電網企業文檔一體化管理優化策略探究

作者簡介：羅蘭（1976—），女，漢族，貴州金沙人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。

摘 要：隨著大數據時代的來臨，電網企業在開展文檔一體化建設的過程中，雖然取得了一定的成效，但也面臨一些問題與不足。文章從銜接機制、公文處理質量管控、銜接意識等方面著手，分析了優化文檔一體化管理的若干策略，有力推進公文處理質量和歸檔效率的提高。

關鍵詞：電網企業；文檔一體化；優化；策略

中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：A

引言

文檔一體化管理是基于文件生命周期理論，將協同辦公系統和電子檔案管理系統銜接和整合，有效控制文件從生成、辦理到歸檔管理的全過程，極大地提高了公文處理和檔案管理的工作效率。隨著新一代信息技術的快速發展，電網企業的文檔工作普遍采用文檔一體化管理模式。但在取得顯著成效的同時，也面臨著諸多問題和挑戰，如何開展好文檔一體化工作的優化整合，亟待檔案工作者深入研究。

一、電網企業文檔一體化管理現狀

電網企業文檔一體化建設起步相對較早，有的企業可以追溯至20世紀90年代中期。最初是單機運行的文檔一體化管理軟件，主要用于模擬傳統手工條件下的公文登記與歸檔管理。進入21世紀以來，越來越多的電子文件在計算機及網絡環境下生成，電子文件已成為主流文件，但由于電子文件法律地位尚未獲得確認，仍需要將紙質文件與電子文件并行管理，文件管理與檔案管理實現了更多的交叉與融合，文檔一體化管理躍上新臺階。根據2002年國家標準《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）有關電子文件歸檔時應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品的要求，電子文件實行雙軌制管理，不過大部分電網企業依舊沿襲傳統的文檔分治管理體制，文件管理與檔案管理是兩套分別運行的系統，如運用協同辦公系統處理電子公文并打印擬歸檔的紙質文件，再通過協同辦公系統與電子檔案管理系統銜接，將電子文件推送至電子檔案管理系統，再將電子文件與對應的紙質文件同步整理歸檔，這也是目前大部分電網企業文檔一體化管理的實現途徑。2021年，新修訂的《檔案法》實施后，電子檔案的法律效力得以確認，已有個別企業開展電子文件單套制管理模式試點，從頂層設計著手，進一步規范電子文件管理體系及相關標準，依托數字證書、數字摘要、區塊鏈、數字水印、人工智能等多項信息技術，實現電子文件從形成、流轉、維護、分類、鑒定、保存等全過程的一體化管理。

二、存在的問題和不足

1.文檔管理銜接機制不完善

現行的文檔管理仍以文、檔分段管理的運行機制為主，文件管理工作與檔案工作由不同的人員及管理系統承擔，公文處理和檔案管理各自具備相應的管理制度和標準，但在二者銜接部分缺乏具體的實施細則和工作流程。雖然在《黨政機關電子公文歸檔規范》中規定，電子公文收集、整理以及移交工作應由電子公文形成或辦理部門完成，檔案部門負責檔案接收并對整理歸檔過程予以必要的業務指導。在《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》中規定，業務系統應內置電子文件分類方案、保管期限表等工具，支持電子文件形成或辦理部門完整收集、整理應歸檔電子文件及其元數據，但能在處理電子公文的協同辦公系統中配置分類方案和保管期限表，支持各業務部門對電子公文整理的電網企業數量極少。由于公文辦理強調時效性，而檔案管理通常滯后至次年6月底收集歸檔，一些企業往往認為公文管理工作優先于檔案管理工作，在文檔管理人員配置不足的情況下，更關注公文管理而忽視檔案管理，導致如下幾種弊端：一是協同辦公系統的電子公文未辦結或未推送，電子文件滯留在業務系統未歸檔；二是職責分工不明確，由檔案人員代勞本應由文書人員負責的歸檔前整理工作；三是容易帶來電子文件丟失或被篡改的風險。

2.公文處理質量管控不到位

電子公文質量常見的問題主要有文不對題、誤用文種、缺少文種、發文字號重復或跳號、缺主送機關、用詞或格式錯誤、標點符號運用不當、不標頁碼、有附件不注明附件說明、附件不齊、錯漏用印、紙質收文掃描件圖像模糊或偏斜且不符合閱讀方向、電子附件格式不符合長期保存要求等等。這些“帶病”公文歸檔后，檔案內容質量達不到完整性、準確性、有效性以及規范性的要求，影響力、公信力大打折扣。此外，公文處理程序的各操作環節順序與工作步驟均有規定的次序，不能任意顛倒或打亂，如果缺乏控制，一旦發生處理次序混亂、手續不全，不僅影響公文的準確高效，還會帶來歸檔或銷毀錯誤的風險。例如，發文“倒簽”、未履行批準手續直接用印，會對文件的真偽和有效性的鑒定造成影響，導致出現“以真為假、以假為真”的工作失誤；收文“體外循環”沒有辦文單、應有承辦流程卻以傳閱代替，可能會讓鑒定人員誤判文件的憑證價值和查考價值，無法確?！皯獨w未歸、應收盡收”。

3.文檔處理人員銜接意識不強

行政辦公部門的文書人員和檔案人員習慣于各自為政的工作模式，對相互崗位的職責和工作內容、新技術應用不熟悉，在缺乏溝通和了解的情況下，難以形成合力提高工作效率，不僅重復勞動，耗費大量的時間和精力，還會造成打印紙張的浪費，影響綠色辦公。公文處理時效性強，參與人數眾多，文秘人員、各業務部門工作人員重點關注處理事項和公文運轉進程，對公文的形成質量、登記情況把控不嚴，對電子文件歸屬和流向的關注度不高，常常忽略是否確定主辦部門，是否劃分保管期限，電子文件是否辦理完畢，是否有效進入收集、保管和歸檔環節等問題，這都是影響文檔一體化實現的重要因素。以劃分保管期限為例，在對一些涉及重要事項的文件材料劃分保管期限時，如果由檔案人員代替業務部門人員展開整理，檔案人員往往不能準確把握，需要反復研究文件內容才能確定，而熟悉具體事項的業務部門人員開展工作則相對快捷、準確。

三、文檔一體化管理的優化策略

1.完善管理機制，細化職責流程

企業要想實現高效的文檔一體化管理需要管理決策者、行政辦公部門、各業務部門的共同努力與溝通協作，建立一套高質量的文檔一體化工作模式，加強頂層設計和部門聯動，健全文檔管理責任體系、日常溝通協調平臺、文檔一體化管理標準。各個電網企業需要結合自身實際，認真梳理各類文件的歸檔范圍和工作流程，明確各層級、各崗位人員的職責，有效建立和推行文檔一體化工作模式，制定具有鮮明電網企業特色的文檔管理制度，設計完善文檔一體化工作流程，規范各項工作程序，統籌分工，指導各部門人員立足長遠，按照統一的作業流程和標準，規范開展文書檔案管理工作，達到減少重復勞動，提高工作效率和工作質量的目的。

2.強化公文管控，保障文檔質量

充分利用信息化手段，將關口前移，在公文處理中融入檔案管理，通過研究制定電網企業電子公文智能管控實施策略，在協同辦公系統增加公文智能管控模塊，對公文形成源頭到辦結整個過程開展實時監控預警、穿透式和可視化管理，促進實現規范辦文、發文，提升公文質量，做好事前、事中、事后的有效管理。

收文智能管控規則的重點在于簽收、登記。為確?！皝碓纯煽俊?，電子公文一定要通過協同辦公系統簽收，自動驗證是否確實屬于收文范圍、來文格式及印章是否正確。登記階段應能夠自動識別或核對登記表中的收文日期、份數、標題、來文單位、來文發文單位、來文成文日期等內容。

按照歸檔工作以“以我為主”的原則，公文管控的重點是研究發文智能管控規則，可從文種、主送單位、公文內容等角度著手。

從文種角度，控制發文的種類一般僅限于“公文處理實施細則”中的常用的決議、決定、命令（令）、通告、意見、通知等12種公文種類。對于一些設置有發文級別的企業，決議、決定、命令（令）、通告文件不能設置為部門級發文，復函、批復文件必須預先關聯收文中的請示或函后才能進入擬稿程序。

從主送單位的角度，一是規范主送單位的全稱及規范化簡稱，二是判定是否符合行文規則和相關限制要求。

從公文內容的角度，需要建立和應用公文質量提升輔助系統，運用數字化手段提升公文質量。對公文展開智能分析，一是結合發文級別判斷正文字數、附件數量是否符合要求；二是實現智能核稿，從公文標題、正文內容、發文必要性等提取關鍵字建立公文專用詞庫，識別字詞、標點等錯誤，并自動提出修改建議，達到智能糾錯的目的；三是判斷公文格式是否符合編排規則并作出提示，支持自動排版，自動核查發文字號錯漏，自動驗證發文機關署名和印章、簽發日期和成文日期是否一致；四是在檢測過程中，能夠記錄用戶忽略、建議加入詞庫、系統錯誤分詞等數據，便于系統管理員通過人工干預指導系統持續優化學習，不斷提升糾錯準確率。

電子公文智能管控的過程和結果需要設計電子公文質量評價系統開展管理，不僅能維護管理公文質量評價標準與評價指標，還能通過數據匯總、分析和統計等功能，自動生成可視化圖表、評價報表，輔助開展穿透化管理和實現公文管控的可視化。

3.探索智能歸檔，推進高效管理

基于電網企業特色，針對當前電子公文歸檔過程費時費力并具有遺失風險的問題，開展電子公文智能歸檔的研究管理， 研究制定電網企業電子公文智能歸檔實施策略，在協同辦公系統增加電子公文智能歸檔模塊，通過智能判定保管期限，實現自動分類、組件、編頁及一鍵打印以及對整個歸檔過程展開監控預警等功能設計，減少手動整理工作量，落實電子公文實時在線歸檔、智能歸檔，推進電子文件歸檔與電子檔案高效管理。

實現電子公文智能歸檔的重點和難點在于需要結合本單位文書檔案分類、歸檔范圍及保管期限表，構建一套符合自身實際的電子公文歸檔智能輔助鑒定規則庫。然而，實現電子檔案智能鑒定并非易事，目前主要的檔案鑒定方法有人工分類鑒定法、信息匹配鑒定法和文件來源鑒定法、黑白名單鑒定法4種，企業可結合自身情況選擇。人工分類鑒定法由各業務部門的文件形成人員或歸檔整理人員負責鑒定，通過點擊指定文件的登記表中“保管期限”字段，從下拉菜單選擇系統里已嵌入檔案保管期限表的對應內容來點選“永久”“30年”“10年”，這種鑒定方法能一步到位確定文件保管期限，但要付出大量的人工和時間成本。

信息匹配鑒定法需要依據檔案保管期限表建立規則庫，通過應用檔案信息雷達、文本挖掘、規則引擎等人工智能技術，將從文件題名以及文本信息中提取的信息與規則庫中的規劃展開匹配，產生初步判定結果，這種方法對規則庫的表述要求很高，如果設定的詞匯不準確，即使相近或相似也不能準確鑒定。同時，人工智能技術的應用還會加重信息系統和網絡的負擔，影響協同辦公系統的性能。文件來源鑒定法則是簡化鑒定工作，保管期限表僅設定為“永久”“30年”兩級，結合企業大數據的建設思路，將協同辦公系統形成的電子文件按照文件類型和文件來源自動鑒定，如公司級發文一律設置為永久，部門級發文一律設置為“30年”，上部主管單位發來的收文一律為“永久”，其他收文一律為“30年”。這種鑒定方法簡單、快捷，但鑒定準確率較低。

黑白名單鑒定法是借鑒計算機系統在控制方面普遍使用的“黑白名單”的過濾技術，并搭配信息匹配鑒定和文件來源鑒定兩種方法，對發文和收文兩類電子文件的元數據值設定過濾規則并判斷是否屬于某名單來確定其保管期限。以發文為例，由于本企業形成的文件材料價值較高，設定所有發文均需要保存，保管期限主要集中在“永久”和“30年”。發文鑒定方法和流程分為三步：一是確定1號黑名單，將所有發文的文件題名與1號黑名單的過濾規則展開比對，如果匹配信息與過濾項一致，就直接賦予該文件保管期限為“10年”，如包含有“征求、舉辦、評選、召開、開展”等詞匯的通知；二是確定2號黑名單，判斷余下的文件發文部門是否為“人力資源部”“計劃財務部”等重要的與人、資產管理有關的職能部門，將這些部門發文的文件題名與2號黑名單的過濾規則展開比對，如果匹配信息與過濾項一致，就設置為“30年”，不一致就設置為“永久”，如包含有“競賽、協調、檢查”等詞匯的通知；三是設置1號白名單和3號黑名單，判斷經歷以上兩個步驟后的其他部門的發文級別，如果是公司級發文，符合3號黑名單鑒定為“30年”，反之為“永久”，如包含“協調、月度、季度”等詞匯的紀要，如果是部門級發文，符合1號白名單鑒定為“永久”，反之為“30年”，如包含有“表彰、電價、電費、資產、事故”等詞匯的通知。

4.增強文檔意識，提供人才保障

文檔工作人員的文檔質量意識直接決定文檔規范化管理的質量和效率。全體員工要加強日常辦文業務的培訓和指導，應用法律和工作規章實施約束，增強文檔質量意識，轉變工作作風，提升辦文質量，配合完成電子文件歸檔進程。對于負責擬稿、核稿等關鍵性崗位的人員需要加強溝通聯系和監督指導，推動其重視公文制發質量，認真核對公文的內容、格式和標點符號，規范公文運轉流程，保障公文的有效性，雙重把關公文形成質量和歸檔質量。對于信息部門人員，則應掌握電子文件歸檔與電子檔案管理的相關標準，積極參與電子檔案管理系統建設，依據標準建設，為電子檔案管理提供強有力的信息化支持。對于直接負責文檔工作的專兼職文書和檔案人員，需要加強專業素養和工作能力的培養，通過組織舉辦多層面、多渠道的文書、檔案、信息技術業務培訓、交流研討以及宣傳教育等方式，促進文檔人員轉變傳統觀念，提高信息處理能力和業務水平。

四、結語

隨著數字電網、數據中心平臺建設的加快推進，電網企業檔案工作的環境和對象都發生了巨大的變化，大數據時代下的文檔一體化工作既是挑戰又是機遇。做好電網企業文檔一體化工作的分析研究，完善管理機制、實施措施，推動文檔工作有序開展和持續發展，忠實記錄電網企業發展歷史，為企業的各項業務工作提供檔案力量，讓電網企業更好地服務于整個社會，實現電力先行，助力社會經濟高質量發展等具有十分重大的意義。

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（作者單位：貴州電網有限責任公司）