人工智能技術在檔案管理中的創新與未來發展趨勢

劉大偉 張世卿

作者簡介：劉大偉 （1977—），男，滿族，遼寧寬甸人，本科，館員，研究方向：檔案管理、檔案現代化管理； 張世卿 （1980—），女，滿族，遼寧寬甸人，本科，館員，研究方向：人事管理、檔案管理、檔案信息化管理。

摘 要：檔案管理是一項重要的社會公共服務工作，也是國家治理和社會發展的重要基礎。隨著信息技術的快速發展，特別是人工智能技術的廣泛應用，檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰。文章從檔案管理的概念、特征、功能和價值出發，分析了人工智能技術對檔案管理的影響和作用，探討了人工智能技術在檔案管理中的應用現狀和存在的問題，展望了人工智能技術在檔案管理中的發展趨勢和方向，提出了加強人工智能技術在檔案管理中的創新應用和規范管理的建議和措施。

關鍵詞：檔案管理；人工智能；創新應用；發展趨勢

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案是記錄社會活動過程和結果的文獻資料，是歷史的見證，是文化的傳承，是權利的保障，是決策的依據。檔案管理是指對檔案收集、整理、保存和利用等一系列活動的過程，是一項重要的社會公共服務工作，也是國家治理和社會發展的重要基礎。隨著信息技術的快速發展，特別是人工智能技術的廣泛應用，檔案管理面臨著新的機遇和挑戰。如何利用人工智能技術提高檔案管理的效率、質量、安全和服務水平，如何促進檔案管理與社會需求、經濟發展和文化建設等方面的協調一致，如何實現檔案管理與人工智能技術的有機融合和創新發展，是當前檔案界亟待解決和探索的重要課題。

一、人工智能技術對檔案管理的影響和作用

1.人工智能技術對檔案管理環境、對象、內容等方面產生了深刻影響

傳統檔案管理需要大量的紙質文件和人工處理，而人工智能技術的應用使得檔案管理逐漸數字化和自動化，改變了檔案管理的工作環境，減少了紙質文檔的使用，提高了工作效率。傳統檔案管理主要集中在紙質文檔上，但現在數字檔案越來越普遍。人工智能技術可以幫助管理大規模的數字檔案，包括文本、圖像、音頻和視頻等多媒體內容。人工智能技術可以自動分析和提取檔案中的信息，包括文本內容的自動識別和分類以及對多媒體文件的元數據分析，有助于提高檔案管理的精確性和可搜索性。

2.人工智能技術對檔案管理功能、價值、目標等方面產生了積極作用

人工智能技術可以對檔案展開自動化處理、分類和歸檔，減少了人工處理的工作負擔，提高了管理效率，使得檔案管理人員可以更專注于高級任務，如策略規劃和決策支持。

通過機器學習和自然語言處理技術，人工智能技術可以幫助檔案管理人員挖掘隱藏在大量檔案中的有價值的信息，從而支持組織的決策制定和戰略規劃。同時，智能搜索引擎可以提供更快速和準確的檔案檢索功能。

人工智能技術可以用于監測和識別潛在的檔案安全風險，包括數據被泄露和未經授權的訪問，其可以自動檢測異?；顒?，幫助維護檔案的完整性和機密性。

二、人工智能技術在檔案管理中的應用現狀和存在的問題

1.人工智能技術在檔案管理中的應用現狀

（1）在數字化檔案管理中的應用

數字化是當前檔案管理的主要形式和發展方向。如今，人工智能技術在數字化檔案管理中的應用已經十分廣泛，如掃描儀、光學字符識別、條形碼和二維碼等，也有一些新興的技術，如人臉識別、語音識別、手寫識別和圖像識別等，都可以用于數字化檔案的采集、整理、存儲和檢索等環節，提高了數字化檔案管理的效率和質量。

（2）在網絡化檔案管理中的應用

網絡化是數字化檔案管理的重要特征和發展趨勢。目前，在網絡化檔案管理中已經廣泛應用的技術，如搜索引擎、數據庫管理系統、數據挖掘和數據分析等，也有一些前沿的技術，如區塊鏈、邊緣計算和聯邦學習等，都可以用于網絡化檔案的傳輸、共享、保護和分析等環節，提高了網絡化檔案管理的安全性和服務性。

（3）在智能化檔案管理中的應用

智能化是數字化檔案管理的高級形式和發展方向。目前，在智能化檔案管理中已經初步應用的技術，如自然語言處理、機器翻譯、機器學習和深度學習等，也有一些探索性的技術，如知識圖譜、問答系統和對話系統等，都可以用于智能化檔案的理解、生成和交互等環節，提高了智能化檔案管理的質量和水平。

2.人工智能技術在檔案管理中存在的問題

（1）技術問題

技術問題是人工智能技術在檔案管理中面臨的挑戰之一。雖然人工智能技術可以自動化處理大量的檔案和信息，但其準確性和可靠性仍然存在問題。人工智能系統可能會出現錯誤，導致檔案數據的損壞或錯誤的分類。此外，人工智能技術的更新和維護也需要大量的資源和專業知識，可能會增加檔案管理的成本和難度。

（2）法律問題

隨著人們對數據隱私和信息安全的關注不斷增加，管理者需要確保人工智能技術處理檔案的方式是否符合法律法規，特別是涉及敏感信息的檔案。同時，知識產權問題也需要考慮，因為人工智能技術通常需要使用大量的數據和算法，可能涉及知識產權的爭議。

（3）倫理問題

倫理問題是人工智能技術在檔案管理中必須面對的挑戰之一。例如，人工智能算法可能會引入偏見或歧視性，導致不公平的檔案管理。此外，自動化技術可能會導致人員減少，從而引發就業和社會倫理的問題，管理者需要謹慎考慮這些倫理問題。

三、人工智能技術在檔案管理中的發展趨勢和方向

1.人工智能技術在檔案管理中的發展趨勢

（1）深度融合

人工智能技術與檔案管理之間不僅是相互作用和相互影響的關系，還是相互促進和相互創新的關系。未來，人工智能技術與檔案管理將實現更深度的融合，形成更緊密的合作和更高效的協同關系。

（2）全面普及

人工智能技術已經成為檔案管理的重要支撐和推動力，也將成為檔案管理的普遍需求和基本條件。未來，人工智能技術將在檔案管理中得到更廣泛和更深入的應用，覆蓋檔案管理的各個環節和層面，服務各類主體和對象，滿足檔案管理的多樣化需求和目標。

（3）持續創新

人工智能技術是一門不斷發展和變革的學科，也是一門不斷探索和突破的學科。未來，人工智能技術將在檔案管理中展現出更強大的創新能力和創造力，不斷涌現出更多的新理論、新方法、新模式、新產品和新服務，不斷提升檔案管理的水平和價值。

2.人工智能技術在檔案管理中的發展方向

（1）提升檔案質量

檔案質量是衡量檔案管理水平和效果的重要指標，也是保障檔案功能和價值實現的重要基礎。未來，人工智能技術將在提升檔案質量方面發揮更大的作用，通過對檔案更加智能地采集、整理、存儲和利用等，能夠保證檔案的真實性、完整性、可靠性、有效性和有序性等質量要素。

（2）拓展檔案服務

檔案服務是體現檔案管理社會效益和經濟效益的重要方式，也是滿足社會需求和用戶需求的重要途徑。未來，人工智能技術將在拓展檔案服務方面發揮更大作用，通過對檔案更加個性化、多樣化、立體化、互動化和智能化推薦、展示和應用等，滿足不同用戶的不同需求。

（3）增強檔案保護

檔案保護是維護檔案安全和完好的重要任務，也是實現檔案長期保存和利用的重要保障。未來，人工智能技術將在強化檔案保護方面發揮更大的作用，通過對檔案更安全、穩定、可控、可追溯和可恢復的傳輸、共享、備份和恢復等操作，防止檔案的被泄露、篡改、損壞和丟失等風險。

四、加強人工智能技術在檔案管理中的創新應用和規范管理的建議及措施

1.加強人工智能技術在檔案管理中的創新應用

（1）加強人工智能技術與檔案管理的交流與合作

人工智能技術與檔案管理的交流與合作是指通過跨學科研究、技術開發和共享，促進人工智能技術在檔案管理中的應用，以提高信息管理效率、準確性和智能化水平。

首先，通過舉辦跨領域研討會來促進合作。定期組織人工智能和檔案管理領域的專家、研究人員和從業者之間的研討會，提供一個平臺，讓他們分享最新的研究成果、案例研究等，有助于建立雙方的關系，并鼓勵知識和經驗的共享。其次，跨學科研究項目是促進合作的另一重要手段。資助這些項目，鼓勵人工智能專家與檔案管理專家合作，一同解決相關問題，包括自動化文檔分類、元數據標記、智能搜索和語音識別等各方面的合作，從而推動創新和技術進步。最后，制定共同的標準和指南是確保合作順利開展的關鍵因素。專業組織應共同制定標準，覆蓋數據格式、隱私保護、數據存儲和檢索等方面，以確保人工智能技術能夠有效應用于檔案管理工作中。這些標準有助于消除不必要的障礙，促進更廣泛的合作。

（2）加強應用研究和示范推廣

加強應用研究和示范推廣是指通過深入研究和實際示范項目，促進新技術或方法的廣泛采用，以解決實際問題并促進創新和最佳實踐的推廣，涉及測試、驗證和傳播創新解決方案，以提高效率和效果。

為推動人工智能技術在檔案管理中的應用研究和示范推廣，首要任務是加強研究與開發。首先，應建立跨學科的研究團隊，集結人工智能專家、檔案管理專家和信息科學專家，共同探討如何更好地結合AI技術和檔案管理需求。政府和企業等可以提供政策和資金支持，鼓勵開展創新型項目，開發智能檔案管理工具、自動化歸檔系統和智能搜索引擎等，以提高檔案管理的效率和準確性；其次，應積極推動開展示范性項目。政府機構、高校和檔案管理機構可以合作開展示范項目，展示AI技術如何改進檔案管理流程，包括數字檔案的自動分類、元數據標記、文本識別、語音轉錄以及基于機器學習的信息檢索。同時，促進公共和私人部門之間的合作，鼓勵企業提供AI技術支持，以建立更多的合作機會；最后，為了推廣人工智能技術的應用，需要加強檔案管理人員的培訓和教育。開設面向檔案管理從業者和相關領域專家的培訓課程，以幫助他們了解如何有效地應用AI技術來管理和檢索檔案。

（3）加強創新開發和創新應用

檔案管理部門應該鼓勵和支持人工智能技術的創新和開發，包括開發定制化的人工智能工具和系統，以滿足檔案管理的特殊需求。例如，自動化處理可以用于快速分類和歸檔文件，減輕了人工處理的工作量；信息提取可以幫助人們從大量文檔中提取有關特定主題的信息，而智能搜索可以提供更快速和準確的檢索結果。這些工具和系統的開發需要專門的研究和投資，確保其具有高度的可靠性和安全性，能夠適應檔案管理的特殊需求。此外，也可以利用大數據分析挖掘檔案中的有用信息，幫助機構做出更明智的決策。風險管理可以通過監測和評估檔案的完整性和安全性來降低潛在的風險。利用人工智能技術自動識別重復的文件，可以減少不必要的存儲和維護成本。智能化的審批流程可以加速文件的批準和訪問過程，提高了工作效率。

2.加強人工智能技術在檔案管理中的規范管理

（1）確保人工智能技術的合法合規使用

在檔案管理工作中，確保人工智能技術的合法合規使用至關重要。為了實現這一目標，需要建立更為明確的法律法規框架，不僅涵蓋數據隱私保護，還應包括知識產權、數據存儲和共享等方面的規定。為了確保人工智能技術的合法合規使用，需要設立獨立的監管機構，負責監督和執法，確保人工智能技術使用者遵守相關法律，保護用戶的權益。例如，美國的聯邦貿易委員會（FTC）負責監督數據隱私和消費者權益，對于不合規的企業開展處罰和調查，以維護用戶的權益。

（2）加強倫理準則和倫理監督

倫理準則可以最大限度地確保人工智能技術的使用是道德和公正的。為此，相關行業和組織應制定明確的倫理準則，規定人工智能算法的公平性、透明度和不歧視性要求。例如，在醫療檔案管理中，倫理準則要求人工智能算法在診斷和治療過程中不應歧視患者，而應基于客觀數據做出決策。

為了監督和評估檔案管理中的倫理問題，應建立獨立的倫理審查委員會，可以對涉及倫理爭議的案例開展審查，確保合規性。對于違規行為，應采取相應的懲罰措施，以約束不當行為。例如，在研究檔案管理中，對于違反倫理準則的科研行為，學術界通常會采取撤銷發表論文、暫停研究資金等措施，以示懲戒。

（3）提升專業標準和專業評價

更嚴格的專業標準可以最大限度地確保人工智能技術的質量和可靠性。專業評估機構可以定期對人工智能系統開展審核和評估，以確保其性能符合標準。例如，ISO 27001是一種國際信息安全標準，適用于各個領域，包括檔案管理。通過實施標準，組織可以確保其信息安全管理系統與國際最佳實踐保持一致。

對從業人員的培訓和認證也至關重要，以此提高其專業水平，更好地應對檔案管理中的人工智能挑戰。例如，在醫療檔案管理中，醫生和護士需要接受培訓，以了解如何正確使用人工智能工具，提高診斷和治療的準確性。這些培訓和認證將有助于確保從業人員具備必要的技能和知識，以有效地管理檔案和使用人工智能技術。

五、結語

人工智能技術是當今時代的重要驅動力，也是檔案管理的重要支撐力。本文分析了人工智能技術對檔案管理的影響和作用，展望了人工智能技術在檔案管理中的發展趨勢和方向，有針對性地提出了加強人工智能技術在檔案管理中的創新應用和規范管理的建議及措施，希望能夠為人工智能技術與檔案管理的深度融合和創新發展提供一些參考和啟示。

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（作者單位：遼寧省丹東市寬甸滿族自治縣政府政務服務中心）