醫院檔案管理工作現狀分析和發展趨勢研究

作者簡介：李燕麗（1975—），女，漢族，山東廣饒人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。

摘 要：醫院檔案管理工作是醫院管理中不可或缺的一部分，和其他行業檔案管理工作相比，醫院檔案管理工作更具有特殊性，不僅包括了患者入院治療的病歷檔案，還包括了醫院各類原始信息，可以為醫院領導做決策時提供重要依據。因此，檔案是保證醫院正常運作的重要基礎，醫院中許多工作都和檔案管理有著千絲萬縷的關系，規范、高效的檔案管理工作有助于提升醫院的整體管理水平。隨著我國醫療改革的不斷深入，對醫院管理工作的要求也在不斷提高，醫院要全方位地審視工作中存在的問題與不足，從而開展優化改革，滿足新醫改的要求。此外，醫院還應重視檔案管理在醫療工作中發揮的重要作用，更新管理理念，制定科學、規范的管理制度，結合時代發展潮流，運用信息化手段，切實有效地提高醫院檔案管理工作的水平。文章通過對醫院檔案管理工作的重要性以及當前存在的現狀、問題開展分析，并探討了相應的解決方法。

關鍵詞：醫院檔案；管理；現狀分析

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A

醫院檔案管理是對醫院從初建到發展壯大以及對患者診治過程等各類數據信息展開收集、整理以及歸類的重要工作。醫院檔案是國家信息的重要組成部分，在醫院管理工作中，除了為醫院發展規劃提供翔實的的數據基礎外，還應對臨床醫學發展和相關醫學研究提供合理的依據。我國新醫改政策不斷落實，極大地提高了醫院的管理水平，但隨著醫療改革的不斷深入，對醫院管理、臨床等多項工作提出了更高的要求，如何加強醫院檔案管理工作成了擺在醫院管理者面前的重要課題。

一、醫院檔案的概念

醫院檔案是醫院醫療、后勤、基建以及人事等各方面的重要資料和歷史記錄。其對醫院的日常運營、醫學研究、基礎建設以及人事管理等都有著重要的作用，檔案管理工作的主要內容是整理和收集醫院醫療服務的所有資料，醫院檔案管理涉及的領域較廣，大到醫院全部醫療、人事和管理的檔案記錄，小到與醫院相關活動的方方面面。醫院檔案管理工作是一項十分具有挑戰性的系統工程，只有科學地做好醫院的檔案管理工作，才能保證醫院高效運轉和長期穩定的發展。

二、醫院檔案管理工作的重要性

1.醫院檔案管理是建立和完善醫療保險制度的有力保障，有利于醫療保險的順利實施。隨著社會經濟的快速發展，新醫改政策逐步落實，重要的工作之一就是建立和完善醫療保險制度。我國醫療事業不斷發展壯大，醫療機構的數量也在不斷增加，患者就醫后報銷醫療費用需要相關證明，醫院的病案作為重要的依據，在醫療費用報銷前，讓醫院查清患者的個人情況、醫院的處理方案及收費等信息，在落實后予以報銷，由此可見醫院病案管理工作的重要性。

2.醫院檔案信息可以成為法律證據，一旦患者因為工傷、交通事故等發生意外，病歷檔案能夠為其提供有力證明。病案能夠記錄患者的整個診療過程以及患病原因，能夠為患者提供有力的證據，如刑事案件被害人、工傷案件的傷殘鑒定、交通事故等，都能為患者提供有效的證據。

3.醫院檔案是醫院發展的永久歷史記錄，是醫療管理中必不可少的內容之一。包括了文檔資料管理、醫療項目建設、人事履歷管理、科研教學研究、基礎設施建設和財務報表等方面的文字材料、聲像及電子資料是醫院最基礎、最全面、最可靠的信息資料，其真實、客觀地記錄了醫院發展的歷程，對醫院發展具有十分重要的作用。

醫院檔案也是醫療工作者從事治病救人過程中寶貴的參考資料，其詳細記錄了醫院各個歷史時期的醫療工作情況，是以往醫療方案和臨床驗證的情況匯集，可為醫院后期醫療事業提供完整的醫療信息，能有效提高醫療管理和醫療科研水平，從而提高醫院的醫療質量。因此，醫院檔案是醫院匯集發展歷史及全方位知識成果的資料寶庫，通過對醫院檔案的分析和總結，可以全面了解和掌握醫院各方面的工作情況，并能為今后醫院的發展提供有價值的參考意見和依據，具有很大的開發利用價值。

三、當前醫院檔案管理工作的現狀及問題

1.醫院管理層對檔案管理工作缺乏重視，未建立有效的管理制度

醫院的傳統管理模式是以醫療救治為主，對于醫院管理層而言，“重醫療，輕病案”是慣有的思維，對醫院檔案管理重視不足，導致檔案管理部門未發揮出重要作用。醫院檔案管理工作不僅僅是簡單的打印、復印、外調及借閱等表面工作，還需要將醫院各部門的各類文檔分類、編碼、有序存儲并能快速調閱的復雜工作，檔案管理工作人員要有端正、嚴謹的工作態度和專業的管理水平。檔案管理工作中容不得一絲一毫的疏忽大意，否則容易造成檔案遺失、破損等問題，甚至出現需要保密的科研成果等重要文檔被人惡意竊取的嚴重問題，給醫院帶來巨大的損失。

當前，一些醫院會根據本院的實際情況，制定并完善醫療、行政、人事等方面的規章制度，但往往忽視了對檔案管理制度的制定，甚至沒有制定規范的檔案管理流程，使檔案在收集、歸納、存儲時發生混亂，不利于查找，影響了后期對檔案的再利用。此外，在醫院檔案管理中，由于缺乏保密制度，容易出現患者個人信息以及一些珍貴科研成果被泄露，帶來不可估量的損失。

2.缺乏對檔案的有效利用

醫院檔案管理工作沒有嚴格的管理制度，導致檔案服務應用落后。沒有完善的制度、規范的檔案管理流程，在檔案再次利用時導致查詢效率低，影響到檔案的有效利用率，造成資源浪費。

3.缺乏專業的檔案管理人才

檔案管理是一項對工作人員專業水平有較高要求的工作。醫院檔案管理工作更需要管理人員全面了解醫院各個科室使用、保存和歸檔的各類資料。在專業技能上，還要掌握計算機知識、軟件應用知識及相關信息搜索知識，只有擁有較高的專業水平，才能順利完成醫院檔案管理工作。當前，部分醫院檔案管理崗位缺少專業型人才，對計算機、軟件知識等信息技術了解較少，復合型人才更加稀缺，給醫院檔案管理工作的開展帶來困難。醫院應當培養更多高水平、高素質的復合型人才，以便順利推動醫院檔案管理工作的順利開展，真正提升檔案管理工作的質量。

4.缺乏信息化管理手段

進入信息化時代，以互聯網、云計算為主的信息技術已經在各行各業廣泛應用。在醫院行政、基建、后勤乃至人事等部門都展開了信息技術的普及應用，但在檔案管理部門，更多是添置硬件設備設施，增加電腦、掃描儀的數量，以提高檔案的電子轉化速度。但是，新醫改的核心目標是提高醫院信息化、數字化進程，作為醫院核心資料的管理部門，檔案管理部門應積極參與到信息化建設中，摒除原來僅是將紙質文件向電子文檔轉化的傳統工作思想。隨著信息技術的普及與應用，現代技術的發展速度已經超乎了人們的想象，如何將互聯網、大數據和云計算等先進的信息技術運用于檔案管理工作中，有效提高檔案管理工作的效率，是檔案管理人員需要思考的重要問題。醫院檔案管理人員要跟上時代發展的潮流，積極學習信息技術，以便更好地開展醫院檔案管理工作。

四、醫院檔案管理工作的發展趨勢及創新策略

在醫院管理工作中，檔案管理工作容易被忽視。新醫改的不斷深入，對醫院管理工作提出了更高的要求，作為管理工作中的重要環節，醫院應加強對檔案管理工作的重視。以往在醫院檔案管理中的不足，如缺乏有效的管理機制、欠缺信息化手段應用以及缺乏專業管理人才等問題，醫院要有針對性的改進，提高醫院檔案管理工作的質量和效率。

1.醫院管理層要重視檔案管理工作，建立有效的管理制度

醫院領導要重視檔案管理工作，深知其在醫院管理中的重要作用，并要清醒地認識到醫院檔案管理需要整體規劃，科學建立起一套完善的檔案管理制度，明確具體工作責任落實到人，統一醫院各部門的文檔格式，標準化收集、歸納和儲存檔案信息，以便于隨時搜索使用。醫院管理人員要學習《檔案法》等有關知識，結合醫院自身的實際情況，完善檔案管理工作的保密制度，在醫院檔案管理的存檔、調檔查閱、保密、存儲管理以及銷毀無保留價值的文檔等各項工作中做到有據可查、有章可循，規范工作人員的工作流程，避免出現不必要的損失，保障醫院管理工作良性開展。

2.合理開發利用檔案資源，充分發揮醫院檔案的價值

醫院檔案管理是一項長期、持續性的動態工作，其收集、保存的內容和方式在不斷更新，不僅是醫院歷史的記錄，還是醫院精神、文化形成的重要基礎。在保護醫院機密檔案和患者個人隱私的前提下，可以合理利用檔案資源，有針對性地在內部開放檔案，通過建立內部局域網，實現一定程度上的資源共享，將醫院內部人事調動、職稱評定、醫療成果等翔實信息定期發布更新，通過深層次檔案資源的利用，在提高檔案利用率的同時，也有助于醫院各部門之間的信息交流，提高醫院的整體辦事效率和服務質量，充分發揮醫院檔案的實用價值。

3.加強醫院檔案管理人員的專業水平

第一，醫院內部要大力宣傳檔案工作的重要性，各科室也要充分認識到檔案管理的重要作用，并積極支持檔案管理部門工作。醫院要根據自身的實際情況鼓勵全院全員參與檔案管理，加強各部門信息管理方式及技術的交流與討論，掌握醫院檔案資料的形成過程以及醫院檔案資料的特性，增強醫院檔案的有效作用，提高檔案工作的服務水平。

第二，醫院應制訂檔案管理人員職業道德和業務專項水平的培養計劃，通過各種培訓手段提高檔案管理隊伍的整體水平。在加強檔案人員檔案管理知識理論學習的基礎上，進一步學習和掌握信息化管理方式，定期對檔案管理人員開展檔案管理技能和計算機網絡技術的培訓，可以外聘相關的專家和技術人員到醫院開展現場工作指導，也可以開展外訓，創造有利條件參加各種學習班，提升檔案管理人員的專業水平以及專業素質，有利于醫院整體工作效率的提高。

第三，建立檔案管理考核制度。針對醫院檔案管理工作制定專項考核制度，提高對檔案管理工作人員的要求。只有通過相關專項考核，在基本素質和專業知識達到標準要求的檔案管理人員方可上崗。在嚴格制定考核制度外，醫院也要增設獎勵制度，采用多種方式鼓勵檔案管理工作人員不斷學習。

第四，加強檔案管理人員的自身修養。作為醫院檔案管理人員要具備大局觀和全局意識，要有高度的責任感。同時，要關注自我專業技能、知識的學習，要關注時代發展，在信息化時代積極學習并熟練掌握計算機操作，實現醫院檔案電子化管理，提高檔案管理的效率。

除了自身專業技能的提高外，醫院檔案管理人員要對自身管理的各類檔案高度負責，不管是借閱還是外調，要時刻關注其流向并詳細記錄，嚴格限制檔案借閱和歸檔時間，避免出現檔案破損、丟失等問題。

醫院檔案管理人員要樹立正確的檔案管理觀念，自覺遵守和貫徹檔案管理制度，改變以往被動的工作態度，加強同事間的相互交流和學習，提高自身整體素質，在實際工作中體現檔案管理工作的價值。

4.加強基礎設備設施投入，實現檔案管理現代化

醫院檔案管理是一項規范化、制度化以及現代化的高標準系統工程。隨著時代的發展，對檔案管理工作也提出了現代化的要求。信息技術的普及和應用，促使醫院檔案工作人員要通過新興技術對檔案管理工作開展科學創新?，F代化的檔案管理離不開必要的基礎設施與辦公設備設施的投入，計算機、打印機及掃描儀、網絡等現代化設備設施和軟件，促進了醫院檔案管理的信息化、數字化、自動化，充分發揮了現代科技的優勢，提高了醫院檔案管理工作的效率。

醫院要注重基礎設施建設和信息化建設，信息化建設是醫院的重要內容，也是新醫改對醫院的重點要求。通過引進先進的技術和現代化設備設施，利用醫院計算機儲存系統、電子檔案管理系統，開展電子檔案與紙質檔案并存的“雙軌制”，提高檔案管理的工作效率，減少檔案存放的空間，增加檔案資料的保密性。在信息化建設過程中，醫院要重視利用計算機、互聯網等科技手段，建立醫院完整的檔案數據庫，提高檔案管理的便捷度，有效降低檔案的錯誤率。醫院需要搭建資源共享平臺，檔案管理人員根據要求篩選、提取有價值的資料信息，加強與外界的聯系，建立互通平臺，逐步實現信息資源共享，逐步滿足醫院醫療、教學以及科研的發展需求。但在搭建與外界資源共享平臺的同時，醫院檔案管理人員要通過網絡管理、設置訪問權限等手段，確保醫院重要檔案的安全。

五、結束語

綜上所述，醫院檔案管理水平的高低是衡量一個醫院管理工作水平的重要標志。醫院只有重視檔案管理工作，才能提高整體管理水平及醫療服務質量。醫院領導和檔案管理人員要重視檔案管理工作的改革創新，認真分析總結自身檔案管理工作中存在的問題，改變傳統的管理觀念，通過建立完善的檔案管理制度、提高檔案管理人員的整體素質、增加基礎設施投入等行之有效的措施，實現醫院檔案管理工作的現代化、信息化、數字化、專業化和規范化，從而有力保障醫院穩定、健康以及持久的發展，為我國醫療事業的進步作出貢獻。

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（作者單位：東營市第二人民醫院）