企業文書檔案信息化管理困境與對策

龐小宇

［摘 要］在信息化時代背景下，企業的文書檔案管理作為重要的工作業務，面臨著顯著的轉型升級機遇。傳統以人工為主的管理模式存在著很大弊端，不僅管理效能低下，而且還會因為管理不全面、不到位，增加重要檔案信息丟失或泄露的風險。而以信息技術助力構建現代化的文書檔案管理體系，能逐漸滿足新時期企業檔案管理工作需要。文章主要分析企業文書檔案信息化管理的意義，總結當前企業文書檔案信息化管理工作中的困境，并探尋有效的文書檔案信息化管理對策。

［關鍵詞］文書檔案；企業；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.06.061

［中圖分類號］G275.2［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2024）06-0192-03

0? ? ?引 言

在檔案體系中，文書檔案作為重要的組成部分，對管理工作具有較高的要求。因為文書檔案的內容比較繁雜，且操作難度較高，所以企業在具體實施文書檔案管理的過程中，需要樹立全新的管理觀念，適應信息化的發展趨勢，以先進的信息技術為載體，構建現代化、智能化的檔案管理平臺，實現文書檔案資料的全方位、綜合性管理，以提高整體的管理效能。

1? ? ?企業文書檔案信息化管理的意義

在開展文書檔案管理時，以信息化管理思想為支撐，加強管理工作的改革與優化，能夠進一步優化整個文書檔案管理的環境，使得管理人員擁有更便利的工作條件。在信息化平臺助力下，管理人員能夠實現文書檔案信息的智能掃描，以及集中而高效的管理，這樣能夠保證文書檔案管理工作效能更加突出。管理人員也能夠在計算機、互聯網等的助力下，實現文書檔案的智能搜集與科學存放，在保證分類更加精準的前提下，為后續的文書檔案檢索和應用提供便利條件。此外，文書檔案管理人員也能夠通過信息化管理，為各部門工作人員日后有效獲取文書檔案資源，提供更加便捷的操作環境。企業職能部門人員通過智能平臺支撐，在輸入密鑰之后，通過有效檢索能獲得相關的文書資料，并將其靈活應用于企業內部的各項業務活動中，這樣能有效降低在文書檔案資源檢索和應用方面的時間與成本投入。同時，加強文書檔案的信息化管理，能夠保證檔案存儲環境更安全，提高檔案存儲管理和使用的穩定性與規范性，避免出現因為操作不當而導致的重要信息丟失、泄露等風險。在意識到文書檔案信息化管理所具有的實踐意義和價值之后，企業需要結合具體情況分析目前文書檔案信息化管理工作中存在的困境，并明確接下來的改進和優化方向，以全面提高整體的管理水平。

2? ? ?企業文書檔案信息化管理工作的困境

2.1? ?管理人才信息化素養有待提升

與傳統的檔案管理工作模式不同，文書檔案信息化管理工作對于人才的專業素質有較高的要求。而通過分析可以發現，在當前的文書檔案管理領域，很多企業未能重點加強信息化管理人才的有效培養，導致內部管理人員在具體的管理職能發揮上，無法適應新時期的信息化改革要求，這嚴重影響了各項信息化管理工作的有序推進。比如，一些企業內部檔案管理人員的年齡較大，對于信息化管理體系缺乏了解和認識，整體的熟練度不夠，導致其在開展信息化管理工作的過程中，經常因為自身能力不足而出現明顯的失誤。這不僅嚴重影響文書檔案管理工作的實效性，甚至還導致檔案管理信息存在一定偏差，對后續文書檔案的應用造成不良影響。此外，面對新時期的改革要求，部分企業未能重點加強檔案管理人員的能力建設，缺乏培訓內容的整合以及培訓方法的多元化創新，使得文書檔案管理人員缺乏良好的學習環境，對新時期背景下的信息化管理體系以及具體操作要點缺乏了解，導致其在具體開展檔案信息化管理工作期間，容易因為自身專業素養不夠而帶來風險隱患，嚴重威脅后續檔案管理工作的高效開展［1］。

2.2? ?文書檔案信息化基礎設施建設不到位

在文書檔案信息化管理實踐過程中，多數企業在基礎設施的建設上仍然存在著諸多不足之處，如未能在資金方面進行科學規劃與安排，導致各項設施引進時缺乏資金支持，限制了企業內部檔案管理體系的現代化建設。再比如，在目前的檔案管理工作領域，部分企業的基礎設施明顯老化，很容易出現故障風險，這嚴重影響了文書檔案信息化管理的工作效能。同時，缺乏新時期智能化設備的引進和應用，也是檔案管理工作成效受到限制的主要原因。文書檔案信息化管理實踐期間，企業未能形成良好的安全意識，缺乏現代化安全防護設施，在開展信息化管理過程中，因為對檔案管理環境的監管不到位，而誘發許多風險隱患。這不僅制約了檔案管理工作的推進，甚至還會對今后檔案信息的規范利用造成不良影響。

2.3? ?文書檔案管理理念落后

通過分析可以發現，在當前的文書檔案管理工作中，企業目前所形成的信息化管理意識比較薄弱，仍然過度依賴紙質檔案，在管理模式以及管理手段上均缺乏良好的創新意識，這不僅會嚴重影響整個檔案管理工作的開展效能，甚至還會因為管理質量低，而威脅今后檔案管理事業的可持續發展。首先，在落實文書檔案信息化管理工作時，有關人員操作不規范，未能全面了解新形勢下檔案管理信息化改革的發展趨勢。在開展文書檔案管理時，仍然通過人工操作的方式整理實體檔案，整個實踐過程中不僅增加了檔案存儲的空間壓力，同時也會給管理人員帶來很大的工作負荷，這不利于管理人員的身心健康［2］。此外，在實施信息化管理的過程中，管理人員因為對現代化數字檔案信息的搜集、存儲和管理操作不當，導致重要的文書檔案信息丟失或泄露。長此以往，將嚴重影響企業內部的檔案管理工作質量，甚至還會因為所存儲的檔案信息不全面、不具體，對接下來的戰略統籌規劃管理造成很大的阻礙。

2.4? ?文書檔案信息化管理體系不健全

筆者通過分析發現，在當前的企業檔案管理中，文書檔案信息化管理體系建設不到位，導致文書檔案信息化管理體系不健全，對管理人員的創新意識以及所采取的行動舉措均存在著很大的制約性。這嚴重影響了整體管理工作成效，甚至還會因為管理體系不夠全面、不具體，使得管理人員在落實文書檔案信息化管理的過程中，很容易誘發多種安全隱患。這給企業今后的檔案信息存儲環境安全穩定建設造成不良影響，甚至導致重要的檔案信息丟失或者泄露，進而威脅整個企業經營發展的穩定性。此外，因為現有的管理體系不健全，企業對于檔案管理信息系統管理模塊以及各項功能的設置不夠科學，導致在具體落實文書檔案管理工作期間，因為信息化水平不夠，使得最終所呈現的管理成效較差，嚴重影響了整體檔案管理質量。

3? ? ?企業文書檔案信息化管理的對策

在意識到當前文書檔案信息化管理存在的主要困境之后，企業在接下來的檔案管理工作中，需要形成良好的信息化管理意識，結合當前社會環境下所衍生出的各種技術手段，確定接下來的文書檔案信息化管理措施［3］。

3.1? ?樹立全新的管理理念，加強管理團隊建設

為了促進文書檔案信息化管理目標有效實現，在今后的管理工作中，企業需要樹立全新的管理理念，正確看待信息技術助力下文書檔案管理工作所面臨的全新發展機遇，并有效解讀和分析新時期背景下的文書檔案管理戰略方針，以確定今后的信息化管理工作目標。根據當前的市場環境，引進更加專業的管理人員，明確其應該履行的管理工作職責，促使其能在接下來的檔案管理工作崗位上，形成正確的管理思想，基于自身所掌握的專業管理知識、具備的信息化素養，更規范且熟練地開展文書檔案信息化管理工作，以保證管理質量。

同時，企業需要全面關注新時期對文書檔案管理所提出的具體要求，全面調整培訓內容，開展規范性的培訓活動。要求管理人員參加各項培訓活動，了解文書檔案信息化管理中關于辦理、移交、接收、歸檔、借閱、查詢等各項功能模塊的操作要點，以促使其能夠有效適應和熟悉現代化管理平臺，基于文書檔案信息化管理要求有效展開實踐。此外，企業需要科學構建激勵機制［4］，督促管理人員發揮創新思維，結合新時期文書檔案管理工作意見和管理要求，探索更加先進的技術手段和管理方法。

3.2? ?建立健全文書檔案信息化管理基礎設施體系

在重點加強文書檔案管理工作創新的過程中，企業需要在資金方面進行科學規劃與設置，從而保證所構建的資金體系更加全面，驅動建設文書檔案信息化管理基礎設施體系［5］。首先，在投入充足的資金之后，需要從當前的信息化市場環境中，引進更加多元有效的管理設施，并進行資源整合，從而保證所構建的管理基礎設施體系在內部結構以及具體的功能上更加全面。比如，針對一些比較基礎的計算機等設備，企業需要在一定周期和范圍內進行更新和維護，這樣能保證檔案管理信息系統運行的整體效能。同時，企業還需要在必要的情況下，引進刻錄機、掃描儀等一些先進的設備，以提高檔案信息化管理效率。在智能掃描的過程中，就文書檔案所涉及的檔號、頁數、保管日期、責任人以及相關密鑰等基礎要素進行科學設置，以保證所記錄的文書檔案信息更加全面精準，為后續檔案的有效檢索和規范應用奠定基礎，這樣也能夠有效避免因為檔案信息存儲不精準而產生檔案管理風險。此外，企業還需要在重點加強基礎設施建設的過程中形成良好的安全意識，從檔案信息化管理體系運行環境的角度著手，分析其在具體運行過程中可能存在的安全隱患和不良問題，并制訂出更加科學可行的管理計劃，在多元化、現代化智能設施的支撐下，構建良好的安全監測體系，以便及時發現系統運行過程中所存在的不良風險［6］。企業還要采取有效的手段科學應對和處理，從而全面提高整體的管理實踐效能。

3.3? ?加強文書電子檔案管理功能模塊開發

在今后的文書檔案管理中，企業需要基于信息化發展理念革新傳統的管理思想，要形成良好的創新發展意識，認識到新形勢下的檔案管理轉型要求，發揮互聯網、大數據等信息技術的作用，在實施文書檔案信息化管理的過程中，需要注重電子文書檔案的有效構建［7］。這樣既能節省檔案存儲的空間，同時也能在信息技術的幫助下，全面提高整體的管理成效。有關人員可以利用現代技術手段有效搜集和整理重要的檔案數據信息，構建完善的管理和存儲中心。同時，管理人員還需要在實施管理的過程中，形成良好的創新發展觀念，不斷革新檔案管理具體的工作形式，形成現代化、智能化的管理體系［8］。這樣能保證管理人員基于所掌握的管理要素，科學有效落實各項管理工作，以全面提高管理實踐水平。

3.4? ?完善文書檔案信息化管理工作體系

企業需要明確文書檔案信息化管理實踐要求，在精準定位管理目標的前提下，引進多元化的信息技術手段，不斷改進和完善現有的管理體系，以保證管理體系的覆蓋范圍更加廣泛，使各項管理工作得以順利開展和實施。對此，企業需要做好科學統籌與規劃工作，引進更加多元的技術手段，優化設置文書檔案管理系統模塊，以及具體的管理形式和管理功能。同時，企業還需要構建良好的檔案信息共享服務平臺，加強多個部門的聯系，從而全面提高檔案信息的綜合利用率［9］。企業更要關注未來的發展趨勢，圍繞新時期的文書檔案管理目標展開分析，制訂更科學的管理計劃，立足于內部檔案管理行動要求，優化設置管理崗位，科學調整管理內容和管理方法，從而保證檔案信息化管理工作開展的成效，推動檔案管理工作在新時期背景下持續穩定發展。

4? ? ?結束語

做好文書檔案信息化管理工作，對于提高檔案管理質量，甚至提高企業整體管理效能十分重要。因此，企業需要分析當前文書檔案信息化管理中存在的困境，從樹立全新的管理理念、加強信息化管理人才建設、建立健全基礎設施體系、加強電子檔案功能模塊開發以及完善信息化管理體系等方面進行改進和優化，以保證構建的文書檔案信息化管理工作環境更安全穩定，能夠有序推進驅動各項管理工作的順利

開展。

主要參考文獻

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［9］王一波.信息化背景下文書檔案管理轉型工作分析［J］.蘭臺內外，2023（18）：55-56，59.