信息時代學校人事檔案管理的研究

藍新元

摘 要：隨著我國信息時代的到來，學校對人事檔案管理制度的制定方面還是存在很多問題，因此，學校在人事檔案管理工作上就需要進行適當的改革。本文通過對信息時代下學校人事檔案管理的現狀進行分析，從而提出了學校應該進行完善人事檔案的管理制度、促進人事檔案管理標準的統一、加強人事檔案管理現代化和信息化建設等人事檔案管理工作的有效措施。

關鍵詞：信息時代；學校；人事檔案管理；研究；改善對策

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1672-8882（2015）05-108-01

引言

在當今社會的發展中，隨著全面深化改革的進程在不斷推進，信息技術以及網絡技術的普及，逐漸進入了信息時代，我國的人事制度、用人制度、人才管理制度以及人才使用制度也在不斷地改革和創新以便更好的適應信息化環境的發展，這就必然導致了學校在人事檔案管理工作上也需要進行適當的改革，從而更好的實現學校人事檔案資源的優化管理，促進學校不斷的發展。

一、信息時代下學校人事檔案管理的現狀

（一）管理制度不完善

人事檔案管理制度是學校對人事檔案進行管理的前提，也是組織管理系統中的基本框架，能夠有效的保證檔案管理的秩序，對提升學校的經濟發展和組織效率具有重要的意義[1]。在信息時代的大背景下，學校對人事檔案管理制度的制定方面還是存在很多問題，及時很多學校已經按照國家或者教育部的相關規定制定了教學檔案管理辦法和報關方式等制度，但是對于學校人事檔案管理信息資源的制度還是不夠完善。而且，在有關調查中，只有一半的院校建立的有關的人事檔案管理制度，很多學校都沒有制定類似的管理制度，甚至還存在學校根本不清楚人事檔案相關管理制度。

（二）管理標準不統一

人事檔案是對人才的使用、開發、利用的過程進行記錄，是一種比較特殊的資源，也是學校對人員進行管理的一種手段，但是，就目前我國各大學校檔案資源的整合和共享還不夠科學合理，尤其是在信息時代的大背景下，檔案資源管理標準化的程度不夠高，無論是在當前的學校檔案管理方面，還是在檔案軟件開發的方面，都缺乏了統一、規范的標準。這就必然導致許多學校在人事檔案管理上存在很多問題，其資源整合和共享無法適應當前信息化教育環境的工作，具有一定的滯后性。

（三）人事檔案管理的人員隊伍素質較低

在信息化時代的環境下，學校的人事檔案管理是比較復雜且乏味的工作，在對檔案信息進行整合和共享的過程中，管理人員需要將所有的工作環節包括檔案數字化、檔案管理手段的現代化以及信息傳輸的網絡化等內容進行整合和分類管理，這就說明在各個工作環節中要求管理人員的素質能力較高。但是，在大多數學校，進行人事檔案管理的管理人員隊伍素質不夠高，其中大多數工作人員沿襲以往的檔案管理方式，無法適應信息化環境下的檔案管理工作，也存在有的工作人員雖然具備了檔案管理工作能力，但是缺乏計算機操作能力，使得其管理能力不能夠有效的發揮。

二、學校進行人事檔案管理工作的改善對策

（一）完善人事檔案的管理制度

學校在對人事檔案管理制度完善之前，學校領導一定要加強對人事檔案管理的了解，明確的認識到人事檔案管理在信息化時代的重要性，這樣學校才能夠更加重視人事檔案管理，從而進一步完善人事檔案管理制度，因此，學校領導需要經常檢查人事檔案管理的工作，通過及時發現人事檔案管理工作中出現的問題，來表明學校對人事檔案管理工作的重視度，從而對人事檔案管理工作過程中出現的問題進行及時的解決，這對人事檔案管理制度的完善是有重要意義的。而且，隨著現代化社會的發展，社會在不斷的改革，對人才的使用制度上和管理制度也在不斷地變化，這就必然導致相對應的人事檔案管理工作以及制度也需要不斷的完善和改革，這樣學校才能更好的對人才進行合理配置、合理使用、合理流動，從而發揮人才最大的社會價值。

（二）促進人事檔案管理標準的統一

學校如果希望能夠有效的對人事檔案進行整合和共享，就需要合理的運用計算機管理系統，同時還需要考慮人事檔案管理的實際情況以及人事檔案本身的特點，制定出適合本學校實施的標準化體系。通過對人事檔案管理進行標準化建設，不僅可以使得人事檔案管理人員按照國家的標準進行人事檔案的管理和操作，還能夠有效的利用計算機系統將人事檔案進行高速、快捷、方便的流動和傳閱，從而真正的為利用者服務。

所謂的標準化是指學校人事檔案資源整合技術的標準化、人事檔案整合的總體標準、人事檔案整合的管理標準以及人事檔案管理的工作標準，但是在目前學校人事檔案資源整合和共享的過程中，對其標準的設立不夠重視，沒有對其進行統一的管理和組織，因此，學校需要制定出標準要求，才能夠發揮出檔案資源的整合和應用價值，促進人事檔案管理標準的統一，最終提高人事檔案的利用率和效率。

（三）加強人事檔案管理現代化和信息化建設

人事檔案掌握著人才的信息，所以，學校只有有效合理地利用人事檔案這個人才信息資源庫，就能夠在最大限度上發揮人才的作用。在這個信息時代，信息技術快速發展，學?？梢岳孟冗M的科學技術設備，對人事檔案進行合理的管理，這樣提高了人事檔案的利用效率，也實現了人事檔案管理工作的現代化，并且學校想在人事檔案管理改革過程中提高人事檔案管理工作的水平和效率，不僅需要在設施上花心思，還需要重視對管理人員的培訓，讓人事檔案管理人員能夠充分了解這些現代化設施的基本操作，并且有效地運用到管理工作中，通過對管理工作人員進行定期或者不定期的培訓，讓管理工作人員熟練掌握和使用現代化設施設備，不僅要從理論上進行了解，還需要從實踐中獲得效果，這樣才能夠為學校人事檔案管理工作帶來高效、快捷、便利。

三、結語

綜上所述，在當今信息化的時代中，教育領域也逐漸實現信息化，在這樣的背景下，學校對人事檔案管理制度的制定方面還是存在很多問題，這樣一來學校對人事管理工作進行改革是十分必要的，通過完善人事檔案的管理制度、促進人事檔案管理標準的統一、加強人事檔案管理現代化和信息化建設等有效措施，可以適應現今社會信息化的發展需求，促進學校的發展，最終提高人事檔案的利用率和效率。

參考文獻：

[1] 烏日娜. 高等學校人事檔案管理的重要性及改善對策[J].辦公室業務，2015，06：70-71.

[2] 王春雨. 淺談強化學校人事檔案管理的有益探索[J].科技創新導報，2012，34：211.

[3] 陳雪云. 基于信息時代提高高職院校人事檔案管理人員素質的新思考[J]. 長春教育學院學報，2014，04：147+149.