基于ERP系統環境的企業內部控制研究

李金霞

摘要：二十世紀九十年代以后，我國社會主義市場全面開放，隨著改革開放的推進，我國經濟逐步全球化，市場競爭加劇，企業經營風險加大。合理地組織和有效地利用企業資源，成為降低產品成本、提高產品質量、贏得市場和顧客的關鍵。ERP系統由于其特有的協同優勢而被很多企業應用。ERP系統的應用一定程度上提升了企業的競爭力，但是很多企業ERP實施沒有達到預期目標，究其原因很大程度上是因為內控意識及內控制度薄弱，導致ERP系統實施過程中，無章可循，而實施過程的繁瑣以及流程規范化帶來的束縛，導致相關人員參與實施的意愿和力度不足。本文從ERP與內部控制融合角度提出企業完善內部控制的策略。

關鍵詞：ERP系統；內部控制；完善策略

一、ERP系統的概念及重要作用

（一）ERP的概念

ERP是通過信息技術手段，實現企業資源的共享和協同的管理平臺。SAP公司認為ERP是“管理+IT”，ERP不是一個單一的軟件系統，而是一個集組織模型、企業規范、信息技術和實施方法為一體的綜合管理應用體系，具備集成化思想、強大的系統功能、決策的科學性、實時控制能力等特性。

（二）ERP系統建設的作用

1. ERP系統的建設有利于企業資源的優化配置。通過對供應鏈資源的管理，能夠幫助企業及時掌握客戶需求，精準制定采購、生產計劃，減少庫存積壓，降低產品成本，按時完成產品交付，提高客戶滿意度，增強企業核心競爭力，最終實現企業戰略目標。

2. ERP系統的建設有利于打破部門間信息壁壘，建立多部門聯動。通過合理的流程設計和實施，各部門的業務無縫平滑銜接，通過一定的系統授權，就能夠便捷獲取上下游各環節的信息，部門間的信息與溝通效率及信息的準確率得到大幅提升。相較于傳統方式，可以精簡管理機構和人員，釋放更多的人力、財務資源到更有效的經營活動中。

3．ERP系統的建設有利于企業收集、查閱、分析數據，為各級管理者經營決策提供支撐。企業高層管理者通過掌握企業發展方向、發展策略相關信息，可以合理制定企業總體戰略；企業中層管理者通過詳細的執行層面的數據，可以評估收益和風險，做出最佳的投入、產出決策；基層管理者通過撐握及時準確的成本費用數據，可以靈活地開展具體的業務活動。

4. ERP系統的建設有利于彌補人工控制的缺陷。一方面通過計算機和網絡進行信息處理和傳遞，可以對基礎數據一次錄入，全流程調用，如：部門、職員、供應商、客戶、物料等；對于同一條業務鏈條上的相關信息也只需要在發起端錄入，其他環節自動關聯帶入，如從訂單、出庫、開票到收款只需要在訂單環節錄入客戶、物料、數量、價格、等信息，其他環節無須再次錄入。在提高工作效率的同時，降低了人工錄入出錯的可能。另一方面，通過信息系統進行控制，標準和規則都是預先設定好的，不會受人為因素的干擾，能夠最大可能保障制度和執行不走樣，可以營造公平公正的氛圍。同時，信息系統能夠通過日志記錄操作人員及動作，便于溯源查找原因，也為后續內控監督工作提供支持。

二、企業ERP系統與內部控制的關系

（一）ERP系統和內部控制都是為實現企業戰略服務

ERP系統建設讓企業發展得更快。通過系統實施提高企業的內、外部協同能力，提高工作效率、降低產品成本，讓企業比競爭對手跑得更快、做得更好，讓客戶有更好的體驗感，增強企業核心競爭力，最終實現企業戰略目標。內部控制的實施是為了讓企業發展得更穩，在提高效率的同時控制風險。這一點從內部控制的目標就可以看出。建立一套規范的內部控制系統的目標是最大程度保證：相關法律法規得到遵守、資產安全有保障、財務報告及相關真實完整、經營效率得到提高、設定的目標有效達成。

（二）ERP系統和內部控制互相成就

ERP系統的實施離不開內部控制的完善，沒有合適的內控制度作保障，ERP的實施很容易以失敗而告終。ERP系統從設計到上線運行以及后期的運維管理都必須體現內部控制理念對信息的控制要求，這樣才能保證ERP系統的用戶是合法的，各用戶共享的信息是經過授權的、合理的，否則會適得其反，會給企業造成更大損失。比如內控執行不到位導致關鍵信息的泄密，在ERP環境下，給企業造成的傷害可能是致命的。

內部控制的實施，離不開ERP系統的支撐，內部控制工作涉及企業的方方面面，而企業各項經濟活動分塊管理、信息分割，要想做好內部控制工作，則必須將各部分的信息進行匯總、交互，如果沒有信息系統，單靠人工進行控制，會花費巨大的人力和財力，且信息滯后達不到理想的控制效果，而通過ERP系統，可以將各部門的信息竄連起來，打破信息“孤島”的局面，內部控制實施難度和成本都會大大降低，而且隨著科技的發展，ERP系統的信息化以及智能化水平不斷提高，為企業持續收集相關信息，識別與內部控制目標實現相關的風險，及時根據企業的風險承受度制定相應的風險應對策略，落實相應的控制措施提供了便利與可能。根據我國《內部控制基本規范》的應用情況，目前上市公司是必須進行的、國有企業則由國資委統一要求、民營企業自行選擇執行。鑒于內部控制體系統建立的難度和成本效益情況，很多民營企業未能按規范實施內部控制。如今已進入數字化時代，ERP系統應用越來越普及、越來越深入，企業開展內部控制不再困難，不再是勞民傷財、得不償失的事，內部控制應用范圍勢必會越來越廣、越來越完善。

（三）ERP系統建設和內部控制實施的基礎相同

ERP系統的建設離不開流程再造，而流程再造的依據是企業的管理制度，流程再造的過程中會融入有效控制、高效配置企業資源、防范風險的思想，為流程再造提供方向。內部控制體系建設情況，可以從兩個層面進行評價，即制度設計層面和制度執行層面。制度設計層面主要看企業是否建立了涵蓋企業所有業務范圍的管理制度，防止出現未知風險面；制度執行層面主要看所有制度規定是否在業務流程中得到了嚴格執行，防止已識別的風險未得到有效控制。流程是制度的細化、固化、標準化，流程的長短、寬窄是ERP系統效率要求和內部控制風險控制要求共同作用的結果。同時，制度和流程也是動態和互相促進的，隨著企業發展和內、外部環境的變化，制度需要不斷完善，流程需要不斷優化。所以說無論是ERP系統還是內部控制，都是以企業的制度和程流作為基礎開展的。

三、企業ERP系統的應用對內部控制的影響

（一）ERP系統的應用擴大了內部控制的范圍

對于內部控制來說ERP系統是一種相對完美的控制工具和手段，使大部分內部控制活動能夠自動進行，提高了內部控制的效率和效果。但正為ERP系統是內部控制的工具，所以ERP系統自身的可靠性、有效性也變成了內部控制的一部分。

（二）ERP系統的應用使內部控制控制重點發生改變

在ERP系統下，統計計算、信息流轉類的工作絕大部分由計算機系統自動處理而且準確率高，像傳統模式下會計控制中的賬證、賬表、賬賬核對等控制要求就弱化了很多，內部控制重點轉變為授權控制、系統運算邏輯設計控制、信息的輸入和輸出控制、人機交互處理控制、基礎數據變動控制等。

（三）ERP系統應用提升了內部控制五要素更新完善的速度

內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監督這個五個素構成了內部控制體系，構成一個循環，相互之間互為依存、互相促進。ERP系統因其準確、高效的先天優勢，加快了內部控制體系統的完善和更新，使內部控制工作在企業價值創造中的作用越來越明顯。通過實施ERP系統，企業管理結構趨向扁平化和流程化，企業內部部門之間的關聯度更為密切，跨職能部門的業務處理方式使企業各個部門緊密地聯系在一起，各層級能夠實現快速的溝通與交流，各部門及崗位內部控制的責任、權限更為明確，控制效率得到提高，內部控制成本大大降低。同時，由于ERP系統不但能夠準確記錄、完整存儲海量信息數據，而且可以快速傳遞各種復雜的信息，獲取信息的準確性、完整性、及時性，使風險評估工作針對性更強，使企業面對內外部環境的變化能夠快速反應，有利于企業抓住機會、降低風險。

四、ERP 環境下企業完善內部控制的策略

（一）完善內部控制機制

企業應根據《企業內部控制基本規范》及其應用指引，建立適合自身業務的內部控制管理制度，包括授權批準、不相容職務分離、會計控制、全面預算管理、財產保全、人力資源管理、運營分析和績效考評等控制制度，優化組織結構、明確崗位職責，建立不相容崗位清單，定期輪崗。在ERP環境下，除了上述內控管理制度外，還要結合自身實際，建立信息系統及網絡安全管理制度，保護ERP系統數據資源、保證信息網絡軟、硬件及機房設施安全運行、規范員工上網行為、防治網絡病毒侵害和黑客攻擊。

（二）融合內部控制與ERP系統，加強ERP系統授權和操作控制

由于ERP系統本身并不具備內部控制的思想，所以ERP系統實施前必須充分調研評估，管理人員、操作人員、技術人員、實施人員必須通力合作，找到ERP系統與內部控制的融合點，形成完整、清晰、適用的實施方案，使內部控制的要求能夠內嵌于ERP系統流程中。ERP系統設計要能夠滿足內部控制手冊相關的業務流程設計要求，每一個ERP流程節點，都要有崗位職責說明書以及具體部門、崗位和人員與之相對應。同時，ERP系統操作管理要求應通過制度予以明確，操作人員在ERP系統中的工作內容和權限要清晰、具體。ERP系統操作控制分為輸入控制和輸出控制。輸入控制的重點是保證輸入到ERP系統中數據和信息準確無誤且經過審核確認。一般可以作如下控制：通過ERP系統后臺設置數據標準，對不符合標準的數據拒絕保存；只有經過授權的人員才能進入系統并操作；操作人員、開發人員、運維人員互為不相容崗位人員，不能同時承擔其中任意兩項工作。輸出控制的重點是保證輸出結果正確、真實、完整，且輸出接收方是經過審批授權的，防止數據信息泄漏。還要建立輸出記錄，便于分析查找原因和后續內部監督和審計。另外，還可以運用數據文件加密、備份等方式進行輸出控制，保護數據、信息安全。

（三）發揮內部控制職能管理機構作用，加強內部控制工作的監督與評價

企業應明確內部控制評價的組織形式，明確各有關方面在內部控制評價中的職責安排。內部控制職能管理機構作為企業內部控制工作歸口管理部門，應牽頭定期組織相關人員，對企業內部控制設計和內部控制運行的有效性進行評價，根據評價結果認定缺陷并對缺并跟進整改，最終出具內部控制評價報告。除了組織自我評價工作外，內部控制職能管理機構還要定期組織內部控制制度和流程梳理，修訂完善內部控制手冊。修訂后的內部控制手冊要及時發布，讓所有員工都了解本單位的內部控制要求，不斷提高全員的內部控制意識。

（四）充分發揮內部審計的功能

內部審計發揮其功能的關鍵在于“獨立性”，其直接對董事會負責，雖不直接參與經濟業務活動，但能獲取企業相關各類信息，尤其是重要事件信息，而且審計工作有其專門的工作方法和流程，相較于內部控制自我評價，內部審計屬于再監督。內部審計是以第三方視角對內部控制的執行情況以及運行效果進行評價，能夠更客觀地指出缺陷、問題，可以避免自評過程中“燈下黑”的情況。由于其直接對董事會負責，其提出的合理建議更具有權威性，更容易被審計單位接受并得到更徹底的執行。所以說內部審計在內部控制工作中有其特殊地位：既是內部控制的組成部分又是內部控制工作開展的特殊方式。企業應充分發揮內部審計職能，不斷完善內部控制系統。

（五）加大培訓力度，提高員工綜合素質

一方面，無論是ERP系統還是內部控制工作都涉及企業的方方面面，其價值發揮都需要全體員工的參與，而只有思想認識統一、目標一致才能形成合力，達到理想的效果。所以從高層管理者到普通員工，都要參與學習，通過培訓不斷培育內部控制管理理念，并將其運用到ERP系統和日常工作中。另一方面，ERP系統環境下，企業內部控制所使用的工具、方法都發生了巨大變化，致使企業內部控制面臨新的風險和考驗。較之傳統內部控制方式，ERP系統環境下，對風險識別能力和控制能力提出了更高的要求，比如：很多控制點都通過信息化手段內置于計算機程序中，一旦發生問題，查找原因會更難，問題有可能會涉及業務部門、業務管理部門、技術支持部門、研發部門，這就要求相關內部控制工作人員除了對自身業務全面了解外，還要對計算機內部控制邏輯以及研發架構有一定程度的了解，否則即便找到問題原因，也難提出更好的解決辦法，跨部門的協調對內部控制工作人員的溝通能力也提出了更高的要求。所以說在ERP環境下，有效開展內部控制工作，員工除了要熟悉內部控制相關知識外，還需要具備定一定的計算機、財務、管理、心理等方面的知識，因此企業要不斷加強員工培訓，拓寬員工知識面，提高員工綜合素質，培養或引進復合型人才。

五、結束語

隨著社會的發展和技術的進步，ERP系統的應用范圍不斷擴大，智能化水平不斷提高，但是凡事都有兩面性，ERP系統的進步給內部控制應用帶來便捷、高效的同時，也帶來了新的風險和挑戰，企業應根據企業所處的生命周期的不同階段，考慮成本、效益原則并結合企業風險偏好，及時梳理、調整內部控制在ERP系統應用情況，為實現企業戰略目標提供保障。

參考文獻：

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