淺析住房保障檔案管理的創新策略

作者簡介：邱松玲（1969—），女，漢族，山東萊州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。

摘 要：住房保障檔案是住房保障部門各項工作開展的前提，在社會經濟發展與國家建設中發揮著非常重要的作用。因此，在新時期背景下，需要做好住房保障檔案的管理工作，不斷創新與優化，從而提高管理效率與水平，保障檔案資源的完整性與真實性，從而滿足相關工作的開展需求。文章主要針對住房保障檔案管理的創新展開了相關研究。

關鍵詞：住房保障；檔案管理；創新

中圖分類號：G271；F299.23 文獻標識碼：A

引言

現階段，住房保障檔案管理工作還存在著一些問題，如管理意識不強、各項投入較少、管理制度缺失、人員素質較低以及信息化程度較低等，增加了檔案管理工作的難度。因此，相關部門需要緊跟時代發展，不斷創新管理工作，從多個角度優化完善，提高工作效率與質量。

一、檔案管理的基本內容

檔案管理工作的主要內容由檔案的收集、整理、保管和利用四個部分組成。檔案收集是指根據《檔案法》規定要求，利用一些方式和手段，將散落在個人、科室或各單位、各企業的檔案收集匯聚到檔案管理部門，再由檔案管理部門集中統一管理。檔案收集是檔案管理的基礎步驟，具有不可或缺性；檔案整理是指通過規范有序的工序將雜亂無章的檔案整理得有條理，并形成檔案目錄的過程，具體內容包括檔案資料組件、分類、排列、編件號、編頁碼、填寫歸檔章、裝盒、編目、掃描、裝訂及入庫等一系列流程；檔案保管是指存放和保護檔案，為的是保持檔案的完整性、安全性和保密性，并能夠延長檔案的使用壽命，主要內容涵蓋檔案的裱糊、滅毒殺菌、安全防護以及檔案保管庫房的管理等；檔案利用是指檔案利用者通過檔案館或檔案室查閱所需的檔案信息，滿足工作、生產、生活利用的一個過程。

二、住房保障檔案管理創新的重要性

住房保障檔案管理創新的重要性主要表現在：第一，提高管理效率。創新住房保障檔案管理工作，可以顯著提高管理效率。傳統的紙質檔案管理方式需要消耗大量的人力、物力，且容易造成檔案丟失、損壞等問題。通過現代化信息技術與設備設施的引入，實現了檔案的數字化、電子化管理，提高了管理效率，減少了管理成本；第二，方便查詢與利用。住房保障檔案管理的創新，為檔案資料的查詢與利用帶來了很大的便利。傳統紙質檔案管理的查詢、借閱等操作為手動方式，效率低下且容易出錯。而數字化、電子化的檔案管理方式能夠實現快速、準確的查詢與借閱，提高了查詢與利用的效率，實現了遠程管理與共享利用，方便用戶的使用；第三，促進信息共享與交流。住房保障檔案涉及大量的個人信息與房屋信息，需要跨部門、跨地區的信息共享與交流。在數字化、網絡化的檔案管理系統下，能夠實現信息的快速共享與交流，提高管理效率，方便用戶的安全查詢與使用；第四，保障信息安全。通過檔案管理模式的創新，可以借助現代化技術與設備設施，在加密、備份等措施下保障檔案信息的安全，避免信息被泄露與損壞等問題；第五，優化住房保障資源配置。住房保障檔案的數字化、電子化管理實現了住房保障資源的精細化管理，能夠根據實際情況開展資源的合理配置與有效利用，提高了住房保障工作的效率與質量。

三、住房保障檔案管理的創新策略

1.制訂科學、合理的計劃

《檔案事業發展規劃》是新時代、新階段引領住房保障部門檔案事業繼續走在前列的重要指導性文件，科學編制規劃離不開客觀的現實基礎，同樣規劃編制的過程也是調查研究、集思廣益的過程。因此，新時期的住房保障檔案管理創新，需要從以下幾個角度出發，制定科學、合理的規劃。

（1）住房保障部門要高度重視檔案管理工作，加強對檔案事業發展的統籌規劃，精心編制檔案管理工作規劃，完善檔案工作機制，及時研究解決檔案工作中遇到的問題。此外，政府部門要密切配合，形成合力，確保檔案工作順利開展。

（2）住房保障檔案部門應堅持以創新思維開展檔案管理工作，做到住房保障檔案管理創新發展和社會經濟發展水平相適應。此外，還需要制定合理的任務書，安排有序的時間表，對重要任務、重大項目的實施做出明確要求。

（3）堅持系統觀念，搞好檔案管理工作的整體規劃。檔案系統在工作上要上下銜接，加強與各有關方面的溝通協調，并注重發揮高校、科研院所、新型智庫和專家人才的作用，加大資源整合，促進規劃落實。

2.更新管理理念

在新時期的住房保障檔案管理中，必須加快創新步伐，才能提高管理效率與水平?；诖?，就需要先更新管理理念，促使住房保障檔案管理理念從傳統的“保管型”向“服務型”轉變，以更好地服務于用戶，滿足社會需求。

（1）住房保障部門的領導必須緊跟時代發展，及時轉變自身的思想觀念，認識檔案管理創新的重要性。加大各項投入力度，加快信息化、數字化的檔案管理建設步伐，加大檔案管理創新的宣傳引導，從而引起每一位管理人員的高度重視。

（2）作為基層檔案管理人員必須將檔案管理視為一種服務，以服務為導向，以滿足用戶需求為目標，積極拓展檔案利用渠道，提升檔案服務質量。

（3）在新時期背景下，還需要加快信息化手段在檔案管理中的應用，提高檔案管理的信息化水平，實現檔案信息的數字化、網絡化與智能化管理。

（4）檔案管理人員需要嚴格遵循相應的標準規范，明確自身的職責與使命，完善檔案管理流程與制度，加強檔案質量管理與監督，確保住房保障檔案的真實性與完整性。

3.創新管理模式

只有不斷創新住房保障檔案管理模式，才能保障檔案的收集、整理、傳輸、應用以及保存等工作的實效性，提高整體管理效率與質量。

（1）住房保障部門要積極整合各類住房保障檔案信息，建立統一的檔案管理平臺，實現檔案信息的共享與查詢。同時，要求各基層檔案管理人員，通過授權管理等方式加強檔案資料的安全保護，防止出現丟失、損壞等問題。

（2）檔案管理人員應積極采用條形碼、二維碼等技術手段，實現檔案的快速、精準管理。同時，還要積極引入智能分類系統，根據檔案屬性自動分類與歸檔，并將全文檢索、圖像識別等技術手段應用其中，提高檔案信息檢索與利用效率。

（3）住房保障部門還需要基于檔案管理工作的實際情況，加快檔案管理制度的完善，規范檔案管理工作的流程及方法。比如，建立健全檔案分類標準、歸檔范圍、保管期限、查閱等管理制度，確保檔案管理工作的規范化與標準化。同時，還要加強檔案質量管理與監督，確保檔案的真實性與完整性。

（4）要想充分發揮檔案資料的價值與作用，還需要加強與民政、財政等相關部門的協作，實現信息共享與聯動，提高住房保障工作的整體效率與質量。

（5）做好數據安全防護工作，實現檔案資源的共享與互通，確保住房保障檔案管理工作的有序開展。比如定期檢修和維護硬件設備設施，升級殺毒軟件，積極將防火墻技術、數據加密技術等應用其中，做好檔案數據信息的備份存儲工作。此外，檔案管理人員還要積極與科技公司的技術人員建立合作關系，共同參與檔案系統或平臺的研發，加快信息化、數字化和智能化的檔案管理系統建設，提高檔案管理工作的效率與水平。

4.優化服務方式

為了滿足各項工作的實際需求以及用戶的多元化需求，住房保障部門還需要優化服務方式，以加快住房保障檔案管理的創新。

（1）基層檔案管理人員除了提供傳統的現場查詢方式，還可以提供網上查詢、電話查詢等多種查詢方式，方便廣大用戶隨時隨地獲取所需的檔案信息。

（2）要根據廣大用戶的實際需求，為其提供定制化的信息服務。例如，定期向用戶推送相關政策、通知等，根據用戶關注的重點領域或主題，提供專門的檔案匯編或研究報告。

（3）住房保障檔案管理部門需要定期舉辦專題講座、展覽等活動，宣傳與推廣住房保障檔案的價值與應用。同時，還應加強與科研、文化等機構的合作交流，推動住房保障檔案信息的開發利用與創新研究。

（4）為了及時了解廣大用戶的實際需求，還需要建立用戶反饋機制，了解用戶對住房保障檔案服務的滿意度以及需求變化趨勢等信息，從而及時調整服務策略，提升服務質量。此外，還要鼓勵用戶積極參與檔案管理，提出意見與建議，增強用戶的獲得感與參與感。

5.加強檔案管理人才建設

檔案管理人員的綜合素質決定著檔案管理工作創新的進度與效果。因此，必須將加強人才建設放在重要位置，從而推動檔案管理的創新。

（1）住房保障檔案管理部門要積極引進具有先進技術與管理經驗的高端人才，尤其是具備跨學科背景、創新思維與創新能力的人才，為檔案管理人員隊伍注入更多的生機與活力。在人才引進中，應提高薪資待遇水平，加大各項福利補貼，以吸引更多的高端人才。還需要建立與完善人才培養機制，定期展開相應的培訓、研修以及學術交流等活動，提高檔案管理人員的專業技能與管理水平。比如，可以與高校、研究機構等合作，提供專業課程、研討會等學習資源。

（2）在住房保障檔案管理工作中，還應建立獎懲和晉升機制，為檔案管理人員提供更多的提升、發展機會。比如，設立獎勵制度，對于表現突出、能力優秀的檔案管理人員給予適當的獎勵與表揚，激發其工作熱情與積極性。通過晉升機制，將檔案管理人員的創新成果作為晉升的重要依據，鼓勵其積極投身創新實踐。此外，還要為其提供職業發展路徑，滿足不同檔案管理人員的發展需求，全方位提高其綜合素質。

（3）為了提高檔案管理人員的凝聚力，推動檔案管理工作的創新，還需要組織多元的團隊活動。比如，定期組織團隊拓展、聚餐和座談會等，增強團隊的凝聚力與協作精神，促進檔案管理人員之間的交流與合作。在團隊活動中，還需要鼓勵其實現知識共享與經驗交流，推動團隊成員之間的合作創新。

6.創新管理機制

管理機制的創新能夠為住房保障檔案管理創新提供相應的支持與保障。

（1）建立統一領導分級制度。住房保障部門應當積極參與檔案管理創新工作，配足配好檔案管理人員，確保檔案工作能夠有效開展。同時，要將檔案工作與其他部門工作做到同考慮、同部署，增強協調工作的力度，充分發揮管理制度的優勢。此外，住房保障部門還應當及時成立檔案信息化管理工作領導小組，負責統籌推進和協調本部門檔案信息化創新，做到專項任務專人負責，由主要負責人牽頭，分管負責人具體負責，形成一級抓一級、層層抓落實的良好工作格局。

（2）加強巡察監督制度。在住房保障檔案管理工作中需要以清單化方式列出具體內容，全面、嚴格開展巡查與監督工作。例如，檔案信息化管理、檔案工作組織管理、檔案工作制度執行、檔案業務規范以及檔案依法移交等內容，積極采用“線上+線下”同步巡察方式，通過數字檔案協同管理系統的線上執法功能，科學運用到檔案工作巡視巡察中，保障巡察與監督工作更全面、更細致，推動住房保障檔案管理的創新。

（3）完善考核制度。完善檔案管理考核制度能夠營造良好的工作氛圍和環境，調動檔案管理人員的積極性，促進檔案管理的創新。一方面，應將檔案管理人員的工作能力、創新意識、創造力等與績效掛鉤，對工作積極且能力優秀的員工給予相應的獎勵與表揚；另一方面，還要充分發揮督查作用，將檔案管理工作與創新效果，納入本單位的督查考核計劃，加強對各部門檔案管理創新工作開展情況的檢查，并將結果以文件形式發布通報，督促落實整改，進一步推動住房保障部門檔案管理的創新。

（4）建立信息化管理制度。首先，在實際工作中，應先建立檔案安全管理制度，積極借助現代化技術與手段，保障檔案資料的安全；其次，建立檔案信息化管理責任體系。在日常檔案信息化管理中，必須有明確的責任體系，分工合理、責任清晰，實行專人負責制?？梢栽O置部門檔案信息化管理專員和確定檔案信息化工作分管領導，負責檔案信息化的安全保障工作。同時，還要注意檔案信息化管理責任人員的安全教育，增強檔案管理人員的風險防范意識；最后，制定檔案常態化工作的規范制度，主要是指導規范檔案管理工作。比如，制定紙質檔案的數字化加工操作規范、電子檔案接收進館管理細則、電子文件歸檔管理制度等。加快檔案管理工作的創新制度建設，從而促使住房保障部門的檔案管理水平與效率得到大幅、快速的提升。

四、結語

綜上所述，住房保障檔案管理創新將影響檔案資料的安全性、完整性以及各項工作的開展效率。因此，在今后的實際工作中，通過做好合理規劃、更新管理理念、創新管理模式、優化服務方式、加強人才建設以及完善管理制度六個方面，實現檔案管理的創新，充分發揮住房保障檔案資料的價值與作用。

參考文獻：

[1]王秀麗.煙臺市保障性住房管理問題及對策研究[D].山東科技大學，2022.

[2]夏真.深圳市保障性住房檔案信息資源整合模式研究[D].武漢大學，2022.

[3]羅 艷.如何實現住房保障管理中心檔案管理的規范化科學化[J].現代商業，2023（32）：125.

[4]黃 誠，季育健.創新社會化聯絡與協作模式規范住房保障檔案管理的思考[C]//國家檔案局.檔案事業改革與創新——2013年全國青年檔案工作者研討會論文集.中國文史出版社，2023：8.

[5]劉 柳.民生檔案資源建設管理與利用服務研究[D].山東大學，2020.

（作者單位：山東省濱州市住房保障和房產服務中心）