數字化視域下高校檔案管理改革研究

楊 婷

(內蒙古財經大學 金融學院,內蒙古 呼和浩特 010070)

社會經濟和科學技術的進步讓人們的觀念隨之轉變,數字智能促進了教育體系與信息管理相融合,使高校的各項管理水平不斷提升,檔案管理作為高校的基礎性工作,為學校開展教育教學、科研評估、學生活動等提供重要信息和服務保障,同時也備受社會各界的關注。為此,加強高校檔案管理數字化建設與現代化管理是眾多舉措的重中之重,如何改進高校檔案管理中遇到的問題和不足,值得廣大檔案管理人員去思考和探究。

一、高校檔案管理數字化發展的意義

(一)高校檔案數字化管理是內涵式發展的需要

為了適應數字化發展的戰略要求,高校要實現實體檔案向電子檔案的快速轉變,將先進技術理念與實際管理工作相融合,促使高校檔案數字化管理建設開拓新思想打開新局面,推進高校在檔案管理信息化發展的道路上不斷改革與創新。隨著高校專業領域的擴大,檔案種類橫向增加,從而產生了大量的工作,電子技術的廣泛應用使得檔案在歸檔環節中更高效和便捷,其優勢是存儲量大、永久保管、資源共享。高校通過數字化計算平臺可以降低教育信息化成本、軟硬件更新成本及維護管理成本等,以實現檔案數字化管理。

(二)高校檔案數字化管理是檔案事業科學發展的需要

高校檔案管理是一項長期、系統的工程,從教育的角度看,數字化管理可以為教學一線工作者提供數據支撐、學術研究等便利條件,可以幫助檔案管理者積累相關理論知識和實踐經驗,還可以滿足教師對教學、科研、評估等資料的使用需求,同時也為學生學習、就業、實踐等提供幫助。高校在數字化建設過程中,需要依托于科學技術的持續突破和進步來實現檔案電子化管理,將人工智能、區塊鏈、云共享等高科技運用到檔案管理工作中,通過系統識別、檢索功能提高檔案利用率,更好的引領學校教育科學發展,為檔案事業的壯大做支撐。

(三)高校檔案數字化管理是社會公眾的需要

檔案是學校教育文化的傳承,也是社會乃至國家的重要財富,所以要利用好高科技智能技術將檔案資料永久保存。高校運用數字化管理不僅可以將檔案數據庫與辦公自動化系統形成互聯網連接,實現資源整合優化,還能為社會檔案界及公眾機構提供相關服務,起到檔案資源最大化利用和數字信息共享的作用,從而更好地發揮其文化價值和社會效益。

二、高校檔案數字化管理存在的問題

(一)高校檔案數字化建設滯后

1.高校的重視程度不夠。[1]檔案數字化建設需要投入較多的人力、物力和精力,在高質量、高效益、高回報的社會背景下,我們不能忽視對檔案重要性及特殊性的認識,滯后的思想理念制約了高校的發展,同時也阻礙檔案數字化轉型。雖然近些年來國家檔案局及教育部都加大對高校的監管力度,但仍未引起領導的足夠重視,工作中缺乏執行力和約束力,沒有清晰、明確的目標,不利于高校檔案管理改革。

2.思想觀念和服務意識不強。高校檔案管理人員固化思維嚴重,不注重數字素養的提升,對掌握專業知識和技術運用缺乏緊迫感、責任感和創新創作精神,制約了高校檔案數字化發展。另外,高校二級學院的教務管理人員是檔案工作最繁重的職位,需面對學校各職能部門的多重管理,工作量大任務重、細節瑣碎又復雜,如果沒有數字智能和云計算平臺的助力,會導致工作壓力大、時效性差,從而制約高校檔案數字化發展。

3.檔案數字化管理方式落后。第一,高校檔案管理人員技能水平偏低,在計算機處理、數據庫升級、系統軟件使用等方面的操作能力不強。第二,高校檔案管理存在著存儲形式單一、種類分類不細、歸檔材料分散等問題,缺乏兼容統一的數據庫應用系統;第三,高校檔案管理模式守舊,未能充分利用互聯網、大數據、云服務等技術,對學校各類檔案進行二次開發利用和資源共享[2]。

(二)高校檔案管理人才隊伍不健全

1.檔案技術型人才匱乏。隨著信息技術在教育領域的普及與應用,數字化管理已經深入于學校各個角落,而高校在人才隊伍的建設上稍顯滯后,呈現出人才比例失衡、人員結構不合理、專業知識不全面、數字化意識不強、技術運用能力差、創新創業不突出等問題。由于缺乏高知科技型人才,導致檔案管理者對系統設置、應用程序、軟件升級等操作不暢,達不到崗位工作的多元化需求,是制約數字化管理水平的根本原因。

2.檔案業績評價機制不完善。高校檔案工作的重心在二級單位,檔案管理者需面對不同職能部門的各項工作,加之學校在教學運行過程中產生的學生學籍檔案、教學科研工作量、教育評估考核等資料日益增多,而崗位職數少,一人身兼數職,導致出現重疊、沖突等不良現象。高校缺乏科學合理的業績評價機制和職稱評定辦法,缺乏激勵的獎勵政策,評優評選機會少,上升空間受局限,都使得高校檔案管理者的工作積極性日漸減退,無法吸納技術精尖人才。

3.檔案關鍵技術實踐與培訓受限。高校缺乏為檔案管理人員提供進修深造、科研探究的學習機會,由于經費不足與工作限制等原因,檔案管理者僅能參加學校繼續教育與區內檔案培訓,缺乏系統化、專業化的信息指導和線下大數據智能技術的實踐,使檔案數字化管理模式跟不上當今內涵式發展的節奏,降低了高校檔案管理人才隊伍的整體素質與技術水平。

(三)高校檔案服務模式有待加強

1.數字化檔案安全保障機制不健全。數字化管理為工作帶來便捷的同時也存有潛在風險,數據資料的安全保障不到位,使檔案有被竊取、丟失的可能性。設備故障、系統缺陷、病毒入侵、操作失誤等問題使檔案管理平臺面臨著巨大的安全隱患,一旦文件信息被泄露或遺失,將會給高校帶來難以估量的損失。雖然我國教育部已經加強了對檔案管理的立法制度,但部分高校未引起足夠重視,部分人員并未嚴格按照系統軟件規程操作,缺乏身份認證、訪問控制、使用權限、傳輸端口及網絡鏈接等設置,導致信息泄露、遺失情況時有發生。

2.數字化檔案管理制度與歸檔流程不夠規范。雖然高校已經成立檔案館或檔案室,但在實際工作中,仍然依靠學校教輔職能部門、二級學院、系、部等單位收集保管,使檔案資料存儲較分散、不完整,十分不利于檔案的集中管理。另外,檔案資源建設是數字化管理的核心任務,高校缺少科學合理的規劃目標和統一標準,使學校職能部門與二級單位溝通協調不順暢,經常出現工作沖突、重疊、遺漏的情況。由于歸檔方法不智能、處理方式不自動化,造成有價值的檔案資源未被有效利用,從而影響檔案館藏的質量。

3.數字化服務創新模式不夠完善。在“館際合作、信息共享”的常態化下,高校檔案工作依然停留在建檔、管檔、看檔的水平上,影響高校檔案數字化建設和檔案事業的發展。目前,新型載體與信息資源越來越多,使用者對檔案內容的需求量隨之增加,而高校在系統化、數字化、網絡化一體式管理平臺的建設方面較為遲緩,導致檔案數字化開發功能受阻、導航終端設備缺失、網站網頁鏈接不暢、信息資源查詢受限,服務利用率下降等問題,難以滿足高校師生乃至社會公眾對檔案的需求。

三、高校檔案數字化管理的優化策略

(一)強化高校檔案數字化理念

1.提高對檔案管理的重視度。高校應高度重視檔案管理工作,嚴格落實上級檔案館的部署,切實加強檔案數字化建設,要牢固樹立大局意識和服務意識,找準學校教育事業發展中的定位,主動融入學?！笆奈濉币巹?以多種方式和途徑對數字檔案相關知識進行宣傳、教育和引導,促進高校檔案科學化、規范化管理[3]。檔案管理人員要充分利用現有資源和條件服務于學校教學、科研、評估等工作,為實現檔案數字化管理的可持續發展打開良好局面。

2.增強檔案管理人員理念和意識。高校要提升檔案管理人員的觀念意識,在堅持優良傳統管理方式的同時結合現代思想理念,將數字信息技術與檔案人才培養方案契合,提高其業務能力并做好檔案管理工作。高校應充分調動檔案管理人員對工作的熱情,通過經驗交流、知識講座、競賽演講等方式豐富管理人員的檔案知識面,展現智能系統的操作應用。同時開展先進性典型教育,倡導積極向上的事業觀,使檔案管理者全身心的投入并熱愛工作,高效的推進檔案管理數字化進程。

3.加快檔案管理數字化建設腳步。高校作為有著重要知識寶庫的檔案管理機構,要順應時代發展潮流,充分利用人工智能、大數據、云端等新型網絡模式,使檔案管理工作與先進技術完美融合,建設一體化綜合檔案管理體系。檔案數字化管理可以利用云存儲功能集合相關資源并按需配置,根據地區和來源分類納入統一的管理網絡中,再利用數字平臺檢索、查詢、利用等,提高工作效率;通過互聯網、數據倉儲、云服務等構建交流平臺以提供個性化服務,實現檔案網絡資源的共享和應用。

(二)培養創新型檔案管理人才隊伍

1.打造高素質、精技能的檔案管理團隊。實現檔案數字化管理需要建立在專業的人才隊伍基礎上,這是保證工作質量與工作效率的關鍵和根本。首先,高校要提高對新進檔案管理人員的專業和學歷要求,著力選配有檔案學、計算機、數字技術等相關知識背景,且具備較強的業務能力與管理經驗的人才,以提升高校檔案管理隊伍的綜合水平。其次,高校還應積極引進跨專業復合型人才,在掌握專業知識和技術操作的同時,兼備互聯網、大數據、數字化等新型智慧思維,使檔案管理隊伍的整體素質更精進更優質[4]。

2.建立科學合理的業績評優機制。高校應制定全面、周詳的檔案管理優秀獎勵機制,擴大評優范圍,豐富評比項目以充實業務工作,通過與學習目標相匹配的方法準確評價管理者的數字素養,不斷促進和激發檔案管理人員的潛在能力。高校還應規范職稱晉升條件,結合實際將檔案管理人員的服務態度、完成質量、工作成效等納入考查范圍,建立科學、公平的考核辦法,并做到數字化管理體系制度化、合理化,從體制上建設好檔案管理人才隊伍,提高高校檔案數字化管理水平。

3.加強檔案人員職業技術的培養。高校檔案管理人員的職業技能是影響工作成效的主要因素,檔案管理的專業性和特殊性,決定從事檔案工作者必須具備的資格條件,也關乎高校未來檔案事業的整體發展。為此,高校要加強檔案管理人員數字素養的提升與培養,通過培訓、教研相結合的方式推動管理者學用結合,知行合一;廣泛開展數字系統、智能場景、網絡鏈接等高科技術培訓,并選送人才去區外知名高校學習交流,掌握最新前沿動態,開闊知識領域視野,創新先進科學技術,全面提升檔案管理者的職業素養能力。

(三)優化高校檔案數字化管理模式

1.建立檔案保密機制,提高安全監管效能。高校應高度重視數字檔案管理制度與信息安全防護措施的建立,嚴格遵守各項規定,增強檔案管理人員的保密意識,做好安全防范工作。高校在使用智能軟件和系統平臺時,應充分利用數字密鑰、訪問權限、數字水印、內外網隔離等技術處理,以防止惡意病毒攻擊致使檔案數據的損失。另外,高校需建立風險等級評定體系,安排領導小組進行全方位、多角度領域抽查,對不規范的行為及時制止和糾正,創造良好的環境氛圍,提高檔案資源安全監管效能。

2.制定合理歸檔流程,建立統一規劃機制。要深入各部門了解檔案實際情況,掌握歸檔要求、規律及變化,通力合作,協同支持,還應加強教學電子檔案資料的歸檔與接收,將卷內文件目錄、數字化檔案、電子文件等導入檔案系統數據庫,并實施統一的鑒定標準和工作流程,高效率的完成檔案歸檔工作[5]。高校要不斷優化管理方式,盡快將新型理念與數字技術相結合,推行以智能系統為主,線下收集為輔的管理模式,在原有開放性、服務性、便捷性特點的基礎上,以開啟檔案高效利用的重要性為前提,加強檔案信息收集、資源查詢與自動檢索等功能,推動館藏檔案的數字化應用和數據庫建設。

3.注重檔案開發利用功能,實現資源互通共享。作為引領社會科技文化發展的高校,其檔案管理工作更應該在數字化建設中走在前列,不斷向全方位和多元化服務轉變,為提高社會公眾認識和學校決策服務做出應有貢獻。高校檔案管理可以從物聯網、人工智能(AI)、區塊鏈、自動識別、可視化、虛擬場景等數字技術方面入手,選擇合適的技術提升教學運行工作的效率和靈活性。通過內涵式發展對檔案資源采用高新技術能提升高校數字化建設,運用數字資源整合方法可提高工作效率,控制時間成本,簡化繁瑣操作,從而發揮最大價值。[6]。

四、結術語

檔案反映了國家和民族的文明建設,是社會賴以生存和發展的基礎,各行各業應充分發揮信息載體功能,以延續檔案文化的傳承。檔案作為主要資源,客觀反映和記錄著學校改革和進步的全過程,是衡量學校管理層次和教育質量的標準,新時代背景下,高校應該順應內涵式發展的需要,抓住教育體系改革與數字技術轉型的契機,推動檔案事業高質量、高水平發揮,最終實現檔案數字化管理。