智慧檔案建設模式下高校學生黨員檔案管理的路徑研究

文/西安歐亞學院 常佳

一、引言

高校學生黨員檔案記錄了學生由入黨積極分子到正式黨員期間在學習、生活以及思想等方面的相關情況，一方面，它可以反映出學生在成長過程中的學習狀況，是其成長過程中的見證，同時也反映出大學生從在校學習到步入社會后思想變化的一個過程。另一方面，它可以從側面反映出我國社會經濟、意識形態等方面的發展狀況。隨著經濟全球化、信息化時代的來臨，對高校學生黨員檔案管理工作提出了更高的要求。高校檔案管理工作中，傳統、落后的管理方式和手段已無法適應新形勢的發展，它所帶來的種種弊端和問題，對高校檔案管理工作產生了一定的影響。在信息技術飛速發展的今天，智慧檔案的建設也越來越迫切，檔案工作的開展將不再局限于檔案的保存和利用。利用新一代的電子信息技術和方法，可使高校學生黨員檔案資源的整合、共享、服務功能得到充分發揮，從而推動高校學生黨員檔案工作向智能化方向發展。

二、高校學生黨員智慧檔案建設管理的重要意義

（一）提高檔案管理工作實效。根據智慧檔案建設的背景要求和技術條件，在進行高校學生黨員信息管理時，采用信息化的方式進行控制，可以解決傳統檔案管理中管理任務繁重、定位不準確等問題。該系統可實現對黨員資料的直觀化和精細化，有效提高黨員資料的科學性和精確性。同時，高校實施智慧高校黨員檔案建設模式，引進了網絡信息檔案管理設備，可以提高信息數據的管理效率以及管理質量，檔案工作的質效提升更加顯著[1]。

（二）提升信息管理工作效率。高校采用傳統的管理模式對學生黨員檔案信息資料進行收集、整理時，其歸檔工作十分繁雜，工作量大，且易出錯，檔案工作往往呈現滯后性，師生查閱的時間會被推遲，調取檔案需要耗費大量的人力物力，導致檔案管理效率低下。在目前高校人力和財力有限的條件下，采用智慧檔案建設模式來改善工作方法，提高工作效率，不失為一種有效的方法。通過信息化手段對學生黨員檔案信息進行管理，將檔案工作的重點放在信息采集和數據建立階段，一旦數據收集完畢，就可以實現用戶的實時查詢，檔案管理的效率與效果將顯著提高。數字檔案建設管理能夠克服傳統紙質檔案建設管理中存在的弊端，擺脫傳統載體的制約，實現檔案建設管理的變革。隨著信息技術的飛速發展，在原有的數字檔案建設和管理的基礎上，高校學生黨員智慧檔案建設管理還融合了人工智能、大數據、物聯網、云計算等先進技術，以自主的、全方位的信息化檔案建設管理模式，對學生黨員的發展進行實時的追蹤和引導[2]。

（三）滿足時代進步發展要求。黨的十八大以來，我國高校不斷深化從嚴治黨，各級黨組織也越來越關注和發展大學生黨員，根據《中國共產黨黨內統計公報》，截至2022年12月31日，2022年新發展黨員共計244.9萬名，其中學生人數為93.6萬名，占總人數的38.2%。這一數據說明，要想保持黨員的先進性，保持黨員隊伍的高質量發展，就必須不斷提升大學生黨員的培養質量。新形勢下，黨的建設對黨員發展提出了更高質量和更嚴格的程序。在智慧檔案建設模式下，在對高校學生黨員的檔案信息進行管理的時候，要將重點放在信息化建設上，選擇信息化管理模式，可以將管控工作效果提升到更高的層次，這與高校新時代黨建要求相一致[2]。此外，利用信息化的形式，對學生黨員進行檔案資料的管理，并針對數據實施及時采集、傳遞和使用，滿足了時代的發展需要[3]。

三、高校學生黨員檔案建設面臨的困境

（一）管理體制不完善，制度規范不到位。目前，中國高校學生檔案管理工作缺乏一套規范化的制度，所以高校學生檔案管理工作并未形成一種科學有效的工作模式。在高校學生黨員檔案的管理過程中，在檔案的收集整理、歸檔保管、借閱利用等檔案管理工作中，每一個工作程序之間都存在著緊密的關聯，任何一個環節出現問題，都會影響到整個程序的完整性和正確性。制度、法規缺乏執行力，管理責任劃分不清晰，具體的管理體制也沒有清晰地規定，很難有效地利用人工智能、大數據等技術來對檔案數據的內容進行深度的處理和利用。這就導致了部分檔案不能及時歸檔，進一步引起檔案的損壞和丟失，使得檔案的管理不能適應現實的需要[4]。

（二）管理人員不專業，管理職責不清晰。目前，我國高校檔案管理工作人員大多為兼職人員。部分檔案管理人員在面對大數據、智能化系統的運作時，難以適應，不能有效地進行檔案數字化管理平臺的構建，從而無法提高管理效率。加之目前高校檔案工作中存在著大量的高層次人才短缺問題，這些問題直接制約了高校檔案數字化工作的順利開展。與此同時，一些檔案管理人員對資料庫的運用能力不足，無法融合智能系統、區塊鏈、云計算等先進技術，對檔案資料進行全面的分析、處理和總結，導致無法保證后期檔案存儲的安全性。隨著智慧校園的建設，高校檔案數字化管理正在不斷地向前推進，但在此過程中僅依靠現有的檔案管理人員是遠遠不夠的，因此，對人才結構進行優化已成為當務之急。在檔案材料的審核、整理以及歸檔等檔案管理具體工作內容方面，往往缺乏專門的人員，從而造成了歸檔工作不及時。此外，由于職責分工不明確，導致缺乏系統化地管理，給后期的檔案管理與具體的查閱與調動帶來了困難。

（三）管理方法不科學，管理模式不先進。信息時代下，科技的發展一日千里。因此，高校都在向著信息化的方向發展，高校的教育方式也在持續地進行著改革。但是，由于檔案管理與理論課聯系不密切，因此，它并沒有受到足夠的關注，也沒有被很好地利用。高校將更多的精力和財力投入學生管理、智慧校園建設等工作中，而在高校學生黨員檔案信息化管理方面卻一直處于被動等待的狀態。大部分高校的檔案管理工作仍處于傳統模式，沒有充分利用現代科技手段。大部分高校的檔案管理仍以紙質檔案為主，對電子檔案的管理更多是流于形式，很少有專業的工作人員能夠熟練地運用電子檔案的管理方法與技術。因此，檔案信息化建設工作難以進行，這也一定程度上影響了高校黨員檔案信息化管理模式的發展[5]。

四、智慧檔案建設模式下高校學生黨員檔案管理的實現路徑

（一）重構信息化檔案業務流程。高校學生黨員檔案智慧化建設與傳統的檔案管理模式不相適應。為此，應加強各方面共同努力，以提高高校黨員檔案的管理水平，提高高校黨員檔案的信息化更新成效。高校應在制度、理念、政策、人員、設施等方面不斷更新與完善，以高效、創新的管理方法與科學的信息化管理模式，全方位地提高檔案管理的整體水平。在推動高校黨員檔案信息化的過程中，要根據《全國檔案信息化建設實施綱要》，在人員配備、查詢、存儲和數據傳遞等方面，加強管理，完善制度。同時，要結合實際，積極構建完善的硬軟件管理體系。信息化是建設智慧檔案管理體系的重要手段，可靠的硬件系統，是從傳統的檔案管理向信息化轉變的保證。只有在硬件足夠強大的情況下，軟件才能發揮出最大的作用。

（二）建立科學合理的信息資源分區和信息資源管理目標。通過重組信息化檔案的業務流程，采用完善的檔案管理工作流程，可以有效地改善傳統檔案管理中的缺陷。同時，還應對管理方案進行改進，確保檔案信息化管理的整體成效。從數據收集、數據編號、數據歸檔三個環節對檔案信息系統進行了全面的分析，從而保證了檔案信息系統的精確性與質量。當然，還可以重組并改進整個檔案業務流程，以便能夠使檔案管理流程的各項環節都能更好地與信息技術進行有效融合，從而突出現代化和信息化檔案管理的優勢和特點，使檔案管理的效果得到全方位的提高[6]。

此外，相關工作人員還可以從檔案管理過程中的具體環節出發，利用相關的信息技術進行分析與探索。在高校黨員檔案管理工作中，以智慧檔案建設為基礎，利用信息技術，對檔案信息化發展和工作流程進行改進，從而使得檔案管理過程更加明晰和完善，使得黨員檔案管理的基本目標得以實現。

（三）拓展檔案信息化服務能力。在智能檔案信息技術的支持下，檔案管理及其相關的服務工作將得到極大地擴展和提高，在保持傳統檔案管理工作優點的基礎上，還能利用信息技術的模式來擴大服務范圍，使其服務水平得到了進一步的提高，從而使信息化管理模式的科學性得到充分的體現。對此，有關管理者可從信息化管理方式的創新角度進行分析，并利用智慧檔案建設的優越性，從而提高檔案信息化管理的水平。

第一，在對高校黨員檔案進行管理時，要增強員工的信息化意識和數據處理能力。很多員工已經習慣了傳統的管理方式，因此，在進行信息化管理模式的創新時，如果想要全方位地擴大信息化管理模式，提高檔案管理的效果，必須采用科學的管理方式，對檔案人員進行業余培訓，讓他們了解信息技術滲透檔案管理工作的重要意義，并使其能夠運用信息技術進行檔案管理，從而提升他們的信息化服務水平，進一步完善檔案管理的信息化發展模式。

第二，除了在理念上進行創新以外，在具體的信息化工作中，將創新元素融入其中也是非常重要的。因此，有關管理部門要根據具體情況，為工作人員制定與智慧檔案建設模式相適應的新型工作機制，確保檔案管理工作能夠形成一個良好的系統，進而提高檔案管理的成效。在第三產業發展勢頭迅猛的今天，高校學生黨員檔案管理工作應當提高自己的服務功能，面向用戶，開發相應的服務軟件，擴展搜索引擎功能，為用戶提供更方便的服務系統。在智慧檔案建設的背景下，檔案管理人員必須提高服務水平，更好地完成檔案管理工作。檔案管理人員也可以通過互聯網進行線上交流服務，及時解決用戶的問題，利用微信、微博等平臺拓展服務領域。

（四）促進信息化檔案資源整合。在智慧檔案建設的基礎上，加強對高校黨員信息資源的整合與擴展，保證黨員信息資源的完整性。

第一，檔案管理人員要有強烈的創造力，充分發掘智慧檔案管理模式的優點，科學化整合檔案工作，提高檔案管理工作的整體水平。在高校學生黨員智慧檔案管理中，要依托信息技術，運用大數據，對高校學生智能檔案資源進行整合，形成一種區域化的檔案管理模式。同時，還應加強對內部文件的管理，利用信息化管理模式，搭建相應的管理平臺，使這種資源整合方式具有多重優勢和特色。

第二，提高檔案管理的工作效率，實現檔案資料的信息化傳輸與共享，并支持使用多方查詢的功能。對于檔案信息化管理者來說，他們可以采用輸入賬號密碼等多種登錄方式，通過各種信息裝置的登錄，達到管理、查詢的目的。檔案信息化管理是一項工序嚴格的工作，且大數據工作模式的安全性較好，可以有效地預防安全問題的出現[7]。

第三，以大數據信息技術為基礎，進行智慧檔案管理建設，能夠促進信息資源的集成與應用。有關工作人員需要具備較高的信息技術應用水平，有使用高科技信息技術的能力，建立具有穩態自主性的檔案管理系統，達到檔案信息化建設的要求，保證檔案基礎設施的完善。與此同時，要加強與第三方信息組織的數字化合作，并對高校檔案信息化工作人員給予一定的激勵。使用信息化和數據化的方法來對檔案進行管理，同時檔案管理人員在工作中要有一種強烈的責任感，從而推動建設檔案信息資源整合工作的不斷完善。

五、結語

高校學生黨員智慧檔案管理的終極目的，就是要為學校的黨建工作、“立德樹人”工作服務，實現已有黨員檔案的信息化、擴大其信息化服務范圍、實現黨員檔案的“由靜變動”，使其更好地發揮其儲存與利用的作用，為提高學校的黨建工作水平打下堅實的基礎。