新時期高校檔案數字化轉型發展研究

姚玲玲

(內蒙古財經大學 黨委組織部,內蒙古 呼和浩特 010070)

我國自“十四五”規劃提出推動數字化建設進程以來,數字化賦能社會的各個領域。黨的二十大把“推進教育數字化”寫入報告,給予了教育在全面建設社會主義現代化國家中新的使命任務,明確了教育數字化未來發展的行動綱領。高校作為教育領域的重要組成部分,在教育數字化戰略實施以來,積極響應國家號召,大力推動數字校園建設。[1]據國家統計局數據顯示,2022年普通本科、?？粕谛W生3659.40萬人,普通高校專任教師186.55萬人。由此可見,我國普通本、?？圃谛Ｉ藬?、高校專任教師數量規模龐大,檔案數據規模巨大而復雜,高校推動檔案數字化進程已成為必然趨勢。

一、高校檔案數字化背景

(一)數字化檔案概念

數字化檔案是隨著新信息技術的產生與發展所形成的一種全新的檔案信息形式。數字化檔案的建立基于信息技術,對各種載體上的檔案資料、信息、數據等進行數字化處理和儲存,同時利用了互聯網的相互連接,還可以進行檔案資料的交叉傳遞與流動,從而達到資源共享,提高信息數據利用效率。以數字化方式保存的資料,可使用電腦系統來實施科學管理,并按照設置的相應規則對數據和信息進行分類、整合,形成了一個有序、完整的檔案信息庫,為檔案數據和信息的管理與共享奠定了基礎。

(二)檔案數字化優勢

1.提升檔案管理和利用效率。數字化檔案可以在短時間內獲取、收集、整理與加工大量數據,簡化了檔案資料整理的步驟與流程,提高了檔案管理的效率。數字化檔案還能夠便捷地利用電子郵件、共享鏈接或云端儲存進行遠距離共享,能在多部門、多區域間進行檔案信息收集、整理與傳遞,有效提高檔案的歸檔效率。數字化檔案能夠通過關鍵詞檢索、全文搜索等功能,完成對資料的精準快速查找,降低檔案資料查找難度,提高檔案資料的利用效率。

2.減少檔案管理成本。傳統檔案管理需要投入大量的人力、物力對檔案資料進行收集、整理、分類、儲存、打印以及檢索,而數字化檔案則能通過技術手段代替部分或全部人工干預工作,以實現一次建設、循環使用的效果,不再重復進行紙質檔案資料的復印和保存,降低檔案管理中的人力成本。傳統檔案大多以紙質為主,在翻閱使用過程中,極易出現發霉、流失或損壞的情況。對此類檔案的儲存需要大量空間和相對嚴格的存儲環境,而數字化檔案能把檔案信息以數據的形式存儲在電腦或服務器中,減少了檔案管理所需的物理空間,降低了空間成本。[2]

3.保證檔案信息時效性與準確性。傳統意義上的檔案信息更新依靠人工方式,而數字化檔案系統利用互聯網等信息化技術手段對檔案信息進行收集和傳輸,實現對數據資料的即時修改和上傳,因此提高了檔案信息的及時性與準確性。傳統檔案的查詢、拷貝與傳輸過程復雜,必須有較長的準備時間,而數字化檔案通過大數據分析和互聯網對檔案信息進行搜索、復制與傳輸,實現對檔案資料的即時檢索與傳遞,進而提高檔案需求方收取檔案的時效性與準確性。

(三)技術支持

現階段在數字化建設背景下,將云計算、大數據分析、通信技術和人工智能等信息技術賦能高等教育領域,為促進高校信息化提供了必要的技術支持,為高校檔案實現數字化提供了更多可能性。云計算對高校各項檔案數據進行集成、處理和保存,提高了檔案分析的工作效率。云儲存實現了高校大量的檔案數據低成本的長期儲存。大數據分析技術對高校的各類檔案數據進行建模分析,為優化辦事流程和提升決策水平提供支持。特別是5G通信技術的發展,為高校檔案數字化提供了穩定的網絡環境,為數字校園建設提供基礎保障。

二、高校檔案數字化現狀

(一)高校檔案特征

1.數據量大。隨著高校各項管理、教學活動的不斷擴展,高校檔案中積累了大量有價值的數據,比如科研數據、教學檔案、學生信息、電子公文、會計憑證等。另外,高校還擁有大量寶貴的館藏檔案資料。高校豐富的檔案信息一方面推動檔案管理由傳統向數字化轉型;另一方面也為高校檔案收集提供大量數據,推動數據集群的建立,實現規模效應,有助于保持高校檔案的長期價值。

2.來源廣。隨著高校信息化建設的深入推進,高校檔案資料來源越來越多元,采集領域不斷擴大,檔案資料隨之由傳統單一的檔案發展為更加關注高校教育教學與日常管理的全景數據。但因為高校各業務系統建設之間缺少統籌規劃,使檔案資料在標準、類型與格式等方面存在差異,造成高校檔案數據形式多樣。高校檔案資料中非結構化數據增多,也導致高校檔案數據存在多元異構性特點。

3.需求多樣性。根據數據用途不同,高校檔案數據用戶人群可分為三類:高校行政人員、在校師生和畢業校友。高校行政人員需要檔案資料用來管理決策和組織歷史沿革,一般涉及規章制度文件、職務變動文件以及編制文件;在校師生需要檔案資料用于教學科研和文化學習,所需要的類別包括科研項目檔案、論文檔案以及任職資格檔案等;畢業校友則需要檔案資料作為憑證參考,一般用于職業就業和學歷認證,例如成績單、畢業證編號和錄取名冊等。

(二)高校檔案數字化存在的問題

1.采集難度大。數據采集是檔案數據管理的基礎和主要來源。隨著高校信息化建設的深入,多媒體設備及服務管理系統和智能終端的增加改變了高校檔案數據采集數量和范圍。其一,高校業務系統的建立缺乏統一規劃,存在諸多的系統,如:教務系統、財務系統等各系統之間數據無法有效傳輸與整合,導致高校檔案數據來源多元性、數據格式異構性、數據信息間關聯性較弱等問題,造成檔案數據出現數據重復等問題,檔案管理難度加大,管理效率降低。其二,由于檔案數據本身具有實時性與易逝性。目前許多高校尚未實現檔案管理系統與各業務系統之間智能銜接,也使部分業務系統的數據無法第一時間轉變為數字檔案進行存儲,從而導致部分檔案數據丟失,影響數字檔案的準確性與完整性。

2.管理方式落后。許多高校盡管已開始推動檔案信息化建設,但由于傳統工作理念深入人心,檔案管理仍然采取以紙質化管理方式為主的傳統工作模式,無法適應信息化校園建設環境下高質量檔案數據管理的需求。大多數高校仍采用紙質檔案與電子檔案并行的管理方式,在此方式中檔案的管理仍需要人工對檔案信息進行采集、整理與保管,檔案管理工作未能實現數字化檔案的優點。同時,在這種紙質檔案與數字化檔案并行的管理體制中,數字化檔案主要是對紙質檔案的電子版進行收集,并沒有深入高校各部門業務內容中進行數據采集。這些都導致了高校檔案管理效率和質量難以提高。

3.平臺不完善。高校檔案數據隨著校園信息化建設逐漸豐富,記錄著包括教學、科研、黨政、學生活動等內容,通過記錄與分析這些檔案數據可以發現學校建設中的問題所在。而目前高校數字化檔案平臺的服務內容一般以檢索、復制、提供證明等為主,缺少對檔案數據的深層次分析,沒有實現檔案數據對學校決策的支撐作用。大數據分析為獲取檔案資源提供了便利和快捷的方式,但它也給數據安全與隱私方面的維護帶來隱患,包括數據篡改、信息泄露、病毒攻擊,以及人為損壞等各方面因素。高校檔案資料中包含了豐富的學生檔案和科研檔案等機密信息,在互聯網科技高速發展的今天,這些機密信息的泄漏所造成的損失是無法預測的。大數據處理平臺依賴于計算機硬件,且數據本身存在相當的局限性,且沒有專門的技術人員實施后臺管理和維護,導致了用戶在信息安全和隱私保護方面存在困難。

4.管理人員能力不足。高校檔案數據管理人員的素質與能力直接影響高校檔案數據的管理水平。目前,多數高校的檔案管理人員尚未完成從傳統檔案管理思想向數字化檔案管理理念的轉變。傳統的檔案管理理念導致檔案管理人員在開展檔案管理工作時,往往只強調檔案的憑證價值,而忽視了檔案數據對高校決策的重要支撐。同時,部分檔案管理人員對檔案數據的內涵、產生、表現形式等方面也缺乏深刻的認識和理解,沒有把檔案數據資源管理作為其分內之事,也不能提供檔案數據訂閱、在線檔案數據和個性化服務等功能,以滿足不同用戶的需求。此外,大部分檔案管理人員專業單一,缺乏自動化、數字化、網絡化技術等現代信息化專業知識,無法滿足當下高校對檔案數據管理員的工作要求。

三、高校檔案數字化措施

(一)增加資金投入,優化信息服務設施配置

高校檔案數字化是一項系統工程,包括總體設計、軟件選擇、檔案整理與錄入、系統管理、數據備份與查詢管理、安全措施等。確保實現高校檔案管理數字化需要加大對高校檔案數字化建設的資金支持力度,設立專項經費,在資金預算、人才引進和技術配套方面盡可能解決所需經費。針對高校各業務系統與數字化檔案管理系統的銜接問題,需要建立數據接口,實現與科研系統、教務系統等業務系統的無縫銜接,同時在查詢接口程序中增加查詢檔案資料功能,減少數據重復以及數據間關聯性差的問題。[3]

(二)健全檔案數字化制度

根據數字校園建設的要求,高校檔案管理對各種制度進行完善,對業務流程加以優化,使之嵌入信息系統中,并嚴格執行。首先,構建起一套科學合理的高校內部檔案數據標準,并根據學校的實際情況,對各個業務部門產生的數據字段進行編制,對電子文件的產生、保存以及電子檔案信息資源管理利用等方面進行規范管理。從而,就可以實現了對學校檔案數據的管理過程進行優化的目的。其次,明確高校檔案數據各主體的關系與責任,建立適應高校檔案數據管理需求的管理主體和組織架構,避免各個業務部門之間職能交叉的情況,防止因重復建設而造成人力和物力的資源浪費。[4]最后,完善檔案數字化制度應包括保密制度、電子文件歸檔管理制度、查閱利用制度、檔案鑒定制度、檔案銷毀制度、網絡安全管理制度及工作人員崗位目標責任制等各方面,并且要在實際工作中不斷完善,不能一成不變,使制度喪失權威性。

(三)完善檔案數字化系統

建設專業智能的高校數字檔案管理平臺,不斷完善檔案管理系統與其他業務系統的銜接功能,對高校檔案數據資源進行整合,促進檔案數據資源的有效供給。深入分析檔案數據、用戶需求,提供精準的個性化服務;提高數字檔案系統的網頁布局與信息檢索功能,包括高校檔案數據的網絡服務,提升平臺的智能性與實用性。比如:提供在線電子郵件服務、在線公共目錄查詢、光盤遠程搜索服務、視頻點播業務等,提高檔案管理部門的服務效率。

高校檔案部門要充分認識到檔案數據安全管理的重大意義,提升檔案管理人員的安全保密意識,將相關責任落實到個人。在提高檔案數據安全管理自覺性的基礎上,制定專門的高校檔案數據安全管理制度,如完善高校檔案數據應急制度、數據備份制度以及數據安全保密和監管制度等,從制度層面確保高校檔案數據的安全可控。另外,高校檔案管理部門需要不斷學習數據安全管理技術,如:信息安全保密技術、隱私保護技術、訪問控制技術等。同時,還要采用切實可行的網絡安全技術手段對“病毒”和“黑客”等行為進行防范和監控,如使用安全級別較高的操作系統,及時進行系統漏洞、補丁升級,并定期對數據庫進行異地備份、多重備份,維護好數據庫事務日志,嚴格實行用戶身份認證、訪問權限控制等措施建立檔案監控機制,確保高校檔案數字信息的安全可靠。[5]

(四)加強檔案管理隊伍建設

高校檔案數據管理人員應該打破傳統高校檔案管理模式的束縛,以用戶為中心,積極轉變傳統的檔案管理和服務的思維理念,樹立主動服務理念,主動成為檔案信息資源的管理者、組織者、傳播者和信息使用的引導者,促進高校檔案數據服務模式的轉型。高校檔案管理部門必須加大技術型人才的引進力度,提高檔案數據管理主體隊伍的整體水平?？梢砸M檔案管理專業優秀人才,同時也重視對跨專業、跨學科人才的引進,例如具備計算機、文學和信息技術等相關知識的人才。另外,高校檔案管理部門還應主動加強對新型檔案數據管理人才的培訓,并為原有的檔案管理人員拓展學習平臺,提升其自身能力素質,例如邀請專家舉辦講座,實行人才交流互通機制,加強校際間的學習交流等。

(五)加大檔案數字化宣傳

多渠道廣范圍的宣傳檔案數字化,讓高校師生更深刻地理解和認識檔案數字化轉型的內涵和意義,愿意配合和支持檔案數字化工作。因為在檔案數字化轉型過程中,檔案管理部門是牽頭部門,廣大師生才是信息的產生源頭和數字化轉變的中堅力量。因此,檔案部門可以利用微信公眾號等平臺對檔案系統的構成、各模塊的功能、操作流程等進行全面細致講解,讓師生更詳細地了解檔案數字化建設情況,更熟練地操作檔案系統,并切實體會到檔案數字化帶來的便利。[6]

眾多高校檔案管理順勢而為,將數字化改革作為工作重點。目前,數字化檔案管理體系建設尚處于探索階段,各高校的數字化檔案管理仍存在諸多問題。但隨著信息技術的發展與高校重視程度的不斷提高,高校數字檔案管理系統將持續完善,為高校師生提供更加便捷的服務,推動數字校園建設。