淺析組織人事管理系統的開發與探索

［摘 要］國有跨國工程企業存在管理項目多、項目人員雜、人員流動大等特點，人力資源管理是企業管理中的難點和重點；再加之國有企業實行黨管干部原則，在人力資源管理上區別于一般企業，對管理要求更加嚴格。因此，利用管理信息系統（MIS）提高國有跨國工程企業組織人事管理系統（以下簡稱“管理系統”）的科學性與有效性，是企業提高人事管理水平、增強人力管理效能、提高企業核心競爭力、促進企業高質量發展的關鍵成功因素。本文重點從實踐及管理創新兩個維度探討組織人事管理系統開發工作中的規劃、分析、設計、運行與維護四大環節。

［關鍵詞］工程企業；信息系統；組織人事管理系統；人力資源管理；開發

1? ? ?運用SWOT分析法分析管理系統規劃內容

運用SWOT分析，即基于內外部競爭環境和競爭條件下的態勢分析，研究企業內部優勢、劣勢和外部的機會、威脅等決策信息。

1.1? ?外部機會分析管理系統規劃

一是改革開放，隨著中國加入世界貿易組織和“一帶一路”建設的發展，一大批國有企業迎著“春風”走向世界舞臺；二是國有跨國工程企業在業主國家多年積淀贏得良好口碑；三是中外管理經驗融合碰撞，加速企業高質量發展；四是企業發展的穩定性和長久性，利于管理系統開發。

1.2? ?外部威脅分析管理系統規劃

一是政治環境，主要涉及項目的存續，合約的履約風險問題；二是經濟環境，主要涉及外部交易成本；三是法律、宗教環境，主要涉及項目勞資關系處理，勞動法律問題，宗教事務以及文化習俗問題；四是人文環境，主要涉及企業管理內部溝通成本以及外部交易成本問題，如企業所在地的社會治安以及社會治理情況直接影響企業管理費用高低［1］。

1.3? ?內部優勢分析管理系統規劃

國有跨國企業的內部優勢主要體現在經驗積累上，很多企業在國外市場開發上已經積累了幾十年的工作經驗，具有較為明顯的優勢；另外還有企業具有較好的信譽，主要表現在國家的政策支持和企業自身的資金、人員調整等的穩定性，對于開發組織人事管理系統，特別是專業性強、規模較大、穩定性強、理念革新較快的組織人事管理系統是有利的。

1.4? ?內部劣勢分析管理系統規劃

一是大型國有企業黨政體系堅持黨管干部原則，系統設計需要兼顧干部和一般人事管理的統一性和區別性。二是國有跨國工程企業管理工程多，人員多、流動性大，人員綜合素質差異性大，系統需要兼具靈活性、安全性、穩定性、可操作性和實用性。三是工程項目人力資源管理業務繁多，系統流程繁簡程度不易掌握。四是傳統的流程化管理系統較刻板，無法全局著眼，難以發揮人力資源管理的激勵、協調、創新潛力。

2? ? ?聚焦核心業務流程分析管理系統的功能定位

從整體架構看，管理系統按照便于管理的理念，主要包括兩個并列層，即組工干部層和行政人事層。從員工個體來講，員工從招聘到離崗，要經歷的主要流程相同；在干部管理上則需要考慮干部的選拔環節。因此，干部管理環節是交織在員工管理的整個流程中的，并非單獨區分，另成系統。綜上所述，筆者認為，組織人事系統搭建中，業務人員應聚焦人事管理主流程，即招聘、入職、培訓（貫穿始終）、試用、考評、調整、離崗七大環節；其中干部管理從“考評”分支，而后從“調整”切入，回歸主流程。（如圖1所示）

管理系統在功能定位上除了包含上述流程，還需考慮企業海外經營的特殊性、存續性和靈活性三方面內容。

2.1? ?海外經營的特殊性

系統功能定位上要考慮兼容業主國語言操作界面，安全訪問權限設定和不同文化元素，并考慮當地法律政策。筆者認為，在國外干部人員管理系統的操作上要特別注意系統的安全性、穩定性和保密性，重要信息錄入時可使用紙質加密在國內錄入，在訪問權限上可在國外訪問基本信息。

2.2? ?管理項目的存續性

系統功能定位上要利于在主系統下建立和撤銷各項目管理系統。各項目管理系統的建立要考慮好項目新建與項目結束后人事資料的導入及留存；同時在操作系統界面設計上盡量采用視窗操作，避免復雜的程序輸入，以建立用戶友好型操作系統界面為落腳點。另外，如果能實現系統使用者可以根據需要自行建立和撤銷項目子系統，那么將大大提高集團化公司使用管理信息系統的效能。

2.3? ?管理系統的靈活性

系統開發應盡量發揮人力資源管理在企業管理中的激勵、創新及協調作用。

3? ? ?通過綜合分析研判探索管理系統的設計工作

U/C矩陣是一種企業系統規劃方法。以字母U（Use）和C（Create）分別表示過程對數據類的使用和產生。

3.1? ?國有跨國工程企業組織人事系統的U/C矩陣

按照文章開始所講，管理系統應具備招聘、入職、試用、培訓、考評、調整、離職七大環節，在U/C矩陣設計中設定以上7個業務領域；以及面試公告、崗位說明、薪酬說明、面試測試、入職手續、崗級崗等、績效考核、崗位培訓、評先選優、職稱評定、技能考評、組織推薦、組織考察、崗位調整、職級調整、薪酬調整、離職、辭退、退休19個數據項。

3.2? ?U/C矩陣正確性檢驗的三個方面

（1）完備性檢驗。每個數據類必須有一個產生者和至少有一個使用者；每個功能類必須產生或者使用數據類。

（2）一致性檢驗。每個數據類僅有一個產生者。如果有多個產生者的情況出現， 則會產生數據不一致的現象。

（3）無冗余性檢驗。這是指每一行或每一列必須有使用者或產生者［2］。

3.3? ?組織人事系統可優化方向

（1）完備性檢驗：評先選優、離職、辭退、退休，四項為不完備項。

（2）一致性檢驗：面試公告、面試測試、入職手續、崗位培訓、評先選優、職稱評定、崗位調整、職級調整、薪酬調整、離職、辭退、退休為不一致項。

（3）無冗余性檢驗：未發現冗余項。

經過檢驗后，管理系統可優化為招聘、入職、試用、培訓、考評、調整、離職7個業務領域，以及崗位說明、薪酬說明、面試測試、入職手續、崗級崗等、績效考核、崗位培訓、技能考評、組織推薦、組織考察10個數據項。

3.4? ?優化后子系統劃分

根據U/C矩陣子系統劃分原理，可將管理系統的7個業務域劃分為三個子系統，即將“招聘”“入職”

“試用”劃分為一個子系統，命名為“入職”；將“培訓”單獨劃分為一個子系統，命名為“培養”；將“考評”

“調整”“離崗”劃分為一個子系統，命名為“調整”。

調整后的三個子系統存在流程上的邏輯關系，

即：入職—調整—培養—調整（調整和培養呈現循環模式）。

3.5? ?根據實際情況系統功能的增減和關聯

不同企業應根據自身實際情況增減子管理系統下的數據項，如企業文化、黨建工團等內容；同時，管理系統應根據實際情況與財務、行政、安全質量等系統關聯，形成一些數據在企業管理平臺共享和算法的關聯，如組織人事系統中員工離職流程的審計環節與財務系統掛鉤；員工的績效考核流程與行政管理的“三重一大”“行為規范”“效能督查”等工作關聯；員工的培養信息與組織干部系統關聯等。

3.6? ?發揮人力資源管理的激勵、協調、創新作用

3.6.1? ?如何做好目標導向動態管理，發揮人力資源激勵作用

如圖2所示，在實際操作中，績效管理人員根據員工的考核值與目標偏離度，通過績效反饋環節以及員工激勵方式進行校正，使員工的目標偏離度最小并趨近于目標值。因此，業務人員可在績效管理模塊中設置相應算法，以員工平均偏離度以及目標值為標準，及時提醒人力資源管理者員工績效目標偏離情況。

3.6.2? ?如何構建職級體系，發揮人力資源創新作用

人力資源管理學認為職級是一個系統概念，包括職系，如經營管理序列、生產研發序列、黨政工團序列、營銷策劃序列；崗級，如總經理、總監、經理、主管、一般員工；崗等，不同職系的崗位通過崗等可以進行比較。筆者認為職級與企業戰略和文化的關系是相互影響，相互促進的。勞動密集型企業如生產建設企業和兼具勞動密集型及知識密集型企業特點的互聯網公司一般會將技術序列的崗位等級抬高；而金融行業更注重營銷及管控，因此會相應抬高這類職系的崗位等級；一些運營型國有企業強調企業的平穩運行，在崗位等級設置上黨政部門具有較高的管理權限?？傮w來講，不同企業所建構的職級系統烘托了該企業的文化屬性，表現了企業所處行業特征、戰略導向、核心價值，是企業人力資源管理創新的重要切入點［3］。因此，業務人員可以在職級模塊中模擬多種模型，方便人力資源管理人員參考薪酬福利、績效考評、目標管理在不同模型中的變化。

3.6.3? ?如何調控子系統模式，發揮人力資源協調作用

經U/C矩陣優化后，子系統可設置為入職、培養和調整三個子系統模塊。筆者認為，“培養—調整—培養”模式，應按照一定速度適當調控，避免該模式過速，呈現“內卷”趨勢，造成員工疲倦；也應該避免速度過慢，呈現“脫扣”模式，造成員工懈怠。三個子系統間存在的關鍵事件、事件時間以及運行速度實際管理情況如下：

（1）試用期（轉正評定），3個月，速度100%（極限）；

（2）半年考核/述職述廉（綜合能力測評），6個月，速度75%（過快）；

（3）年終總結（干部儲備），12個月，速度50%（正常）；

（4）履職培訓（綜合評定），24個月，速度25%（較慢）；

（5）二次合同簽訂（勞動合同續簽測評），36個月，速度0%（極限）。

筆者認為人力資源管理者需要在“培養—調整—培養”模式中盡量協調，創造和諧的氛圍，杜絕員工入職3個月內的重大人事調整和36個月以上無人事調整變化的情況；同時應盡量將重大人事變化控制在以年為單位的周期中進行，如崗級調整和薪酬調整、崗位動遷等。因此，業務人員可在管理系統中的試用、考評、調整模塊中設計時間算法，提醒人力資源管理人員關注“內卷”和“脫扣”模型趨勢。

4? ? ?按照系統性原則考慮管理系統的運行與維護

企業的信息管理系統的運行與維護是一個長期過程，既需要考慮系統的升級換代也要考慮系統用戶的功能拓展，還要考慮系統的安全性與穩定性等。所以企業方應從長遠角度考慮管理系統的使用，包括業務拓展、安全性、可操作性等。管理系統的開發者，應在設計通用系統的基礎上嵌入適合不同企業的特色模塊，同時注意系統使用的安全性與保密性。

主要參考文獻

［1］托馬斯·索維爾. 財富、貧窮與政治［M］.孫志杰，譯.杭州：浙江教育出版社，2021.

［2］王永生，盧金鐘.基于U/C矩陣分層分析方法的高校信息標準建設研究：以內蒙古自治區某本科院校為例［J］.內蒙古工業大學學報（自然科學版），2016（4）：293-296.

［3］張明輝.人力資源總監教你做薪酬［M］.北京：中國鐵道出版社，2018.

［收稿日期］2023-08-09

［作者簡介］唐家樂（1986— ），男，河北承德人，碩士，經濟中級（人力資源管理師）/助理政工師，主要研究方向：管理科學與工程。