檔案數字化信息服務的特點、架構與實踐

王娜

摘要：隨著時代的發展，檔案數字化成為趨勢。檔案數字化不僅可以提高檔案管理的效率和精度，也提供了更好的安全保障和便捷性。檔案數字化信息服務具有便捷、快速、高效的優勢，數字化、數據化和知識化是其顯著特點。當前檔案數字化信息服務建設，應借助技術和工具載體，協同推進檔案數字化信息服務標準建設，打造檔案信息服務價值空間。在實踐中，檔案數字化信息服務包含從前端介入，到信息咨詢、公開，以及數字檔案展覽服務等多方面。

關鍵詞：數字檔案；信息服務；數據化；價值空間；共享服務

引言

現代信息技術不斷發展加速了檔案數字化轉型的步伐。新時期，為了更好地體現檔案信息價值，應重點在檔案數字化信息服務方面下功夫。明確檔案數字化服務特點，找到契合人民群眾和其他主體對于檔案多元化和個性化訴求切入點，構建檔案數字化信息服務架構，提升檔案數字化服務質量和水平。

一、檔案數字化信息服務的特點

檔案數字化信息服務是檔案服務新趨勢，隨著大數據、云計算、人工智能等技術與檔案服務的深度融合，不僅充分展現出了檔案信息價值，也使檔案服務手段和方式出現了新的特征，具體體現在以下幾個方面：

（一）數字化特點

數字信息技術與檔案服務的深度融合，實現了傳統檔案服務向現代數字化檔案服務的轉變，使檔案數字化服務體現出了創新、動態、開放、高效等特征。創新是指數字檔案以不同載體和形式快速傳播[1]。動態性體現出了檔案信息能夠被隨時記錄管理和利用。開放性體現出數字檔案能夠為更多主體提供服務，通過現代信息技術能夠實現檔案信息更大范圍共享。高效是指在數字檔案服務過程中改變了傳統面對面的檔案服務方式，借助數字化技術提升了檔案利用效率。

（二）數據化特點

借助大數據、云計算、人工智能等技術，能夠實現紙質檔案數字化處理，檔案管理部門擁有的檔案信息資源越來越龐大。利用數據庫技術能夠實現對海量數據資源進行組織、管理、整合。當前現代信息技術與檔案管理工作和服務工作的深度融合，使檔案服務呈現出了數據化特征。一方面，通過建立檔案數據庫，能夠對不同形式的各類檔案資源按照一定的技術標準進行轉化，存儲到數據庫之中，有效克服檔案分散管理的弊端，提升了檔案利用效率。另一方面，通過檔案數據庫管理能夠更好地實現前端控制和后端服務，大數據相關技術的應用，解決了非結構化檔案數據的存儲和數據挖掘問題，通過檔案數據化能夠使檔案知識“量化”，為不同主體提供更為豐富的數據檔案服務。

（三）知識化特點

信息時代背景下，電子檔案規模越來越大，檔案管理部門在檔案管理和檔案服務過程中需要適應時代變化。當前廣大人民群眾對檔案服務知識化訴求越來越強烈，相應的檔案管理部門在檔案數字化信息服務過程中也應將知識化作為突破口和落腳點[2]。檔案管理部門通過檔案的知識化利用，更好地契合了不同用戶對檔案知識的多元化訴求，借助新媒體技術和多媒體平臺可以實現檔案知識的分享和傳播。檔案的知識化利用是檔案管理部提升檔案服務質量，實現檔案知識增值的關鍵。正是由于檔案知識價值的存在，才體現出了檔案的有用性和可用性。在檔案知識被利用之前，檔案價值被埋沒。通過對檔案的知識化利用可以最大化地將檔案知識運用到人類社會實踐之中，發揮檔案數字化服務的社會價值、經濟價值和文化價值。

二、檔案數字化信息服務的架構

隨著現代信息技術與檔案管理工作的深度融合，要求檔案管理部門在檔案數字化信息服務過程中要對自身架構進行升級，借助技術和工具形成更為多元化的檔案數字化服務載體。通過大數據、云計算等技術的廣泛應用，構建數字化檔案數據庫，結合不同用戶需求形成多元價值空間，完善檔案服務標準，更好地發揮檔案數字化信息服務的特殊價值。

（一）技術和工具支撐下的信息服務載體

檔案數字化信息服務依賴于基礎設施、數字工具和各種信息技術。這些技術和工具的出現使檔案數字化信息服務變得更靈活。特別是電子檔案的出現深刻改變了檔案管理部門檔案服務載體。電子計算機的廣泛應用成為電子檔案處理的主要工具，數據處理技術為電子檔案管理和存儲提供了技術支撐[3]。新媒體平臺的出現為電子檔案服務提供了更為多元化的渠道，可視化技術為電子檔案服務提供了更多感官體驗。這些技術、工具的運用使電子檔案信息服務載體變得更為多元，不僅為電子檔案信息服務提供了必要條件，也使電子檔案信息服務質量得到了有效提升，能夠更好地滿足不同主體對檔案數字化服務的個性化訴求。

（二）檔案數據相關聯形成多元價值空間

從檔案數字化信息服務整個生命周期看，需要將檔案變成數據，然后將數據變成信息，最后傳導給服務主體，服務主體將檔案信息進行內化，最終成為知識，形成智慧。從整個流程看，數據是檔案信息服務的最重要載體，最終要實現檔案數據向智慧轉型，而智慧能夠為人們解決某些問題提供方式和思路。當前我們處于一個萬物互聯的網絡社會，檔案數據是檔案數字化信息服務的基本元素，其生存空間既獨立，又與其他空間緊密相連。檔案數據的獨立性體現在檔案數據管理可以自成體系。檔案數據的關聯性是指檔案數據與其他數據，特別是用戶數據能夠相互作用、相互影響。數據與人之間的關聯性能夠使人產生創造力，數據與人的多樣化需求關系為檔案數據多元化價值的實現提供了重要前提。一方面，通過檔案管理部門與用戶之間的合作，能夠更好地發揮檔案數據的價值。另一方面，檔案數據可以實現跨界服務，包含但不限于“產業界限”“學科界限”“平臺界限”，通過跨界服務能夠支持不同主體的實踐創新。

（三）檔案信息服務需求轉變下的檔案服務標準

檔案用戶需求是檔案數字化信息服務的源頭，當前廣大人民群眾對檔案數字化信息服務的需求出現了新的變化，相應也需要檔案管理部門及時地調整檔案數字化信息服務標準。傳統檔案服務主要以紙質服務為主，在服務過程中不同部門、不同行業、不同主體對檔案服務要求不盡相同，因此檔案管理部門針對不同檔案主體進行服務制定的標準也不統一，特別是在技術標準上存在著明顯差異，這些差異化標準對后期檔案數字化信息服務，特別是共享服務產生了制約。因此，新形勢下，要想進一步提升檔案數字化信息服務質量就必須與多元化主體共同建立共享服務標準，明確檔案數字化信息服務范圍、服務內容和相關技術標準。通過構建一個標準框架，保障檔案數字化信息服務質量。

三、檔案數字化信息服務的實踐

當前檔案管理部門獲得的檔案數據類型也越來越多樣化，數據格式越來越復雜化。在推進檔案數字化信息服務過程中，要充分認識到當前面臨的諸多困難，主動地引進現代信息技術，實現對海量檔案數據采集、挖掘、篩選、分析，實現對重要檔案信息數據的合理利用，最大限度地發揮檔案數據的使用價值。

（一）提供檔案查詢服務和在線咨詢服務

當前各級檔案管理部門在政府支持之下都形成了各具特色的門戶網站，這些門戶網站完全可以為人民群眾和不同主體提供信息服務。例如上海、北京等地區檔案管理部門均為用戶提供了在線查檔服務。在線查檔服務十分便捷，檢索窗口直接關聯檔案管理部門大數據庫，只要是數據庫公開的檔案信息，完全可以通過檢索窗口進行查閱，通過在線查詢能夠直接獲取相關檔案信息[4]。即使不能獲取相關檔案信息，還有在線咨詢服務，與服務人員進行溝通，就能夠獲得相關意見，甚至可以直接調取相關檔案信息滿足用戶的檔案信息查詢需求。

（二）提供檔案信息公開服務

為了更好地展現檔案管理部門檔案數字化信息服務的全面性，檔案管理部門有必要在“專業性”方面下功夫。對檔案館的館藏資源進行系統整合、開發，對能夠向社會公開的檔案信息要堅持“應公開、盡公開”原則。將其上傳到大數據庫供廣大市民查詢閱覽。同時檔案管理部門還應該注重檔案理論研究，將檔案研究理論成果面向社會公開，及時更新檔案專業動態，讓廣大人民群眾對檔案管理部門的檔案數字化信息服務有更多了解。

（三）提供線上檔案展覽服務

有條件的檔案管理部門還應該利用檔案管理部門管藏資源豐富的有利優勢，開展多種形式的線上展覽服務。通過打造線上數字展覽廳，以地方檔案為主、以區性檔案介紹為輔。形成圖片、視頻、動畫等多種形式的檔案展覽。讓檔案文化“活”起來、“動”起來，通過打造虛擬實景展廳，讓廣大人民群眾能夠在沉浸式的網絡環境中了解本地區的風土人情、地域文化以及與本地區改革開放相關的各種圖片、視頻。構成內容豐富，層次鮮明，具有邏輯感的檔案展覽服務體系，更好地展現新時期檔案數字化信息服務的特殊價值。

四、檔案數字化信息服務的保障措施

數字時代背景下，企業在檔案數字化信息服務方面獲得了更多元化的技術支持，同時也能夠為不同主體提供更有針對性的數字化檔案信息服務，進一步提升了檔案信息的利用價值。為確保檔案數字化信息服務順利進行，有必要完善保障措施。一方面，要將檔案數字化信息服務作為企業戰略加以落實，并給予充分重視，圍繞檔案數字化信息服務存在的具體問題形成有針對性的解決措施和方案。另一方面，要為檔案數字化信息服務提供必要的資金支持和人才保障。只有持續的提供資金支持，檔案數字化信息服務才能夠獲得新技術；只有完善人才保障，才能夠為檔案數字化信息服務提供高素質的人才，進而提升檔案數字化信息服務質量。

（一）重視頂層設計，確保數字化信息服務體系高效運行

領導層應充分認識到數字化信息服務的戰略意義，為其提供充足的資源和支持，并建立健全的管理機制，以確保數字化服務項目能夠順利推進。首先，企業領導層必須充分認識到檔案數字化信息服務的戰略意義和價值。數字化時代，信息化管理已經成為企業發展的必然趨勢，而檔案是企業寶貴的知識和智慧積累。因此，領導層應將檔案數字化信息服務納入企業發展規劃和戰略中，予以高度重視。其次，領導層應該為檔案數字化信息服務提供充足的資源支持，包含人力、物力、財力支持，確保數字化服務的順利進行。為了確保決策能夠落地實施，領導層還應建立健全檔案數字化信息服務管理機制，制定明確的決策流程和執行計劃，確保數字化服務項目能夠有序推進。

（二）納入企業預算，確保數字化信息服務能夠獲得持續資金投入

只有確保持續的資金投入，才能保障數字化信息服務的順利進行。首先，將數字化信息服務所需要的資金納入企業預算。企業領導層應該認識到數字化信息服務對于企業發展的重要性，明確其戰略地位和長遠價值，對其所需要的資金，將其納入企業的預算規劃中。新時期，隨著企業數字化信息服務的不斷推進，需要不斷的引進新技術、更新設備、挖掘人才，在這一過程中都需要大量的資金投入，如果企業在數字化信息服務過程中只注重了前期投入，后期資金不到位，勢必會影響設備技術更新速度，也很難引進優秀人才。因此，無論是從其發展角度看，還是提升數字化信息服務角度看，都應為數字化信息服務提供足夠的資金支持，更好地滿足數字化信息服務的各項需求，激發工作人員的創新意識和創新能力，實現服務內容和服務形式創新。

（三）培養專業團隊，為檔案數字化信息服務提供智力支持

企業應重視數字化信息服務團隊的建設，培養一支專業化的團隊，以提供優質的數字化信息服務。首先，重視內部培訓。企業應圍繞數字化信息化服務具體需求，對現有檔案管理人員進行系統培訓，包括數字化處理技術、信息管理知識等方面的培訓。培訓內容應根據檔案管理人員的實際情況進行量身定制，使其能夠掌握相關技能，并將所掌握的技術運用到檔案數字化信息服務工作之中。其次，要對外引進人才。企業可以面向社會積極招聘有經驗、有專業知識的專業人才，為團隊注入新鮮血液。同時，要為數字化信息服務團隊提供良好的工作環境和發展機會。團隊成員在舒適的工作環境下，會迸發出更強的創造力，更好的解決檔案數字化信息服務過程中出現的各種問題。此外，企業也要提供晉升機會，激勵團隊成員不斷進步，從而提高數字化信息服務效率。

結語

總之，檔案管理部門應主動適應時代發展趨勢，將檔案數字化信息服務作為提升服務質量的重要方面。管理部門應抓住檔案事業發展的機遇期，按照“站位要高，服務要好，思路要清晰”要求，切實增強檔案管理部門的服務能力和服務水平，實現檔案事業的快速發展。并嚴格按照“十四五”檔案事業發展規劃要求，加快推進檔案數字化、信息化進程，實現檔案數字資源的有效整合，不斷對服務手段和服務方式進行優化，助力經濟社會發展，滿足廣大人民群眾的多元化檔案信息需求。

參考文獻：

[1]王燕民，王大眾.乘勢而上 加速推進檔案工作數字化轉型發展[J].中國檔案，2022，（10）：30-31.

[2]梁紹紅，夏振華.浙江檔案工作數字化轉型的探索與實踐[J].浙江檔案，2022，（08）：45-48.

[3]戴柏清，秦順.國家文化數字化戰略下檔案館發展向度與實踐路徑[J].北京檔案，2022，（08）：16-20.

[4]林偉宏.檔案工作數字化改革應用場景研究[J].浙江檔案，2021，（12）：44-46.

（作者單位：中海油能源發展股份有限公司工程技術分公司）

（責任編輯：豆瑞超）