新時期智慧城市建設的檔案管理信息化發展思考

作者簡介：王靜（1989—），女，漢族，陜西韓城人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。

摘 要：在我國城市化建設不斷推進的過程中，不僅需要做好對建筑等基礎建設的重視，還應做好對多方面城市建設情況的分析，如科技、文化和社會服務等方面的內容。檔案管理作為關系城市發展及相關資料數據的關鍵性工作也是上述情況中需要重點考慮的內容，為進一步做好對智慧城市建設的有力支持，應主動推動檔案管理的信息化發展，通過對信息技術的應用，確保檔案管理工作效率和工作質量的提升。在落實檔案管理工作，在應用檔案服務的過程中，應圍繞智慧城市建設來開展思考，推動信息技術與檔案管理工作的有效結合，構建更加完善的檔案管理信息化服務機制，從而將檔案管理信息化發展與智慧城市建設聯系起來，共同推進工作落實。文章就新時期智慧城市檔案管理信息化開展思考，以期推進智慧城市建設水平的提升，確保能夠更好地提供高質量的檔案管理服務，有效應對智慧城市建設、發展的需求。

關鍵詞：新時期；智慧城市建設；檔案管理；信息化發展

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

智慧城市的具體建設情況將會直接對城市居民的生活質量造成影響，并對城市的未來發展產生較大的作用，檔案信息化發展作為智慧城市建設中的重要組成部分，具有較為獨特的作用和意義。為了更好地保證智慧城市的建設和發展情況，應當加強對檔案管理信息化發展的重視，共同關注檔案管理信息化發展和智慧城市建設，持續推動檔案管理信息化建設水平的提升，確保在智慧城市建設過程中，可以借助完善的檔案管理信息化體系及時獲取資料信息的支持，將信息技術充分應用到智慧城市建設中。

一、智慧城市建設與檔案管理信息化發展

1.智慧城市建設

智慧城市，是指在城市規劃、設計、建設、管理與運營等領域中，通過物聯網、云計算、大數據、空間地理信息集成等智能計算技術的應用，做好對城市關鍵基礎設施組建和服務的保障，提升城市內部建設的互聯效果，確保城市能夠更加高效、智能地運轉，并在此基礎上為大眾提供更加優質的城市服務，具有較強的現實意義。

在智慧城市建設過程中，必須注重全面性，考慮好城市的各方面需求和具體功能，將我國先進科學技術應用到城市建設中，推動城市相關基礎設施建設、應用水平的提升。為保證智慧城市的建設和運行效果，必須注重相關組成部分之間的有效聯動，從而持續推動智慧城市建設水平的提升。

2.檔案管理信息化發展

隨著我國信息技術的持續發展，各個行業領域都在尋求自身與信息技術之間的有效結合，借此推動自身管理、業務等方面工作的合理優化。檔案管理作為在城市運行過程中必然會涉及的重要工作內容，自然也在考慮應用信息技術對現有檔案管理工作開展優化改造，從而推動檔案管理信息化建設。

我國檔案管理的信息化發展起步于個別單位的自發性研究和實驗，在其效果得到有效驗證并且可行性得到充分肯定后，檔案管理相關信息化應用、系統也開始研發，為我國檔案管理的信息化發展奠定了重要基礎。在最初階段，信息技術、設備設施在檔案管理工作中的應用，更多是以輔助手段的形式出現，通過使用計算機設備單機管理的方式來開展檔案管理。在檔案管理工作中涉及的工作內容不斷增加，單純使用單機管理的方式已經逐漸無法滿足檔案管理工作的需求，需要通過部門聯動與其他信息技術綜合應用的方式，才能更好地實現對檔案管理工作的有效應對。因此，必須做好對檔案管理信息化發展的重視，保證相關技術應用、系統建設和設備設施的先進性。

3.智慧城市建設與檔案管理信息化發展相互結合的重要意義

就目前智慧城市建設的具體情況和檔案管理工作對信息化發展的需求來看，智慧城市建設與檔案管理信息化發展相互結合有著重要的意義，具體而言，其主要表現在以下四個方面。

第一，優化智慧城市檔案管理工作理念。通過檔案管理信息化發展，能夠做好對重要資料數據的保存保管，并持續推動檔案服務的多元化、社會化。始終堅持“以人文本”的重要原則，確保能夠為大眾提供更高質量的檔案服務，優化調整以往單純重視檔案資料本身的傳統工作理念。通過對檔案管理和檔案服務等多項工作的兼顧，推動工作理念的合理優化，確保在智慧城市建設過程中能夠更加便捷地從檔案管理方面獲取及時、有效的支持，促進智慧城市的建設進程。

第二，確保多種類型資料都能得到有效的保存保管。隨著我國互聯網產業、技術的進一步發展，在互聯網環境中包含了大量的重要資料信息，單純通過紙質資料保存這部分資料信息并不現實，需要通過對檔案資料的有效整合，將常規文件資料、網頁、圖片、視頻和音頻等多種類型的資料集中保管，通過城市內部的互聯效果，確保能夠在其他部門出現信息需求的第一時間，做好對相關權限的驗證，并提供相應的資料數據。

第三，推動檔案服務方式的轉變。在傳統的檔案管理工作中，如果調用檔案資料，需要前往專門的單位、部門信息驗證，再按照規范流程完成資料調用，在整個過程中需要消耗大量的時間，還有可能因為信息驗證方面的問題導致工作效率進一步下降。通過推動智慧城市建設與檔案管理信息化發展的方式，能夠結合城市居民對檔案管理方面的具體需求，在智慧城市服務平臺中加入檔案管理相關工作，在完善智慧化檔案管理服務體系的同時，還能提高智慧城市服務平臺的服務水平，保證大眾對智慧城市服務平臺的滿意度，在智慧城市服務平臺正常運轉過程中贏得更加廣泛的認可。

第四，提升檔案資料管理工作的安全性。在我國信息技術的持續發展過程中，雖然能夠有效保障多個行業領域工作的處理效率和工作質量，但是由于信息技術本身存在較強的通用性和共享性，在實際使用過程中，容易被不法分子利用技術手段竊取，進而對檔案資料管理的安全性造成威脅。在當前檔案管理工作涉及資料數據較為龐大的情況下，一旦出現信息被泄露或丟失的情況，其造成的影響往往很難在短時間內得到有效控制。通過持續推動檔案管理信息化建設的方式，助力智慧城市建設與檔案管理信息化相互結合，從而進一步建立健全安全保障體系，運用更加先進的技術手段和防護措施，降低出現上述問題的概率，保障檔案信息的安全性。

二、智慧城市建設檔案管理信息化建設存在的問題

為推動智慧城市建設的檔案管理信息化，應針對當前智慧城市建設中檔案管理信息建設在實際應用中存在的具體問題開展分析，通過對問題的分析和對其根源的探討，明確檔案管理信息化建設的具體優化方向，借此為提高智慧城市建設水平提供重要支持。具體而言，智慧城市建設中檔案管理信息化建設主要存在以下四個方面的問題。

第一，建設、管理意識相對薄弱，重要資料信息的安全性難以得到有效保障。無論是在檔案管理信息化建設還是使用上，都需要具備較強的思想意識，確保相關工作能夠得到有效落實。但是，就目前智慧城市檔案管理信息化建設和使用的情況來看，相關部門仍處在“在摸索中進步”的階段，在重要資料信息保護上還存在一定的欠缺。

第二，檔案管理信息化建設相關基礎設備設施建設水平相對不足。檔案管理信息化建設需要有完善的基礎條件作為支撐，但由于資金支持力度存在一定的欠缺，導致相關建設落實效果有待優化。從檔案管理信息化建設的具體需求來看，需要得到網絡環境和硬件、軟件三方面的有力支持，在支持力度難以得到有效保障的情況下，想要滿足上述三方面的條件有較高的難度。并且，我國信息技術、設備設施還在不斷地更新發展，如果未能在保證性能穩定的前提下做好及時的設備設施和技術更新，就無法保障檔案管理信息化建設和應用的實際效果。

第三，缺乏充足的復合型專業人才支持。任何工作的有效落實都離不開專業人才的支持，檔案管理工作最初對人才的要求是具備較強的檔案管理專業知識和檔案管理能力，現有的檔案管理人員基本能夠達到這一方面的要求。但隨著檔案管理工作的內容、因素不斷增加，其工作難度也在不斷提升，在信息技術應用到檔案管理工作中后，該項工作對檔案管理人員的綜合能力水平要求進一步提升，導致在實際工作中出現缺乏充足的復合型專業人才支持的現實問題。

三、新時期智慧城市建設檔案管理信息化發展策略

1.優化調整頂層設計，高度重視檔案信息的安全性

考慮到檔案管理信息化建設是基于新時期智慧城市建設所開展的重要優化措施，必須注重頂層設計，從整體角度上對頂層設計優化、調整，完善檔案管理信息化建設中的綜合規劃、高端設計、施工建設、執行能力和績效評估等多個方面的工作內容，加強對工作細節的重視。將具體的工作內容劃分給對應的工作人員，確保每一項工作內容均有專人負責，并將工作內容的具體落實情況與工作人員的綜合考評聯系起來，降低出現工作失誤的概率，進一步提升檔案信息的安全性。此外，還需要注重內部宣教，通過會議、講座或互聯網交流平臺等多種形式，強調檔案信息保護的重要性，以此讓每一位參與檔案管理信息化建設、應用的工作人員都能正確認識檔案信息的重要性。

2.保障有力的資金支持和科學、合理的分配資金使用

基于智慧城市建設檔案管理信息化對網絡環境和硬件、軟件三方面條件的需求，應明確只有充足的資金支持，才能確保其先進性，從而實現對檔案管理工作處理效率和工作質量的有效保障。為此，在資金使用上需要將關注度放在上述三方面內容中，通過對網絡環境的定期檢查，對硬件設備設施的維護和及時更換以及對軟件版本的更新和調整，明確資金使用有具體的用途，從而為檔案管理工作的有效落實奠定重要基礎。

在資金使用上需要有明確的計劃，針對網絡環境和硬件、軟件三方面的開支，可以整合分析，將其作為必要的開支來考慮，在實際工作中制訂科學的計劃，定期維護網絡環境、硬件設備設施，確保其能夠達到預期使用壽命。如果在市面上出現性能更好且穩定性更強的設備設施，就可以通過對比分析的方式考慮是否更換設備設施，從而實現對檔案管理工作的有力支持。在軟件方面，主要考慮軟件的版本，定期安排專業人員檢查軟件本身是否存在問題，結合工作需求重新調整軟件，通過更新或替換的方式，確保軟件功能能夠完全滿足工作需求。

3.注重對復合型人才的培養，優化人才培養體系

人才是當前時代背景下最為重要的資源，想要做好對智慧城市檔案管理信息化建設的保障，必須注重對高素質復合型人才的培養，完善人才培養體系，確保每一位負責相關工作的檔案管理人員都具有較強的專業能力和水平。明確現有檔案管理人員在檔案管理相關領域的專業水平能夠達到工作的標準要求，在對檔案管理人員培養的過程中，需要將重點放在信息技術水平、實踐經驗和專業技能鍛煉上。為了進一步有效保障人才培養的針對性，應通過定期、不定期考核培訓相結合的方式，了解當前檔案管理人員綜合能力的薄弱環節，按照考核結果開展人才培養。同時，還可以結合實際工作，由專業人員指導或通過檔案管理人員自主學習的方式，不斷積累實踐經驗，從而培養出更多的高素質復合型人才，應對檔案管理信息化建設對優質人才的迫切需求。

4.建立健全檔案管理信息化工作機制，全面管控檔案管理工作

為了有效保障智慧城市檔案管理信息化建設，必須構建完善的檔案管理信息化工作機制，做好各方面檔案信息資料的收集和整理，并重點關注在檔案管理工作中與部分部門協作的需求，確保能夠在工作機制的支持下保障部門間工作聯動的效果，提高重要信息資料的流轉效率，保障檔案信息的利用率。同時，在檔案管理工作運行和檔案信息資料流轉過程中，通過對檔案管理信息化工作機制的應用，全面管控檔案管理工作，確保檔案信息的安全性，在出現問題的第一時間利用工作機制完成對問題的追溯。在檔案管理工作中，涉及許多極具價值的檔案信息資料，在檔案管理信息化工作機制的支持下，能夠提升檔案管理的實際效果，加強對檔案管理各個工作環節的把控，形成更加完善、成熟的檔案管理工作處理流程。

四、結語

綜上所述，在新時期，檔案管理工作需要處理的信息、資料數量較為龐大，涉及的檔案類型也在不斷增加，為了更好地保證檔案管理工作的落實效果，提升工作質量，必須思考如何實現檔案管理工作的高效處理。為此，應結合新時代背景下我國信息技術的發展，順應時代發展的潮流，將信息技術應用到檔案管理中，持續優化檔案管理信息化建設機制，推動檔案管理信息化建設，提高智慧城市的建設水平，更好地保障城市居民的生活質量。

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（作者單位：韓城市城市建設檔案館）