互聯網時代高校畢業生檔案的現代化管理策略

摘要：隨著互聯網的迅速發展，各行各業都滲透了互聯網技術的應用，高校畢業生檔案是伴隨畢業生一生的人事檔案，因此，運用互聯網技術做好畢業生檔案管理工作具有重要意義。本文分析了高校畢業生檔案現代化管理現狀，在此基礎上提出了互聯網時代高校畢業生檔案的現代化管理策略。高校應運用互聯網技術制定檔案管理標準化流程，細化檔案管理工作制度，推進檔案管理智能化，建設“互聯網+”數字化檔案管理系統和宣傳機制，提高檔案管理的效率。

關鍵詞：互聯網；高校；畢業生檔案；現代化管理

引言

高校畢業生檔案是指記錄畢業生個人學業、成績、榮譽、實習經歷等信息的文件或電子記錄，這些檔案全面反映了畢業生在校期間的表現和成就，對于學校、雇主和畢業生自身都具有重要的參考價值，有助于推動高校教育的質量和畢業生的綜合素質提升，因此，提高檔案管理的真實性至關重要。通過充分利用互聯網技術，有助于提高檔案管理流程的智能化和網絡化，使管理更加便捷、高效，并確保信息的真實性和及時性。

1. 高校畢業生檔案的現代化管理現狀

1.1 信息采集技術較為落后

高校畢業生檔案管理在信息采集技術方面存在相對滯后的問題，部分高校仍然依賴傳統的紙質檔案管理系統，信息采集主要通過手工錄入，未能充分利用互聯網技術進行信息采集，導致了許多不便之處。首先，信息采集技術相對落后，使數據錄入煩瑣且容易出現錯誤，手動錄入數據不僅費時費力，還容易受到人為因素的影響出現錄入錯誤或遺漏，降低了檔案信息的準確性。其次，紙質檔案管理系統難以適應當今信息時代的快速發展，傳統的檔案室存儲方式限制了信息的便捷獲取和共享，在面對大量畢業生信息時，傳統系統無法高效處理，影響了檔案的管理效率。最后，由于信息采集技術的落后，檔案的電子化和數字化程度不高，難以充分利用現代化管理工具，影響了檔案在跨部門、跨系統之間的無縫協同，降低了整體管理水平[1]。

1.2 缺乏完善的檔案管理制度

目前，部分高校的畢業生檔案管理缺乏完善的管理制度，未能利用互聯網技術進行信息傳遞和溝通，導致信息傳播受阻、各部門溝通不暢，嚴重影響了管理效率。一方面，許多高校仍使用傳統的檔案管理方式，高校內部網絡安全建設不足，考慮到畢業生信息泄露的可能性，畢業生檔案數據往往被禁止通過網絡傳播，因此檔案管理部門主要通過電話、紙質文件、校園內部通告等方式進行檔案信息溝通，難以實現高效的信息交流；另一方面，畢業生檔案的信息化管理面臨技術障礙，紙質化的檔案資料往往只能由畢業生班級統一收集然后主動上交，導致檔案管理工作人員往往無法快速、及時地收集檔案資料，并且在檔案資料保存到檔案室后，學生如果想要查詢某些資料，只能由檔案管理員進行查閱，在檔案管理工作中往往只能單向傳遞信息。此外，在檔案管理工作中，責任機制不夠健全，執行力在制度實施的過程中受到一定制約，甚至機制運轉不夠順暢。

1.3 缺乏有效的質量把控機制

高校畢業生檔案的現代化管理缺乏有效的質量把控機制，導致檔案管理過程中存在潛在風險。首先，未能引入互聯網技術進行實時檔案信息更新，導致一些高校畢業生檔案的信息更新速度較慢，這直接影響了檔案資料鑒定的一致性。由于缺乏先進的信息化技術，檔案管理員面臨手工更新和錄入的煩瑣過程，導致信息的錄入和上傳不夠及時，且在巨大的工作量和人工輸入的條件下也可能出現一些錯誤。其次，單純地依靠人工操作，無法在短時間內將大量的檔案資料進行系統的歸納整理，導致在檔案收集和整理過程中可能遺漏關鍵數據，檔案資料的完整性受到影響[2]。最后，部分檔案管理部門的工作人員專業素質較低，不重視嚴格落實檔案管理工作流程規范，缺乏嚴格的監督和管理，缺乏互聯網、信息技術知識，導致檔案管理過程中存在一些流程性漏洞、人為性失誤等，造成檔案信息的遺漏或錯誤。

2. 互聯網時代高校畢業生檔案的現代化管理策略

2.1 運用互聯網技術制定檔案管理標準化流程

目前，部分高校檔案管理缺乏體系，缺乏規范化管理流程，檔案管理工作職責不清，難以保障檔案管理的工作質量和統一性。因此，高校必須建立完善的檔案管理標準化流程。首先，通過互聯網技術建立一個集中化的檔案管理平臺，將畢業生的個人信息、學業成績、實習經歷等數據整合存儲。其次，通過互聯網技術制定檔案的標準化流程，建立在線申請和審批的機制，畢業生可以通過在線系統提交檔案申請，而學校的相關部門可以通過系統進行審批和管理，提高操作的規范性。最后，利用互聯網技術還可以實現對檔案信息的實時更新和動態管理，高?？梢酝ㄟ^互聯網技術監控畢業生的動向，與畢業生進行溝通互動，從而及時更新相關信息，確保檔案的及時性和準確性。

2.2 運用互聯網技術細化檔案管理工作制度

制定檔案管理工作制度的過程，旨在提高管理效益并不斷提升工作質量水平，利用互聯網技術開發在線辦公系統，明確檔案管理工作流程，減少人工操作錯誤。首先，務必明確檔案管理制度的細則和具體要求，設定歸檔范圍，考慮未來工作職能調整和業務發展的可能性，充分考慮檔案的儲存完整性和資料的全面性，預設潛在風險，制定完善的檔案管理體系。其次，優化檔案管理的工作環節。不僅要落實檔案管理工作制度，還要制定歸檔計劃，實施集中化、全面化的歸檔管理，并不定期排查常見的工作問題，確保檔案工作的正確性，防止意外疏漏的發生。最后，還需進一步完善和重視檔案資料的交接工作，明確責任主體，保障交接流程的合規性和合理性，確保檔案資料順利交接[3]。

2.3 建設“互聯網+”數字化檔案管理系統

互聯網時代，高校畢業生檔案建設必須與信息化發展密切結合。高校應以“互聯網+”的思維模式為基礎，建立數字化檔案管理系統，逐步實現紙質檔案向電子信息檔案的轉變，使檔案管理過程更加現代、精細、智能，以提升管理效率和服務水平。

首先，高校在檔案信息系統的建設上需進行全面規劃，并為此提供足夠的資金和資源支持。積極引入云計算、大數據、人工智能、區塊鏈等先進信息技術，將畢業生數據儲存到信息系統中，逐步建設和完善畢業生檔案管理系統，為檔案管理工作提供更加便捷、智能化、系統化的信息系統，還需要考慮對系統進行進一步擴展，以滿足未來可能的需求和挑戰。

其次，高校應建立數字化檔案管理系統的專項資金，設立專業部門或崗位進行系統維護和優化，保障該系統的長期穩定運行。

再次，在檔案信息系統的建設過程中，高校應重點利用互聯網技術、大數據挖掘和分析技術建設高校畢業生檔案數據庫?？紤]增設更多的檔案信息種類，盡可能多地全面收集畢業生檔案數據，選擇文字、圖片、視頻等多種數據形式，為數據庫的建設提供豐富而多元的數據，為后期數據庫功能的調試和優化提供數據支撐。在數據庫的功能設置上，應建立互聯網在線查詢模塊，設置檔案管理員、企事業單位、教師、學生、學院等不同用戶的查閱權限，確保用戶能夠根據其需求和角色獲得適當的權限和功能；在進行數據挖掘和計算時，要注意保障相關數據的安全性和隱私性，根據不同級別的隱私信息和對應用戶的權限設定相應的安全保護措施。

最后，促進檔案數據共享，高校應結合社會實際和師資力量，使檔案數據庫資源更加豐富，為社會機構和大學生提供更全面的查詢服務。同時，要明確信息共享權限，確保資源在特定時間和范圍內通過局域網傳播，以防止檔案資源泄露。

2.4 運用互聯網技術推進檔案管理智能化

“互聯網+”時代，檔案數據不僅能夠起到查閱信息、方便管理的作用，通過對大量畢業生檔案數據進行匯集和分析，也能在就業趨勢預測、就業政策制定、戰略決策方面發揮巨大的價值。因此，高校需要推動檔案管理的智能化轉型，提升數據儲備與數據質量，更大程度發揮檔案數據的價值。高校要進一步推進檔案管理電子化和無紙化的進程。

在實施過程中，可采取以下幾種方案：

第一，探索如何利用互聯網技術和智能化技術實現檔案數據的收集、整理、分類、計算、預測等功能，對檔案數據進行深度利用，提高檔案工作的質量和效率。

第二，拓展畢業生檔案的內容范圍，探索通過互聯網技術實現電子檔案數據的接收，為智能化管理系統的建設提供充足的數據基礎，以確保數字檔案信息能夠深度挖掘。

第三，盡管目前檔案資料仍舊以實體檔案為主，但隨著檔案信息化建設的普及，數字化檔案將會成為主流。因此，高校需要著重研究如何利用數字技術實現對這類檔案信息的智能管理、數據挖掘，并提供更多的應用價值。例如，可探索開發利用智能軟件實現文件識別、自動錄入、提取關鍵詞等功能。

第四，高校應積極尋求外部合作，構建多元化的合作模式，共同推動檔案管理智能化的進程。高校應主動尋求與互聯網企業、科研機構的跨界協同合作，并發揮引領作用，建設檔案智能化管理研發團隊。通過與各方專業人員的緊密協作，有效解決檔案管理智能化建設中的挑戰，推動技術融合與標準規范的深入研究，促使檔案智能化管理在創新與應用方面取得更為顯著的發展。

2.5 建立“互聯網+”檔案管理宣傳機制

高校應與人才中心合作開展檔案管理各項工作，通過多渠道加強宣傳和教育，構建健全的檔案管理和宣傳工作機制。在新生入學階段，著手對新生普及檔案資料的重要性，在學生就業指導的過程中幫助學生深入理解檔案內容。在日常校園生活中，充分運用互聯網的信息傳遞功能，通過微信公眾號、微博、校園網等多種途徑，介紹畢業生檔案的內容和檔案管理的重要性，向學生滲透檔案資料管理意識，使他們能夠更主動地參與檔案管理工作。在職業規劃階段，要特別強調畢業檔案的重要性，提醒學生配合學校完成畢業生檔案收集工作。此外，通過獎懲制度提升檔案管理相關工作人員的積極性，使其更有動力投入檔案管理工作，提升整體工作效能，尤其要重視輔導員在檔案收集工作中的重要作用，對其進行系統性培訓，并將其列入輔導員績效考核。

結語

高校畢業生的檔案具有不可復制性，是高校畢業生踏入社會、考公考編、留學出國、升學深造需要出具相關證明的重要憑證，也是畢業生將來在辦理社保等社會誠信體系建設方面至關重要的材料。高校畢業生的檔案管理工作不僅能為評估學生的綜合素質提供依據，對企事業單位的人才選拔也具有重要意義。因此，高校需要積極將互聯網技術引入高校畢業生檔案管理工作中，借助互聯網信息技術，構建健全的檔案管理機制，提高檔案管理效率。

參考文獻：

[1]賀小芹.“互聯網+”時代高校畢業生檔案的現代化管理策略[J].蘭臺內外， 2022（2）：22-24.

[2]王穎.利用信息化手段為依托創新高校畢業生檔案管理的方法[J].科技資訊，2021，19（25）：71-73.

[3]溫曉麗.互聯網背景下現代醫院檔案管理改革策略和模式創新[J].科技風，2022（1）：65-67.

作者簡介：竇毅，碩士研究生，副研究員，研究方向：教育管理。