城市軌道交通工程檔案信息化建設影響因素與對策分析

王希 胡翔 冀秀娟 都寒譽 張凱琦 吳霞

城市軌道交通工程檔案形成于城市軌道交通工程項目提出、立項、招投標、勘察設計、施工、監理至竣工驗收的全過程，在工程竣工驗收和查考利用中發揮著重要作用。同時，現代信息技術的發展和企業的數字化轉型，為信息化、高效化檔案管理模式的應用創造了廣闊空間。城市軌道交通工程檔案信息化建設是提升檔案管理水平、服務工程建設的必要途徑。

1 江蘇省五家地鐵集團城市軌道交通工程檔案信息化建設的實踐成效

江蘇城市軌道交通工程檔案管理工作因起步較早、經驗較為豐富，在全國城市軌道交通工程檔案管理領域具有一定的引領和示范作用。在企業工作數字化轉型和檔案信息化建設大潮的引領下，江蘇省五家地鐵集團——常州地鐵集團有限公司、蘇州市軌道交通集團有限公司、無錫地鐵集團有限公司、徐州地鐵集團有限公司和南通城市軌道交通有限公司（下文簡稱常州地鐵、蘇州地鐵、無錫地鐵、徐州地鐵和南通地鐵），積極開展城市軌道交通工程檔案信息化建設，在管理理念、管理流程、系統建設等多個方面取得了一定成果。

1.1 管理理念

在電子文件與電子檔案管理實踐中，先進的管理理念可有效提升管理效能。在對五家地鐵集團的城市軌道交通工程檔案管理基本情況進行實地調研時，五家集團的工作人員均認為，城市軌道交通工程的電子文件就其“檔案端”的管理模式而言，和紙質檔案無較大差異。兩者的差異主要體現在前端的業務活動上，其電子文件形成、收集、歸檔等環節，與傳統的紙質檔案管理模式有著明顯區別，應將符合檔案管理的要求納入形成電子文件的業務環境中，強化電子文件形成階段質量管控。此種管理理念摒棄了傳統紙質檔案“事后管理”的思路，強調對電子文件的質量進行前端控制，以保障后續信息化工作的有序進行。

1.2 管理流程

（1）收集與移交

五家地鐵集團的檔案收集在體現出鮮明的信息化特色的同時，也存在一定的差異。例如，常州地鐵采用“紙質與掃描件同步收集”的方式對項目檔案進行收集，并使用電子檔案系統離線客戶端進行線上收集；蘇州地鐵對紙質檔案收集組卷后進行數字化加工；無錫地鐵主要采用“離線客戶端”進行項目檔案收集，并利用系統接口線上收集。

在移交工作上，五家地鐵集團均規范了向城建檔案館移交檔案的流程，移交方式亦有不同之處。如南通地鐵、蘇州地鐵和徐州地鐵同時移交紙質檔案和電子檔案，而無錫地鐵僅移交電子檔案。

（2）單套制歸檔

在單套制歸檔環節，南通地鐵和徐州地鐵已實現了企業文書檔案、工程檔案的單套制歸檔。常州地鐵已可在試點范圍內實現工程電子文件的在線歸檔，在電子簽章、“四性”檢測等內容上已打通路徑，保證單套制歸檔流程的可行性。無錫地鐵計劃在合同系統里先實施單套制歸檔試點，下一步再考慮推廣到整個OA系統，同時計劃在合同管理系統里運用電子簽章。

（3）檔案數字化

工程檔案的數字化是對其進行有效管理利用的前提。各家地鐵集團對此都有清醒和敏銳認知，檔案數字化開始時間較早，其中無錫地鐵更是在2011年便開展了數字化工作；在紙質檔案數字化完成率上，有四家集團的完成率達到70%以上，其中常州地鐵的完成率達100%；在數字化檔案利用率中，無錫地鐵達成了100%的利用率。

此外，常州地鐵、蘇州地鐵、無錫地鐵和徐州地鐵都建有館藏檔案及資料目錄數據庫、館藏照片及音視頻檔案數據庫，并在案卷級電子目錄占比上達到100%，文件級電子目錄占比在80%以上。

1.3 系統建設

（1）管理系統建設

為更好地開展電子文件與電子檔案管理工作，五家地鐵集團紛紛搭建了相關的管理系統，通過與業務系統掛接與互通，實現電子文件與電子檔案的全流程管理。

常州地鐵、蘇州地鐵、無錫地鐵和徐州地鐵的電子文件管理系統實現了基本的電子文件管理操作，如電子文件的全過程管理、在線收集與審批、檢測電子文件的格式與屬性等，并具備了鑒定處置功能，在系統銷毀方式上采用物理刪除或邏輯刪除的方式。其中，常州地鐵、蘇州地鐵和無錫地鐵的管理系統，還可實現從業務系統中直接抽取數據信息。在檔案信息化管理平臺上，四家企業都將檔案信息化建設納入公司的信息化建設工作體系，并建設了檔案信息化平臺。其中，常州地鐵、蘇州地鐵、無錫地鐵的檔案管理系統都具備線上檢索、借閱功能，具有較快的線上檢索速度，并采取一定的對檢索條目、原文的權限控制措施；蘇州地鐵和無錫地鐵的檔案管理系統可與公司的OA辦公系統對接。

上述四家公司中，蘇州地鐵的建設項目質保資料管理系統是系統建設的典型案例。該系統于2021年10月開始使用，涵蓋了工程資料文件的形成、各工序節點工程質量的監控與工程文件的簽批及歸檔整個項目流程。通過整體規劃設計，該系統實現了工程質保資料管理數字化、規范化、一體化。系統運用電子簽名、AI、OCR識別等技術，做到了將城市軌道交通工程所有專業類別進行標準劃分、所有管理表格體系構建在質保資料管理平臺上，并自動按歸檔要求形成案卷。具體功能上，包含了開工資料、工序資料、首件資料、質量評定、圖紙管理、試驗檢測報告、計量資料管理、項目劃分管理等資料的分部分項劃分、在線填報、自動加載內置關聯報表生成開工、工序、首件等文件，還包含對工程資料的智能搜索。系統內置了工程建設管理、檢驗批、質量驗收、材料統計、施工記錄及匯總等用表模板，可集成全套軌道交通建設工程標準表格。此外，系統還搭建了智能生成項目的WBS結構劃分功能，內置標準的WBS結構劃分，使得單位、分部、分項工程的結構劃分標準明確，精細至工序級。相較于傳統的人工分部分項劃分，該系統提高了工程項目劃分的效率，促進了工程項目的規范化建設。

（2）BIM系統建設

在城市軌道交通工程前端的業務活動中，BIM（建筑信息模型）系統在五家地鐵集團得到了廣泛運用，發揮著重要作用。各單位致力于實現檔案管理系統、業務系統和BIM系統的協同信息管理，建設相關接口，并搭建協同辦公的一體化平臺，文件的分類、整理、組卷等多項業務活動，都可在BIM建設管理平臺上完成。

目前，五家集團的BIM系統搭載的模型還在不斷實現信息的可視化展示，比如模型附帶某個墻面、管道、設備成本等相關數據，意味著今后有更多精細化的數據可通過BIM平臺進行傳輸。此外，針對BIM系統產生的大量表單類文件，實現線上處理，如某集團的BIM平臺內置數據收集系統，可配置4個類別140張表單，支持檔案數據在線填報和收集。

2 城市軌道交通工程檔案信息化建設的影響因素

盡管五家地鐵集團已開展工程檔案信息化的建設實踐并取得了一定成效，但同部分發達地區、專業領域的信息化建設水平相比仍有一定的差距。主要體現在信息化制度與流程建設、技術應用、檔案信息資源建設幾方面。

2.1 信息化制度與流程建設

調研中發現五家集團在制度建設上尚存不足。首先，五家集團未能建立與檔案信息化建設相關的整體規劃，缺乏對信息化建設方向、原則、要求等內容的頂層設計。其次，缺失與信息化建設直接關聯的具體操作規范。最后，五家集團現有的業務規范涉及檔案分類整理、歸檔范圍和保管期限劃定等常規內容，缺少信息化建設的統一標準，檔案數據標準、檔案系統與其他業務系統的規范化集成、信息化建設相關軟件和格式等基礎的信息化業務內容均有待進行統一規定。

同時，五家集團的信息化管理流程仍有較大優化空間。在檔案形成與歸檔階段，一方面，電子文件管理尚存技術短板，抽取的電子文件數據無法直接歸檔；另一方面，BIM系統數據暫未歸檔，信息化建設進程中的來源數據不完整。在檔案數字化階段，五家集團的檔案數字化目標、標準等有待進一步完善。

2.2 技術應用

五家集團的業務系統缺乏足夠的在線歸檔能力，無法內嵌電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表，無法自動采集電子文件伴生數據，影響了電子文件的完整性。盡管多家集團開始嘗試電子文件在線歸檔，但仍存在一些技術困難，如工程圖紙文件和BIM系統內的模型數據難以實現電子原件的在線收集。

現有的檔案管理系統也存在技術缺陷，在線檢索、在線歸檔和檔案實時利用能力較弱，缺乏將業務系統中抽取的數據直接歸檔的渠道和功能。一些對軟硬件環境依賴度較高的工程項目文件如BIM文件無法找到合適的歸檔方式。此外，多數集團的信息化平臺建設在一定范圍內取得成效，但因缺乏和其他平臺聯通的接口，對于不同格式、不同功用的電子文件缺乏處理和接收能力，而難以推廣到整個標段。

2.3 檔案信息資源建設

電子文件收集不全面是檔案信息資源建設面臨的首要問題。如在元數據管理上，多數集團只能按照舊有的工程檔案元數據標準進行元數據捕獲。對于四種不同類型的元數據，目前還未建立具體的歸檔方案。同時，前端業務流程形成的文件包含了大量格式復雜、形式各異的材料，如BIM模型、CAD工程圖紙等，在技術條件不足的情況下只能以紙質材料進行歸檔，電子文件歸檔不全面。

此外，五家集團的數字化檔案整體利用率較低，檔案信息化建設成果無法充分彰顯。在數字檔案館（室）建設中，只有常州地鐵建立了數字檔案室，但并未深入開展后續建設工作。大部分集團依然缺乏主動利用數字化成果的意識，數據庫缺乏共享性和流通性，影響檔案信息化建設的科學布局和縱深推進。

3 城市軌道交通工程檔案信息化建設的實踐對策

3.1 完善制度體系，規范建設流程

中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，“機關、團體、企業事業單位和其他組織將檔案信息化納入本單位信息化發展規劃，保障檔案信息化建設依法依規開展”。為保障城市軌道交通工程檔案信息化建設工作有序開展，應推動檔案信息化建設的制度和流程不斷規范與完善，實現企業信息化建設工作布局合理、程序合規、管理規范。一方面，科學設計工程項目檔案信息化制度體系。首先，將檔案信息化建設列入城市軌道交通企業檔案工作的重點，搭建企業檔案信息化建設的總體框架，并明確各單位在信息化建設網絡中的彼此聯系及對應職責。其次，面向信息化建設的實際需要，制定并完善檔案數字化、電子文件流轉、業務系統管理等基本的管理細則。最后，針對工程項目檔案信息化建設的具體操作環節，統一電子文件歸檔格式、元數據歸檔方案、信息系統操作規范等業務標準，編制相關的規范性手冊及操作指南。另一方面，以制度約束并規范檔案信息化建設流程。針對檔案信息化建設所涉及的各個環節，建立適用性強的標準規范，統一信息化建設所涉及的信息系統、數據接口、操作方法等，推動建設流程的系統化和規范化。同時，強化對信息化建設流程的監督指導，建立督導責任制。此外，積極推動數字檔案館（室）建設，實現信息化建設流程的合理規劃和實況把控。

3.2 集成信息系統，強化前端管控

針對系統現存的技術問題，應主動引入先進科技手段和科研人才，積極推動技術研發、合作及應用，克服管理系統存在的各項技術短板。同時，實現系統之間的集成與有效管控?！镀髽I檔案管理規定》指出“企業電子檔案管理信息系統應當符合國家安全保密要求，具備收集、整理、保存、利用、鑒定與處置、統計、格式轉換、審計、備份、系統管理等基本功能，并與企業其他信息系統相互銜接”，企業應滿足管理系統對多功能、多格式傳輸的集成性接口的需求及將檔案管理系統嵌入業務系統的需求，使城市軌道交通建設運營單位使用統一的軟件和數據接口，實現業務系統、歸檔系統、電子文件管理系統和數字檔案館的集成與有機聯系。

此外，還應加強前端控制和全程管控意識。在選擇管理軟件、與技術公司合作時具備前瞻性，使企業各系統的功能覆蓋檔案管理全流程，盡量避免功能設置上的技術短板，實現各管理環節的信息化。還可利用清單加強前端管控，將清單嵌入前端業務系統。通過制定電子文件收集清單，從整體設計上完善電子文件的在線歸檔流程，實現歸檔文件標準前置、動態監控、移交留痕。

3.3 整合檔案資源，實現高效利用

根據新修訂的《中華人民共和國檔案法》要求，“有條件的地區和部門應當充分利用信息化手段，建立數字檔案館（室），促進檔案信息資源互聯互通、共享共用”，企業針對電子文件收集歸檔不全面、數字檔案利用率低的問題，應積極開展數字檔案室建設，推動城市軌道交通工程檔案信息資源整合共享。一方面，積極推動檔案工作數字化轉型，在建立電子文件收集歸檔方案、做好檔案資源收集的同時，持續推進檔案的數字化工作。另一方面，主動推動數字檔案資源整合利用?？山贤C制，加強企業與工程各參建單位的交流，掌握信息化工作的進程與實況。還可設立預審機制，增加歸檔預審核和預立卷環節，實現工程項目檔案在線移交與審查追溯。同時，在重要項目驗收節點進行成果審查與驗收，推動各單位檔案數字資源共享整合。此外，也可建設工程項目檔案數字資源庫或共享平臺，將各單位在工程建設各環節所形成的數字檔案集中起來統一管理，還可利用本體、知識圖譜等形式對工程項目檔案資源進行直觀化、體系化的開發利用。

*本文系江蘇省檔案科技項目“江蘇省城市軌道交通工程檔案管理規范研究”（項目編號：2022-11）階段性研究成果。

（責任編輯：李 婧 孫 潔）