關于醫院檔案管理工作創新的探究

作者簡介：李麗霞（1971—），女，漢族，山東濱州人，本科，館員，研究方向：醫院檔案管理。

摘 要：隨著我國醫療事業的快速發展，越來越多的老百姓得以享受到更好的醫療服務，醫院的各項管理工作也得到了社會大眾的廣泛重視。目前，醫院檔案管理工作仍然存在較多的問題，檔案管理工作缺乏全面性管理、創新性不足，阻礙了醫院檔案資源價值的發揮。只有不斷創新醫院檔案管理工作，才能給人民群眾提供更好的服務，也是保證醫院穩定發展的重要手段。

關鍵詞：醫院；檔案管理；工作創新

中圖分類號：G271；R197.323 文獻標識碼：A

醫院的服務能力是醫院管理水平的重要體現。醫院檔案管理工作主要是對醫院不同時期發展的信息記錄以及工作的各種紀要。在醫院的管理工作中，檔案管理是必不可少的一個環節，占據著重要地位。隨著醫療技術的不斷創新發展，對醫院管理工作提出了更高的要求，檔案管理工作的創新，為醫院健康、穩定的發展具有積極且重要的作用。

為了解決廣大群眾在醫院看病難、看病貴等一系列問題以及改善日益緊張的醫患關系，新醫改提出“以病人為中心”的醫療理念。為了有效提升醫院的醫療和服務水平，在新醫改政策中也重點提出了加速醫院管理信息化及數字化進程的要求。醫院在新時期面對新的要求，如何適應時代的變化，如何調整相應的管理模式，成為廣大醫療工作者亟須解決的問題，尤其是醫院管理模式創新成為重中之重。

作為醫院管理工作的重要組成部分之一，醫院檔案管理的重要性不言而喻。在探索醫院檔案管理工作創新模式的過程中，醫院管理者要清楚地認識到醫院檔案管理工作的重要性以及當前存在的問題，以便有針對性地解決問題，從而保證提高醫院檔案管理工作的效率，健全醫院整體的管理制度。

一、醫院檔案管理工作的重要性

檔案是個人、組織或者機構長期社會活動中產生的具有保存價值的文字、音像和圖表等的記錄，以紙質、電子數據和實物等多種形式存在并保存。作為社會一個特殊而又重要的組織，醫院是保證廣大群眾身心健康的重要場所。醫院檔案不僅記錄了一所醫院從無到有、不斷壯大的歷史過程，還詳細記錄了各類病案及治療方式、醫療科研項目成果以及醫院人事變動和各項基礎設施建設等內容，對醫院的發展和醫療技術的進步有著重要意義。在當前醫院的管理工作中，對檔案管理工作不重視以及缺乏對檔案管理工作的創新，都會導致醫院檔案管理工作停滯不前，甚至影響醫院工作的順利開展。

1.加強檔案管理工作創新是時代的要求

隨著經濟和科學技術的飛速發展，醫院檔案工作的負荷越來越大，復雜程度也越來越高，網絡化、信息化、多樣化和個性化發展是現代醫院檔案管理工作的必經之路。在這一形勢下，只有加強檔案管理工作的創新，才能更好地完成醫院各項資料的管理工作，發揮檔案在醫院工作中的重要作用。

隨著時代的不斷進步，信息技術、數字化技術已經在當今社會各行各業中得到廣泛應用，各種新型技術得以普及?？萍际堑谝簧a力已成為人們的共識，只有不斷地探索、創造和應用更新的科技成果，才能不斷改善和提高人們的生活水平和質量。這是大勢所趨，是新時代的要求。醫院檔案管理工作要緊跟時代潮流，與時俱進，不斷加強創新探索能力，滿足新時代人們對醫院醫療和服務的要求。

2.醫院檔案管理工作的創新，是醫院管理工作整體進步的要求

醫院檔案管理工作之所以在整個醫院管理中占據重要地位，是因為檔案保存著醫院的歷史發展、醫療成果以及病人信息等諸多關鍵的原始資料。在信息化時代，隨著互聯網、云計算和云服務等網絡信息技術的成熟和廣泛應用，醫院管理工作的模式也隨之改變，只有順應時代潮流，加快信息化、數字化建設的步伐，才能跟上信息時代的發展。作為醫院管理工作中的重要環節，醫院檔案管理工作只有不斷堅持創新改革，才能滿足醫院管理工作整體進步的要求。

3.醫院檔案管理工作創新改革是內在發展規律的必然選擇

新醫改政策下，以“病人為中心”的醫療指導思想，要求醫院提高服務質量和效率，也對醫院的管理工作提出了更高的要求。醫院檔案管理工作只有進一步加強科學化、規范化管理，才能為醫院整體醫療水平和服務的提高做出應有的貢獻。因此，醫院檔案管理工作的創新改革，是醫院內在發展的必然選擇。

二、醫院檔案管理創新存在的問題

1.缺乏健全的管理制度

有些醫院在開展檔案管理工作時，沒有明確工作人員的職責和分工，也未建立相應的監督機制，主要原因在于醫院沒有完善的管理制度，無法保證其規范性，從而造成工作人員對檔案管理不夠重視。此外，醫院檔案基本是分散管理，檔案分類不明、信息保存重復等現象時有發生，分散式管理極大降低了檔案的利用率，導致檔案缺乏安全性和完整性?？傊?，缺乏完善的管理制度以及檔案信息收集和管理得不到足夠重視，使得檔案管理工作嚴重脫節，造成檔案信息缺乏完整性。

2.基礎設備設施不完善

目前，不夠重視檔案信息化建設是我國醫院普遍存在的問題。部分地區醫院只重視使用、購買先進的醫療器械和提高醫療水平，對于檔案管理工作卻毫不在意，造成無法共享患者信息，對提高醫療效率來說非常不利。例如，在開展檔案管理時運用信息技術，需要配備相應的軟件和硬件設備設施，但在不重視檔案管理的情況下，醫院就不會投入足夠的資金，導致醫院檔案管理信息化建設進程緩慢。

3.醫院檔案管理工作人員缺乏創新意識

從相關調查中不難看出，部分醫院的管理人員對檔案管理工作的重要性認知不足，過于關注醫院的經濟效益，并不重視檔案管理工作模式的創新。此外，醫院檔案管理工作人員缺乏創新意識，依舊采用傳統的檔案管理模式。工作人員的認知不足，創新意識薄弱，導致醫院檔案管理工作中容易出現歷史檔案因歸檔不及時發生檔案信息丟失、病人檔案資料不健全等問題，影響了醫院的服務質量。

4.醫院缺乏專業管理人才隊伍

醫院領導對檔案管理的重要性認知不足，認為檔案管理部門屬于可有可無、無足輕重的部門。因此，對檔案管理工作人員的選擇未認真思考，導致檔案管理工作人員素質良莠不齊。學歷低、素質差的員工對于檔案管理工作缺乏責任心和專業技能，對檔案管理工作創新更是無從談起。

三、關于醫院檔案管理工作創新策略的探究

1.樹立醫院檔案管理人員的創新理念

經濟快速發展，提高了人們的生活質量，也讓人們對醫院的服務提出了更高的要求。為了更好地適應時代的發展，滿足人們對醫療服務的需求，醫院要提升整體的管理質量，尤其是醫院檔案管理。只有醫院檔案管理工作不斷創新，才能提升檔案信息的利用效率，更好地適應時代發展的要求。

首先，每一位醫院檔案管理工作者要深知檔案管理工作的價值，要充分認識到檔案管理工作的重要性。只有不斷提高檔案管理工作的質量，才能更有效地發揮醫院的社會服務屬性，有力推動醫院的穩定發展，推動社會進步。檔案管理工作者要樹立正確的管理價值觀，發揮檔案資源價值，讓醫院檔案更好地為每一位患者服務。

其次，醫院檔案管理工作者要樹立檔案動態管理理念。檔案管理工作者要認識到，檔案管理工作不是單純的保管工作，其不是靜止不動的，要改變傳統的檔案管理工作思想，在有序分類、妥善保管的基礎上動態管理檔案，以配合醫院各部門的工作，充分開發、利用好檔案資源。

最后，醫院檔案管理工作者要樹立高效的檔案管理觀念。在市場經濟環境下，醫院之間的競爭越發激烈，只有不斷地提高檔案管理工作的效率，在短時間內快速完成醫院各項檔案管理工作，才能增強醫院的競爭力，并促進醫院快速、健康發展。

2.要加強對醫院檔案管理手段的創新

在傳統檔案管理工作中，大量紙質檔案是主要的管理對象。進入信息化時代，隨著新醫改方案的出臺，其核心內容之一就是醫療服務信息化，這就要求醫院必須加強信息化、數字化手段的應用，尤其是檔案管理方面。

第一，將原有大量的紙質檔案通過掃描形成電子檔案并存儲到計算機中，通過年份、科目等展開分類編碼，方便隨時查詢，并能及時更新相關信息。同時，檔案管理信息化建設有利于檔案部門將文檔資料、患者信息以及醫院相關醫療資料統一集中管理，能夠做到信息共享，查詢方便、快捷，有效提高了檔案管理工作的效率。

第二，醫院各部門根據本部門的工作特點，對檔案的管理方式也會存在差異，統一檔案管理模式存在一些困難。通過電子檔案的共享功能，在一定程度上可以有效統一各部門的檔案管理制度，規范各部門的檔案管理辦法。在檔案管理工作中積極應用信息技術，通過網絡共享統一不同文檔的格式，方便了整理工作。在開展檔案管理信息化建設的同時，還應該科學、有效地保管重點檔案的紙質資料，開展雙軌制管理，對有重要價值的紙質檔案，可以按年份逐一排序整理歸納，交由檔案室統一保管。

第三，醫院檔案管理部門要定期召開檔案工作會議，及時了解各部門檔案管理工作中出現的問題，積極溝通協商解決。

第四，醫院各部門都要充分認識到檔案管理的重要性，設置專人負責檔案管理工作，并要展開定期培訓，提升檔案管理工作人員的能力。醫院主管領導要督促各部門負責人摒棄“各自為政”的舊觀念，要互相配合，使醫院各方面的信息能夠順利對接，真實、準確地反映醫院的情況。在保證網絡安全的情況下，醫院可以建立檔案數據平臺，開展檔案網絡化、信息化管理，促進檔案管理模式向現代化發展。通過檔案數據平臺，可以定期發送檔案管理通知、不同部門檔案管理注意事項等，提供檔案相關的管理知識，促進不同部門檔案負責人員共同進步。

第五，醫院要加大電子信息設備設施的投入。對于檔案管理需要的硬件設備設施醫院應及時投入資金，及時更新、升級電腦和掃描儀等硬件設備設施和軟件技術，保障檔案信息的傳遞更加便捷、順暢，從而提高醫院檔案管理工作的效率及質量。

3.建立健全檔案管理制度

不健全的管理制度會影響和制約醫院檔案管理工作的順利開展，為了提高醫院的醫療水平，必須建立健全檔案管理相關制度。

第一，完善檔案管理崗位制度。明確檔案分管領導的責任、義務以及各檔案工作人員的崗位職責和任務，督促檔案工作者認真做好檔案收集、整理、鑒定、保管、統計以及利用等工作。

第二，完善檔案歸檔制度。規范不同種類檔案資料的歸檔范圍、時間、保管期限和其他相關要求。

第三，完善檔案借閱制度。明確檔案借閱的審批、登記流程，在確保檔案安全和保密的前提下，充分發揮檔案資料的服務功能，促進醫院醫療事業的健康發展。

第四，完善檔案的保密制度。凡是屬于涉密級別的檔案，必須正確標明保密等級，安全、妥善存放，并定期檢查。同時，制定嚴格的借閱制度，對違反保密規定并造成不良后果者追究責任。

第五，完善檔案的鑒定、銷毀制度。對保管期限已經到期的檔案和已無存查價值的檔案，應該定期鑒定和銷毀。銷毀檔案應堅持審慎原則，并嚴格執行審批程序和保密規定。

4.醫院要重視培養檔案管理專業人才，注重提升管理工作者的專業技能

無論在哪個行業，技術創新永遠離不開專業的人才。但由于醫院對檔案管理工作的不重視，導致醫院檔案管理工作人員大多不是專業人員，經常由后勤人員或者醫務人員兼任，這些非檔案專業人員未經過專業培訓，因而沒有創新改革的思想意識。為了適應新時期的要求，達到新醫改政策對醫院信息化管理的要求，醫院應組建專業化的檔案管理團隊，對崗位工作者開展專業的技能培養。

在當前的檔案管理部門展開人員考核，調換不具備檔案管理工作能力的人員，使檔案管理部門的工作人員產生危機感，避免存在渾水摸魚的情況，留用積極主動提升專業能力的人員，并調入專業人員補充檔案管理隊伍。

緊跟時代潮流，在信息化時代背景下，醫院要對檔案管理人員開展全新的系統培訓。除了原有的檔案管理知識和相關醫療知識外，檔案管理信息化建設更看重人員對計算機等相關技術的掌握程度。因此，醫院要加強對檔案工作人員在信息技術等方面的培訓。

第三，有針對性地從內提拔和從外引進優秀的檔案管理專業人才，組成一支優秀的檔案管理骨干隊伍，以此提升醫院檔案管理的整體實力。

第四，要制定行之有效的績效考核機制，獎勵工作表現優秀、對檔案管理創新提出建設性意見的員工，對工作中不思進取、嚴重失職的員工要予以處罰，通過有效的獎罰制度，激勵員工對檔案管理工作的創新積極獻計獻策，共謀發展。

四、結束語

綜上所述，檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，也是醫院開展信息化管理的重要環節。因此，醫院要重視檔案管理工作，通過管理理念、管理手段以及人員素質的提升，引進先進的管理技術完善檔案管理工作，促進醫院檔案管理工作的創新，保障我國醫療事業的健康、穩定發展。

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（作者單位：濱州市第二人民醫院）