事業單位檔案管理中的電子檔案管理探討

耿為民 耿君堯 李洪泉

作者簡介：耿為民（1966—），男，漢族，山東濱州人，本科，副研究館員，研究方向：事業單位檔案管理；耿君堯（1993—）男，漢族，山東濱州人，碩士，研究方向：學生學籍檔案管理；李洪泉（1972—），男，漢族，山東濱州人，本科，經濟師，研究方向：經濟管理。

摘 要：隨著新時期事業單位改革不斷深入，其檔案管理工作也實現了改革和創新，全面步入電子檔案管理的時代。電子檔案管理節約了資源資金，提高了管理效率和質量，但還面臨著數據安全、系統操作等問題，增加了電子檔案管理工作的難度。文章對事業單位檔案管理中的電子檔案管理展開了詳細的研究與分析。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；電子檔案管理

中圖分類號：G276；D630.1 文獻標識碼：A

引言

現階段，事業單位的電子檔案管理工作存在著一些問題，如管理意識不強、各項投入較少、管理制度缺失、人員素質較低和信息化程度較低等，導致工作效率低下。

一、電子檔案管理的基本內容

1.優勢

電子檔案管理，是指將傳統的紙質檔案轉化為電子文件形式展開存儲與管理的一種方式。其優勢主要為：

（1）高效便捷。電子檔案是借助計算機與網絡展開快速檢索、整理與查閱的手段，有效提高了檔案利用的效率。（2）節省空間。傳統的紙質檔案需要占用大量的空間，而電子檔案只需要存儲在計算機或云端，節省了大量的存儲空間。（3）安全可靠。電子檔案能夠借助加密技術、權限控制等手段，確保檔案的安全性與可靠性。（4）易于共享。電子檔案能夠通過網絡實現遠程傳輸與共享，方便了不同部門之間的協作與溝通。

2.電子檔案管理在事業單位的應用

（1）電子檔案的收集與整理

電子檔案的收集與整理是電子檔案管理的基礎工作。事業單位可以基于相應的制度體系，明確電子檔案收集與整理的標準與流程。同時，對于傳統的紙質檔案可以通過掃描、OCR等技術手段轉化為電子文件形式，方便后續的整理與利用。

（2）電子檔案的存儲與管理

電子檔案的存儲與管理是電子檔案管理的核心工作。事業單位只需要基于相應的管理平臺或系統，制定科學、合理的存儲與管理策略，確保電子檔案的安全性與可靠性。對于重要的電子檔案應該及時備份與恢復工作，防止丟失、損壞以及被盜等事故的發生。

（3）電子檔案的利用與共享

電子檔案的利用與共享是電子檔案管理的重點工作。在實際工作中，可以借助電子檔案查詢、檢索等功能，方便、快捷地獲取所需檔案信息。還可以通過設置不同的權限與訪問控制機制，實現不同部門之間的電子檔案共享與協作。

二、事業單位電子檔案管理存在的問題

1.管理意識不強

新時期，不僅為事業單位的電子檔案管理工作帶來了一些機遇，還帶來了一些挑戰。在今后的發展中，事業單位應緊緊抓住機遇，正面迎接挑戰，改革與創新檔案管理工作。然而，在現階段的事業單位檔案管理中還存在著一些問題。首先，部分事業單位的領導對于電子檔案管理的認知不全，重視不足，無法及時將現代化技術引入檔案管理中。其次，多數事業單位的領導為了節約成本，受陳舊思想觀念的影響，投入的人力、物力和財力較少，無法滿足檔案管理創新的需求。尤其是現代化技術的應用，還不夠深入與全面，無法幫助檔案管理部門展開正確的決策和科學管理，嚴重阻礙了單位的發展步伐。

2.各項投入較少

部分地區的事業單位檔案部門存在管理條件較為簡陋，各項投入相對較少，從而影響了檔案管理的效果與質量。首先，很多事業單位的檔案管理軟硬件設備設施較為陳舊，未能及時更新與完善，制約了檔案管理工作的高效開展。其次，各部門之間的互動交流較少，未能實現檔案資源的共享與交流，無法充分發揮檔案資源的價值。最后，檔案管理工作的人力與技術投入較少，導致檔案管理人員的綜合能力較低，為檔案管理創新提供的技術支持較少。

3.管理制度缺失

事業單位檔案管理制度缺失，缺乏科學、規范的管理流程與方法，也是事業單位檔案管理工作存在的問題之一。首先，多數事業單位的電子檔案管理制度體系未能緊跟時代發展來實施優化完善，導致檔案管理混亂，存在檔案遺失、損壞等現象。比如，檔案管理職責不明確、管理流程不規范以及檔案分類與整理標準不統一等；其次，對于檔案管理工作人員的監督與考核機制不完善，未能有效約束與監督工作人員的行為，無法評估檔案管理工作的效果與質量；最后，檔案管理制度缺乏培訓與教育機制，導致檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識與技能，無法勝任檔案管理工作，影響了檔案管理的效果與質量。此外，缺乏相應的信息安全保護措施，引發了一系列的檔案信息被泄露、損壞或丟失等問題。比如，缺乏對檔案查閱權限的控制、對檔案備份與加密等方面的規定等。

4.人員素質較低

人員素質較低是指事業單位電子檔案管理人員的綜合素質較低，影響了檔案管理工作的開展。首先，部分地區的事業單位電子檔案管理人員素質不高，缺乏專業的檔案管理知識與技能，無法勝任檔案管理工作，導致檔案管理效果不佳；其次，檔案管理工作必須由專業的人員擔任。有些事業單位的檔案管理人員大多由其他部門調任，缺乏一定的檔案管理工作經驗與理論知識，無法高效勝任檔案管理工作；最后，由于檔案管理人員的流動性較低，人員的年齡偏大，且思想觀念陳舊，對于新知識、新技術及新方法的學習意識薄弱，掌握能力較差，導致檔案管理不夠規范與合理。

5.信息化程度較低

事業單位檔案管理信息化程度較低，也是現存的問題之一，導致檔案管理效率低下，查詢與利用不便。首先，在事業單位檔案管理中，需要做好檔案資料的收集、整理工作。然而，部分單位的信息化建設程度較低，仍舊沿用傳統的手工方式，或者使用的信息技術落后，與實際工作需求嚴重不符。再加上單位內部的檔案資料較多，受工作手段與方式的影響，需要投入大量的人力、物力和財力展開資料收集與整理。此外，由于信息化程度不高，還會存在著信息遺漏、不夠精準等現象，影響其他管理工作的開展；其次，檔案資料的裝訂、編目、建冊以及存儲等工作也需要消耗大量的人力、物力與財力。有的事業單位仍以紙質檔案資料為主，信息化利用較低，整個管理過程煩瑣，程序復雜，需要多名工作人員相互協調，容易出現失誤。此外，還非常容易受到火災、溫度以及自然災害等因素的影響，無法實現長期保存；最后，檔案管理工作的主要目的是檔案資料的利用。然而，由于很多事業單位的信息化程度較低，檔案利用的手段陳舊，利用效率低下，很難滿足單位發展的需求。比如，傳統的檔案管理系統或平臺有待完善，受到時間與空間的限制，無法滿足多人借閱或瀏覽；由于工作人員的技術水平較低，無法實現檔案資料的共享。

三、事業單位檔案管理中的電子檔案管理策略

1.革新思想觀念

隨著數字化時代的到來，電子檔案已經成為事業單位檔案管理的重要形式。因此，事業單位需要從傳統的檔案管理思維向數字化的檔案管理思維轉變，注重電子檔案的收集、整理、存儲與利用，才能滿足實際工作的需求。

第一，由于電子檔案具有易修改性、易復制性與易傳播性等特性，電子檔案管理的安全性與可靠性非常重要。作為事業單位的領導，一定要具備安全意識與責任意識，采取科學、合理的安全措施與技術手段，確保電子檔案的信息安全與隱私保護。并且，根據事業單位的實際工作需求，建立健全相應的電子檔案管理制度與規章流程；第二，在新時期背景下，事業單位還需要樹立共享與協作觀念，注重電子檔案的共享與協作，加強不同部門之間的溝通與合作，實現電子檔案的高效流通與利用。比如，建立健全電子檔案共享機制與平臺，方便不同部門之間的信息查詢與獲??；第三，電子檔案管理是信息技術發展的產物，需要事業單位加強對電子檔案管理的研究與學習。在實際工作中，需要定期組織培訓、講座和研討會等活動，提高電子檔案管理人員的專業素質與管理能力。此外，還應當積極引進先進的電子檔案管理技術與方法，提高事業單位電子檔案管理的水平。

2.健全管理制度

事業單位建立健全電子檔案管理制度體系，能夠確保檔案管理工作的實效性和利用效率。因此，在今后的實際工作中，需要做到以下幾點：

第一，制定相應的管理制度，確保各項工作的規范性、合理性。比如，建立崗位責任制度，將具體的電子檔案管理職責細化分解到專業人員身上，要求每一位工作人員明確自身的職責與使命，主動參與到實際工作中。同時，通過績效考核機制將工作人員的安全意識、責任心以及工作能力等與其績效相掛鉤，調動其積極性與主動性；第二，通過建立安全管理制度體系，防止檔案資料被泄露、損壞。比如，強化電子檔案安全管理與風險防范機制，采用電子檔案加密、權限控制等措施，從而防范黑客攻擊、病毒入侵和數據被泄露等風險。建立電子檔案備份與恢復機制，積極采用云存儲技術對電子檔案展開備份，確保數據的可靠性與完整性。

3.提高檔案管理人員的綜合能力

提高電子檔案管理人員的專業素質與管理能力，能夠保障電子檔案管理工作的有序開展，加快事業單位檔案管理工作的改革步伐。第一，鼓勵電子檔案管理人員主動參與到實際工作中，積累實踐經驗，主動與他人溝通交流，更好地掌握電子檔案管理的工作流程與技巧，提高工作效率與質量；第二，電子檔案管理人員需要具備足夠的安全意識與防范能力，積極采取一系列的安全措施與技術手段，確保電子檔案的信息安全與隱私保護。因此，在實際工作中，還需要鼓勵工作人員主動學習如何識別與防范網絡攻擊、病毒入侵等安全風險，積極將數據加密技術、防火墻技術及備份、存儲技術等應用其中，有效防止各種攻擊與入侵；第三，作為新時期的事業單位電子檔案管理人員還需要積極適應數字化時代的發展要求，主動學習電子檔案數字化技術、檔案管理系統的使用與維護等，提高自身的數字化技術應用能力；第四，電子檔案管理人員還需要與各個部門密切合作，具備良好的團隊協作與溝通能力。同時，要及時了解各部門的需求與問題，高效解決電子檔案管理工作中遇到的各種問題。

4.加大各項投入

事業單位領導只有提高思想認知，加大對電子檔案管理的投入力度，才能保障電子檔案管理工作有效開展。第一，事業單位應當根據業務需求與長遠發展目標，制定科學的電子檔案管理規劃。加大對電子檔案管理硬件設備設施的投入，包括高性能的計算機、大容量存儲和網絡設備設施等，確保電子檔案管理工作高效開展。同時，還要積極引進先進的電子檔案管理軟件，或者開發符合自身需求的電子檔案管理系統，確保系統功能完善、操作簡便以及安全性高等，滿足電子檔案的收集、整理、存儲和利用等需求；第二，加大對電子檔案管理人員的培訓力度，提高管理人員的專業素質與管理能力。比如，采取小組研討、外出深造、專題講座和線上教育等形式，加強檔案管理人員的基礎知識、專業技能和安全防范措施等教育培訓，全方面提高管理人員的綜合素質；第三，定期對電子檔案管理工作展開評估與監督，全面了解電子檔案管理工作的進展情況、存在的問題與困難，并及時采取相應的措施加以解決。同時，還應加大對檔案管理人員的考核力度，將電子檔案管理工作成果與部門績效掛鉤，激勵各部門積極推進電子檔案管理工作。

5.創新技術手段

新時期，事業單位的電子檔案管理還應當不斷創新技術手段，實現檔案管理的智能化、信息化和高效性。第一，積極借助各種現代化技術，為電子檔案管理工作提供強有力的支持。比如，借助數字化技術提高檔案的利用率與存儲效率，實現檔案的快速檢索、整理與查閱；積極利用大數據技術對事業單位大量的歷史檔案展開分析與挖掘，發現數據背后的規律與趨勢，為決策提供數據支持；采用人工智能技術，實現檔案的自動化分類、自動化檢索與自動化處理；積極引入數據加密技術，對事業單位的電子文件展開加密保護，防止電子文件被非法獲取或篡改。同時，實現電子文件的分級授權訪問，確保電子文件的安全性與隱私性；第二，搭建信息化管理系統或平臺，開展電子檔案的采集、傳輸、分析、存儲和利用等工作。比如，選擇功能強大、易用性強的電子檔案管理系統，提高電子檔案的存儲、檢索和利用效率；定期更新與升級系統，確保系統的穩定性與安全性；建立電子檔案分類體系，對電子檔案展開科學分類與歸檔，能夠提高電子檔案的查詢與利用效率；建立電子檔案查詢平臺，便于廣大用戶更加方便、快捷地查找與獲取電子檔案，通過搜索引擎、關鍵詞檢索等方式，提高查詢效率與準確性；優化電子檔案的整理與歸檔流程，促使電子檔案更加有序、規范的存儲與管理。同時，定期清理無效或冗余的電子檔案，減少存儲空間的占用與提高查詢效率。在信息化管理系統或平臺的搭建中，可以由事業單位的檔案管理部門研發，也可以與科技公司合作共同研發，或者引入市場上的相關系統或平臺，滿足事業單位的工作需求。

四、結語

綜上所述，事業單位檔案管理中的電子檔案管理，提高了檔案管理與利用效率，加快了事業單位的改革步伐。因此，在今后的實際工作中，需要通過革新思想觀念、健全管理制度、提高人員能力、加大各項投入以及創新技術手段五個角度，確保電子檔案管理的實效性。

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（作者單位：1.山東省濱州市社會保險事業中心；

2.上海理工大學）