關于數字化檔案管理工作的思考

吳凡媛

摘要：檔案資料中所記錄內容非常詳細，單位在開展各項工作中，這些資料都是非常重要的依據，其所發揮的作用是不可替代的。當前各個領域規?；l展，每天都有大量的資料產生，導致歸檔處理工作日益繁重，因此造成一些問題，這就需要將數字技術合理應用，保證檔案管理規范運行，資料真實、完整，對各項工作順利展開起到一定的促進作用，本論文著重于研究檔案管理數字化的有效策略。

關鍵詞：檔案管理；數字技術；工作思考

引言

檔案管理部門在開展工作的過程中，對于資料經過處理之后還要實現數字化管理，保證檔案管理質量。進行數字化管理過程中，能夠促進單位維持穩定的運行狀態，這也是對用戶需求充分滿足的途徑。檔案管理部門進行數字化檔案管理中，將數字技術與檔案管理充分結合，檔案管理人員要端正態度，認真履行職責，才能將這項工作的價值體現出來。

一、數字化檔案管理工作的價值

數字化檔案管理工作所具備的價值主要體現為三個方面，即保護檔案原件、節省檔案存儲空間、檔案管理成本降低，具體如下：

（一）保護檔案原件

其一，紙質檔案數字化轉化，可以保存多個副本，使用便利不需要多次重復使用紙質檔案，檔案原件得以有效保護。

其二，紙質檔案經過多年之后，字跡逐漸模糊，或者紙質變質、污損，導致自己以及圖像無法清晰辨認，數字化檔案則可以避免這種現象發生，保證檔案信息的完整性。

其三，數字化檔案的一個重要特點是應用現代技術修復紙質圖片檔案，防止紙質圖片檔案隨著時間的推移而老化，導致信息失真[1]。

（二）節省檔案存儲空間

傳統紙質檔案需要大量空間存儲，管理工作中，人力成本增加。當數字檔案管理使用先進數字存儲技術，可以加快工程效率，保證質量，存儲檔案資源占用空間減少。此外，建立數字檔案之后，就會增大存儲容量，而且有很強的通用性，且能夠保證安全。

（三）檔案管理成本降低

在傳統的檔案管理工作中，由于紙質檔案管理的流程比較復雜，包括錄入、分類、歸檔、借閱等。管理工作需要人工操作，不僅效率低，而且管理難度大。隨著數字檔案管理進程不斷加快，檔案管理過程中應用數字技術，檔案資料的應用實現智能化，檔案管理員與用戶應用智能技術檢索，就能夠很快找到需要的檔案。

二、數字化檔案的優缺點分析

（一）優勢分析

提高工作效率是數字檔案管理的優勢，在招聘工作中有很多員工，為了減少繁瑣的工作任務，實施檔案管理統一化。數字檔案管理可以提高管理效率，實施信息化管理，促使數字檔案管理模式發生轉變。數字檔案管理主要使用的設備是計算機，運行檔案管理軟件，可以防止紙質文件遭到破壞而導致信息丟失。

文件管理人員實施數字化檔案數據管理，數字管理技能要提高，使得信息數字化檔案管理技能優秀，檔案管理工作實現高質量、高效率。所以，合理應用紙質檔案，結合數字檔案，使得檔案服務效率提高。

（二）劣勢分析

其一，數字檔案管理工作容易操作，能夠快速搜索，資料存儲可以節省空間。數字文件的原始信息可以數字技術處理，數字文件的原始內容準確可靠。數字文件管理系統運行的過程中，對數字文件實施管理，沒有專業的檔案管理人員，數字文件管理工作缺乏完善性，人才培養能力嚴重不足。所以，數字文件問題已經出現辨識速度慢，不能更新專業知識，數字意識薄弱。

其二，檔案管理設備陳舊，不能滿足需求。檔案管理部門沒有采用先進的技術實施管理，管理人員習慣于采用紙質記錄，很容易導致檔案丟失。由于檔案工作不到位，所造成的損害無法彌補。另外，檔案管理環境的要求也很高，而在設備陳舊的情況下，檔案管理工作不能滿足需求。

其三，網絡事件使文件管理存在風險。如果沒有專業管理人員實施管理，沒有采用嚴密的保護措施，機密資料傳輸過程中就會被竊取，或者惡意破壞。即使公眾配備了防火墻，依然需要定期觀看，發生緊急情況的時候能夠及時應對。

三、數字化檔案管理的現狀分析

從當前數字化檔案管理情況來看，依然存在不足之處，主要體現為檔案管理制度沒有基于數字環境及時更新，對數字化檔案管理工作沒有高度重視，數字化檔案管理工作缺乏規范性，檔案管理人員職業水平不高，具體如下：

（一）檔案管理制度沒有基于數字環境及時更新

時代不斷發展，數字化檔案管理工作要順利展開，就要適應當前的環境更新管理體制，以更好地發揮其管理和控制作用。國家督促各個地區對于檔案管理工作要數字化，以推進數字化檔案改革。但是，從當前的相關規章制度以及規范來看，即便進行了修訂和完善，但是依然存在不足之處，尤其是數字化檔案管理制度，長期以來被忽視，并沒有從時代特點出發及時更新，在各個方面發生了較大的變化，其中的一個重要原因是沒有將工程檔案管理列入到新管理機制中，導致數字化檔案管理工作中存在一些問題，其沒有采取科學有效的應對措施。

（二）對數字化檔案管理工作沒有高度重視

單位工作人員全身心地投入到業務工作中，卻沒有認識到檔案管理的價值，不能充分發揮數字化檔案管理的重要性。一些單位在開展數字化檔案管理工作中沒有設置專門的崗位，沒有專職人員從事這項工作，或者對檔案管理工作產生誤解，局限于保留資料和保管資料，即便使用數字技術，也沒有更新管理模式，包括建檔、歸檔并對檔案資料沒有實現一體化，導致數字化檔案管理存在滯后性。單位沒有高度重視數字化檔案管理工作，嚴重影響管理質量[2]。

（三）數字化檔案管理工作缺乏規范性

單位在實施數字化檔案管理工作中，要嚴格按照相關的制度展開，各項工作規范運行，但是，由于沒有建立完善的數字化檔案管理規范，導致數字化檔案管理犯規不能切實地發揮作用，落實制度的時候沒有運行監督機制，不能發揮其制約作用，缺乏執行制度的力度，導致檔案管理工作缺乏嚴謹性，過于松散，對于工程建設不能起到促進作用。

（四）檔案管理人員職業水平不高

數字化檔案管理工作要保質保量完成，就需要專業人才從事這項工作。從當前的單位檔案管理人員工作情況來看，明顯職業水平不高，不能滿足工程運行的要求，更無法跟得上時代發展步伐，主要體現為不能及時更新知識，對知識不能靈活運用[3]。單位通常會安排新人從事檔案管理工作，其不能全面掌握檔案知識，即便是掌握專業知識，但是對單位的實際運營情況不夠熟悉，不能合理運用數字化檔案管理制度，引進了信息技術卻無法充分利用起來，導致管理效果不夠理想。

四、數字化檔案管理的策略

檔案管理中應用數字技術，要提高管理質量和效率，需要建設數字化檔案管理制度，規范數字化檔案利用方式，落實紙質檔案數字化外包，強化檔案信息化管理工作，具體如下：

（一）建設數字化檔案管理制度

在檔案管理過程中，要從多個角度考慮檔案工作，并合理應用數字技術開展工作。檔案數字化管理，對于工作人員有了更高的要求，不僅具備檔案管理能力，還要能夠熟練操作數字技術，與有關部門積極配合，將各項工作做好，其中數字化檔案管理制度發揮重要的作用[4]。比如，在工程檔案管理過程中，檔案管理人員要積極主動到現場收集信息，但是，工程進程快，檔案管理人員如果采用傳統方式，收集信息工作量大，而且無法保證檔案資料的真實性和完整性，應用數字技術則可以解決這方面的問題，不僅可以遠程管理，而且還能夠做到管理統一化。整個工作過程中，要更好地展開工作并獲得理想效果，就要發揮檔案管理制度的控制和指導作用，對數字技術合理應用。各個部門所產生的資料實時傳輸到檔案管理部門，還可以保證質量，避免出現資料不完整或者丟失的問題。監督管理部門還要將自身的審計職責充分發揮出來，對于檔案質量全面審計，存在的問題如實反映，各項數據信息保證完整[5] 。要認真審查工程所有的檔案資料內容，對于所有檔案資料都要按照項目檔案管理要求進行收集、分類、整理，業主則需要按照建立要求提高檔案管理質量。

（二）規范數字化檔案利用方式

檔案管理部門在整理工程資料的時候應用數字技術，能夠快速有效地將檔案資料和次要檔案資料區分開來，將更多的精力投入到主要資料整理工作中。一些領域存在特殊性，比如工程領域，就要將專項工程檔案管理團隊建立起來，同時對數字化檔案利用方式予以規范，確保檔案發揮其應有的立案機制[6]。

檔案管理人員在收集資料的過程中要做好核查工作，就要應用數字技術進行實地考察，及時了解現場情況，做到信息實時收集，由此全面了解工程情況。與此同時，還能夠與管理人員線上交流，對于檔案管理的合理性予以判斷。

數字化檔案的一個重要價值在于信息共享，但是檔案資料都有保密性，檔案管理部門還應對密級電子檔案進行加密，經常更換“密鑰”，以維護數字化檔案安全。如果檔案資料的借閱人員和利用人員采用不正確操作方式，很有可能導致電子檔案損壞，甚至對檔案內容進行更改[7]。此外，數字化檔案管理工作不斷深化數字化檔案數據容量就會有所增加，儲存設備就會面臨壓力。進行數字化檔案管理過程中，還能夠做到分級存儲，使得用戶需求得以滿足，數字化檔案存儲成本降低。

（三）落實紙質檔案數字化外包

檔案管理中要改變傳統的紙質管理模式，將先進的信息技術充分利用起來，包括云計算技術、大數據技術等等都要合理運用，做到檔案管理數字化、遠程化，檔案管理人員不需要在工程現場也能夠及時收集資料，需要資料的用戶登錄到指定檔案管理平臺就可以獲得共享信息?？紤]到檔案管理內容多，壓力大，實現檔案數字化的同時，還可以將這項工作外包給專業的服務單位。檔案管理部門從實際需求出發對外包商進行評估和審核，確保該單位的社會信譽好，且業務能力很強[8]。

（四）強化檔案信息化管理工作

收集檔案資料的時候應用信息技術，能夠做到實時歸檔管理，使得這些資料保存下來[9]。檔案管理中涉及諸多的內容，而且非常復雜，所以會存在多種檔案載體，大量的檔案資料數量都非常有保存價值。

社會環境不斷發生變化，在開展檔案資料管理工作中，要高度認識到數字技術應用特點，根據實際情況實施檔案管理。檔案管理中，風險問題是在所難免的，一些風險存在特殊性，檔案管理人員要保證工作質量，提高工作效率，就需要相關部門提供必要幫助，信息技術發揮重要作用，尤其是進行檔案信息核查的時候，要保證結果的真實可靠性。

具體的工作中，檔案管理部門要派專門的人員與有關業務部門人員共同到建設現場展開調查研究工作，收集證據，可以采用在線交流的方式，針對風險內容展開詢問，以及采用的處理方法、最終獲得的結果等等，用以證實所獲得的材料，明確其是否偽證[10]。在開展工程檔案整理工作中，管理人員要基于自身的前置性經驗，針對工程建設中的風險事件評級，如果所獲得的結果是客觀真實的，就可以評級為客觀真實，也可以根據實際情況評級為部分客觀真實以及無法評價客觀真實性，如此可以獲得有價值的參考信息，為后續檔案管理工作的順利展開提供條件。

結語

通過上面的研究可以明確，進行檔案資料管理工作中，為了保證管理質量，就要將與實際相符合的檔案資料管理體制構建起來，合理應用信息技術實施規范化管理，保證管理的實效性。檔案管理人員要充分認識到數字技術所發揮的價值，提高檔案的數字化管理的思想認識，對于管理觀念不斷更新，使得檔案管理工作高效運行，還要積極創新，以推進檔案管理工作持續健康發展。

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[10]周迅.關于數字化檔案管理系統的幾點認識[J].中國新通信，2020，022（9）：14-15.

（作者單位：貴陽市不動產登記中心）

（責任編輯：豆瑞超）