嚴重制約了人事檔案管理信息化水平的提高;第二，醫院人事檔案管理人員自身計算機技能不完善，無法靈活操作管理設備，很少用計算機系統管理檔案，基本上采用人工收集、檢索，難以實現多類檔案歸檔，醫院人事檔案管理相對混亂。第三，在人事檔案管理工作的過程中，針對一些新的管理技術，例如信息化管理得到了利用，但總體管理手段仍然與實際管理工作的需要有一定差距。當前人事檔案管理先進設備的投入比較有限，許多管理設備沒有有效更新，管理工作不能滿足實際需要。

2 加強醫院人事檔案管理的對策

2.1 重視人才培養，提高人員素質

為了進一步推進醫院人事檔案管理的優化和創新，醫院加強人事檔案管理人員的專業知識和技能培訓，進行學術教育，更新專業知識，有效提高人事檔案管理團隊的整體質量，不斷提高管理人員的專業知識、操作技能、檔案資源的利用。第二，在實際工作中，醫院管理建立現代化的管理管理體制，使檔案工作人員和醫院其他人員認識到人事檔案管理的重要性，改善人事檔案管理系統。要通過制定晉升考核補貼等激勵機制，推動人事檔案管理人員自我完善，在考核中納入相關指標，有效改善管理人員的工作熱情，推進人事檔案管理。在制定人事檔案管理系統時，醫院需要成立專業和經驗豐富的人事檔案管理工作小組，收集和組織醫院不同部門和部門的檔案，通過人才制定最科學完善的人事檔案管理系統。第三，醫院人事檔案管理部門的工作質量，特別是管理人才的質量，直接影響著醫院管理水平的提高。高質量的人事檔案管理人員可以使用先進的科學技術分析檔案，促進醫院人事檔案管理的快速發展。因此，可以采用引進專業的管理人才，給人事檔案管理工作帶來活力。第四，可以建立科學的薪酬和懲罰機制，刺激和約束人事檔案管理人員的工作狀況，促進人事檔案管理系統的順利實施。醫院要培養人事檔案管理人員的思想，使他們改變負面想法，具有良好的職業道德，并且提高思維能力。第五，醫院必須明確人事檔案管理范圍，并將系統制定、實施和執行納入人事檔案管理人員的職責評估中，進一步提高檔案服務能力和服務水平。制度化管理已成為新時代管理的必然趨勢，醫院需要建立檔案收集系統、檔案存儲系統和檔案利用系統。其中，引進現代科學技術進行人事檔案管理，就需要員工更改傳統思想，更清楚地了解人事檔案管理實際工作情況，進行現代化管理。

2.2 普及檔案法，提高管理者檔案意識

普及檔案法，提高管理者檔案意識是人事檔案管理的前提。從措施方面，必須制定相應的考核體系，各部門的考核目標中納入人事檔案管理，責任應該分配給與檔案相關的人。只有這樣，才能順利進行醫院人事檔案管理工作。檔案的管理并不是沒有相關的參考依據的，而是有相應的《檔案法》管控，《檔案法》可以促進人事檔案管理更加標準化進行。人事檔案管理者應該提高意識，主動參與管理，普及《檔案法》，強化醫院人事檔案管理模式，逐步完善醫院管理模式內容，促進醫院檔案現代化管理水平。管理者利用《檔案法》，進行檔案書寫規則的管控，加強檔案書寫標準培訓。另外，管理員從管理細節入手，做好不同層次和渠道的人事檔案資源發展工作，為醫院醫療、教學、科研、臨床實踐提供可靠準確的參考資料，促進醫院更好地共享信息，實現檔案價值最大化。

2.3 醫院人事檔案管理機制的構建

當前，醫院人事檔案管理機制的構建非常重要。隨著社會的發展，管理人員可以統一分類和管理各個部門的數據，并執行各種分類。以前，各個部門管理各個部門，丟失檔案很容易?，F在，所有人事檔案都以統一的方式管理和分類，從而逐漸提高人事檔案管理人員的專業水平，使人事檔案管理系統變得越來越完善。醫院應建立和改進人事檔案管理機制。如果管理機制不完善，導致檔案存儲和收集。因此，醫院實施管理機制，設立人事檔案管理機構，以便將責任分配給人力資源部門。每位員工必須遵守人事檔案管理機制，提高工作效率，使人事檔案管理標準化。此外，醫院還可以收集所有人員的檔案、信息和資源，在職稱變動、干部任免、人員業績方面做好工作，為醫院管理機制的構建的服務。

2.4 注重檔案歸檔的作用

受管理體系因素的影響，醫院各科室之間相互獨立，醫院人事檔案歸檔不及時，各個科室人員資料不能及時上交，致使人事檔案收集缺失，缺乏大量數據，所以人事檔案管理十分混亂。人事檔案儲存在人力資源管理部門。在檔案歸檔過程中，不同規定直接增加人事檔案管理的難度。另外，醫院內部工作人員無法正確認識影響檔案歸檔的重要作用，使醫院檔案始終處于不可控的狀態。醫院檔案歸檔的及時性是為人事檔案管理提供重要基礎，因此，必須密切關注檔案歸檔的作用，協調不同部門的數據管理，從技術和管理上把各部門融為一體，確保數據傳輸和檔案歸檔的及時性，實現醫院檔案歸檔管理的順利發展，并且共享醫院檔案的信息內容。此外，醫院還需要不斷增強員工的檔案歸檔意識，全面研究不同部門的檔案數據特性，對它們進行分類整理，確保人事檔案管理和檔案歸檔的統一。在此基礎上，醫院不同部門傳遞的檔案信息應該得到補充，以進一步優化醫院檔案歸檔的使用效果。最后，加強醫院檔案歸檔管理，可以有效提高檔案歸檔利用率。在這方面，管理員必須增強服務意識，充分完成工作，并從管理細節入手，要注意提高專業能力，做好不同層次和渠道的檔案歸檔資源發展工作，為醫院醫療、教學、科研、臨床實踐提供可靠準確的參考資料。同時，檔案歸檔需要在編譯和調查方面做好，向用戶提供更有效的信息。確保滿足醫院各種業務活動的需求，以加強檔案歸檔利用、醫院信息連接，更好地共享檔案信息，實現檔案歸檔價值最大化，促進經濟和社會效益。

2.5 重視醫院人事檔案管理規劃

重視醫院人事檔案管理規劃是醫院管理創新和改革的重要方向，也是確保醫療體系發展的重要措施。除了對傳統的文書和音像檔案外，還要積極促進人事記錄規范構建，促進醫院穩定和諧發展。寫人事記錄時，檔案管理人員必須按照人事記錄的標準，以嚴格的工作態度，確保人事記錄寫作的準確性。同時，要加強人事記錄規范要求的醫務人員培養，從根本上進行人事記錄，標準化實際行為，確保人事記錄質量，為人事檔案管理標準化提供基本保證。此外，要完善監督體制，定期開展人事記錄定點檢查，設置相應的薪酬和處罰，加快醫院人事檔案管理標準化進程。人事檔案管理在醫院中發揮著重要的作用，也在醫院未來的發展中發揮著不可或缺的作用。根據醫院未來發展趨勢，醫院將逐步擴大，人事檔案管理需要更加明確和完善。目前需要持續加大對人事檔案管理建設規劃。在醫院發展中，檔案中存在的信息量也越來越多，人事檔案管理人員的要求也越來越高。醫院檔案還包括許多數據和研究成果，通過檔案可以了解醫院的醫療成果和醫療技術。醫院要加強員工管理規劃，將人事檔案管理添加到規章中，注意檔案是否完整和標準化，提高醫院的整體工作效率。另外，重視醫院人事檔案管理規劃，醫院還需要加強對不同類型檔案的戰略目標的制定，以有效改善檔案資源的發展和利用率。其中，醫院的人事檔案應隨時提交，從而充分發揮檔案的價值，有效地改善人事檔案的利用率。重視醫院人事檔案管理規劃，以便及時更新檔案信息，實現動態管理，保證醫院檔案信息的全面性和實用性。最后，制定醫院中長期規劃時，根據醫院發展規模和需要，應持續加大投資，改進人事檔案管理建設，使人員配置、業務培訓、管理水平與人事檔案管理相適應，促進醫院的發展。

2.6 全面建設檔案的信息化管理工作

人事檔案管理信息化是一種基于計算機技術和信息處理技術發展的管理模式，可以整合、分析和管理檔案。人事檔案管理人員除了能夠收集、比對傳統的紙質檔案檔案外，人事檔案管理人員還需要了解如何運行計算機管理系統，掌握計算機技術、網絡技術、數字技術等。在這方面，醫院需要定期組織人事檔案管理人員培訓，增加人事檔案管理人員對信息技術應用，不斷改善人事檔案管理效率。人事檔案管理人員應該積極學習，積累工作經驗，利用技術積極創新管理方法，發揮醫院檔案的作用。其次，通過構建信息管理平臺，可以實現醫院檔案的信息網絡共享和多渠道動態管理。信息管理平臺的應用可以有效改善醫院人事檔案管理的效率和質量，有效降低工作成本，確保檔案信息訪問的便利性和安全性。為了提高現代化水平，醫院應根據的實際情況和檔案系統信息的相關規定，加強檔案數字信息管理平臺的建設。人事檔案管理人員可以借助管理平臺及時獲取醫院管理中生成的所有信息和數據，有效擴大檔案的建立范圍，及時提交傳統人事檔案管理的漏洞，有效解決信息不完整問題。加強人事檔案管理信息化，改進管理方法，將檔案信息集成到醫院信息管理網絡系統中，并監管檔案的形成、收集、匹配、發展和利用，逐步從傳統的人工管理轉變為計算機管理。運用計算機技術和網絡技術，逐步實現檔案資源的內部局域網和資源共享，進一步提高人事檔案管理現代化水平。同時，醫院需要注意檔案的編輯和研究工作，加強人事檔案管理人員編制和研究信息化能力，以便始終按照分類提交各個醫院檔案。傳統管理思想認為，檔案部門不是主要職能部門或臨床工作。因此，醫院人事檔案管理存在一些問題，包括不完善的管理模式和不完善的管理組織。根據傳統的管理理念和管理要求，醫院設置的綜合檔案主要管理文書檔案、財務檔案和部分影像檔案，臨床、醫技形成的檔案由相對部門自行管理。人事檔案管理人員通常為非專業人員，不利于檔案資源使用和共享，但不能保證原始檔案的真實性，未來是否使用檔案還有待討論。隨著科學技術的發展，醫院收費由計算機管理，取消了傳統的患者收費模式。收據以電子表單進行存儲。在此基礎上，不進行統一管理就會導致某種信息的丟失，或者醫療人員查詢需要很多時間，或者查詢不到自己想要的檔案，所以醫院需要統一人事檔案管理模式，培訓人事檔案管理人員操作最新設備的能力，讓人事檔案管理人員在短時間內完成不同類型檔案信息的檔案和統計，為全面改善檔案資源利用率奠定堅實的基礎。

3 結束語

人事檔案管理促進醫院的日常工作和醫院未來的發展。但是，在實施人事檔案管理的過程中，還存在許多問題，醫院人事檔案利用率并不高。醫院應正確認識全面人事檔案管理的不足，加強檔案歸檔，有利于醫院的醫療、臨床、科研、教學工作，改進相應的人事檔案管理機制，促進檔案信息化管理，進一步提高檔案資源利用效率，促進醫院服務水平的提高，進一步構建現代醫療體系。在加強醫院人事檔案管理方面，醫院需要增加資本投資，引入先進的設備和管理技術，建立完善的規章，使人事檔案管理更加標準化，提升人事管理水平，促進醫院的發展，構建和諧社會。

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