關于檔案管理在企業內部控制中的應用

摘 要：為了提升企業內部控制的效果，本文主要對檔案管理在企業內部控制中的應用進行研究，文中先分析了企業檔案和控制重點、檔案管理在內控中的作用，之后分析了存在的問題，并提出了優化措施，包括清楚內控環境中的檔案管理目標;優化檔案管理系統;借助信息化平臺，規范成本控制;增加投入;注重人才引進及培養，提升人員的專業性，希望可以為有關人員提供參考。

關鍵詞：檔案管理;企業;內部控制

內控就是對企業生產經營及管理進行控制，確保資產安全性、財務報告和有關信息的可靠性及真實性，增加企業的效益，促進企業的健康發展。內控中的信息可靠性，和檔案管理具有緊密的聯系。企業應該充分認識到，檔案管理和內控間的關系，采取合理的措施，加強檔案管理工作，充分發揮出其在內部控制中的作用，提升企業的競爭力。

1、企業檔案和控制重點分析

結合企業內部控制的發展情況，無論在哪個階段，都強調企業記錄和其保存的意義，就是突出檔案行為的作用。完整的記錄以及有效的檔案系統，也是企業的有效管理依據及控制方式。管理層在內控工作中需要考慮對于企業目標達成影響范圍最廣、發揮作用最大以及弊端最多的重要節點，著重考慮及選擇關鍵的業務活動或環節、成本費用項目、重要的資源及要素，檔案在內控中的作用發揮就體現在這些關鍵點上[1]。從下面的圖1中可以看到企業內控關鍵點，從圖2中可以看到檔案和相關控制點的關系圖?？梢?，檔案類型主要聚焦在企業管理過程及方面。

2、檔案管理在企業內部控制中的作用

首先，能夠為內控工作提供完整、可靠的記錄。檔案管理屬于企業管理中的重要組成部分，是對相關工作的記錄，包括數據及文字，其中涉及到內控過程的相關信息，有效地體現了內控過程是否與相關的法律法規相符，能夠為戰略落實、組織決策以及運營工作的開展提供有效的依據[2]。當相關部門審計以及核查企業資金應用情況時，可以發揮出檔案的原始憑證作用，為檢查機構提供可靠的文件及資料，證明資金使用是符合相關法律法規的。在對責任事故進行處理時，可借助檔案資料，找到有關的證據，結合已有的制度及流程，擬定處理以及處置方案，規范的追究有關人員的責任。其次，能夠發揮評價監督的效用，方便企業強化監管工作。完整、規范、可靠的檔案資料，能夠幫助企業及時發現運營中產生的風險，并采取合理的控制措施，盡可能的規避風險和減少其帶來的損失?；谌娴臋n案信息，企業檔案部門能夠了解內控運行狀況，與企業中的內部審計機構一起進行風險自評，結合結果制定有針對性的整改方案，并且監督相關責任部門的整改狀況，把整改結果反映給有關管理部門，為績效考核提供依據。檔案管理部門在內控中和相關部門之間可以建立相互制約及監督的關系，提升企業的監管及內控水平。

3、檔案管理和內部控制之間的關系

第一，能夠證明內控活動符合相關的法律法規。檔案管理可以幫助內控證明活動運營是合法的。檔案記錄保存了企業結合法律法規進行的相關業務活動的記錄，帶有法律憑證的作用[3]。如果企業忽視了檔案的證明作用，就會給企業帶來損失。第二，健全監督控制。部分企業為檔案管理部門給予了新的職能，即參與內部風險評價監督，給內外審計機構提供有效、完整的規范運行資料。監控是企業內控中不可或缺的一部分，健全的監控體系，可以最大程度地減少風險。比如國家環保部門提出要針對重點企業實施核查工作，一家企業檔案管理部門就體現了內控監督的效用，組織制定了迎檢方案，查證了有關運行臺帳以及檔案資料，自我評價環保情況，督促相關責任部門針對不符合的項目進行整改，將整改的進度以及成效體現在月度及年度考核系統中。再次，能夠規范檔案管理要求。內控工作中的相關工作，如信息溝通、風險評估等，要求具備可靠、真實的活動信息。檔案部門是企業中各項信息的一個整合點，在內控中具有重要的作用，因此，對檔案管理進行規范，是強化內控工作的要求[4]。但是一些企業在檔案工作中的問題較多，比如缺乏細致的管理方法，方法不夠規范等，并未對檔案資料劃分類型，甚至存在丟失的問題。這些問題的存在，反映了企業對于檔案工作缺乏重視程度，管理呈現出無序的狀態，使得檔案信息的真實性及可靠性無法得到保障，可能會泄露企業中的關鍵信息以及機密，提升內控風險產生的概率，不利于企業的發展。最后，能夠優化檔案管理的模式。為了提升內控工作的水平，就要優化檔案管理工作模式。以往的管理方式已經無法適應當前發展的要求，主要體現在：檔案管理方式受到了影響，管理模式的效率及效果不理想，比如一些企業應用傳統的管理模式，反映出了較多的問題，企業中出現了很多的電子檔案，卻依然使用傳統管理方式，給管理運營帶去了消極影響。隨著市場經濟和企業制度的發展，需要構建動態優化、管理合理、權責清楚的現代內控體系，對此，需要對檔案管理的模式進行優化。強化檔案管理工作，可以促進內控工作的落實，內控發展可以提升檔案管理的水平，因此，二者之間具有緊密的聯系，是相互作用和促進的。

4、檔案管理在企業內部控制中應用存在的問題

第一，檔案管理和內部控制的聯系不足?，F階段，企業中的一些檔案管理部門注重記錄經營活動信息，但是缺乏針對性，并未結合企業經營情況以及方法，制定相應的管理規范，無法為內控提供有效的引導。第二，檔案管理方式落后。檔案資料雖然具有重要的價值，但是需要注意的是，并非是所有的檔案資料都有價值，這就需要在管理中合理的篩選有價值的檔案信息。為了發揮檔案管理在內控中的作用，就要做到有側重點、保管安全以及方便查詢?，F階段，一些企業依然沿用傳統的管理方式，電子化及信息化水平較低，不便于查找檔案資料，導致檔案的利用率不高，容易出現丟失的情況[5]。除此之外，在管理工作中，缺乏合理的分類，使得管理的效果受到了消極的影響。第三，資金投入有限，人員業務能力不足。檔案管理工作的開展離不開資金及人才保障，這是提升工作有效性及規范性的基礎和保證，對于內控規范性具有重要的影響。然而一些企業由于預算缺乏，導致投入檔案管理工作中的資金有限，限制了工作的高效開展。另外，一些檔案人員缺乏較強的業務能力，無法及時有效的解決工作中的問題，限制了檔案在內控中的作用發揮。部分企業甚至并未安排專業的人員負責檔案工作，使得缺乏統一的管理標準，檔案管理不連續。要想改善現狀，企業就要增加對工作的投入，優化資源配置，構建規范、有效的檔案管理體系，提升內控的水平。

5、檔案管理在企業內部控制中的應用策略

5.1清楚內控環境中的檔案管理工作目標

為了優化檔案管理的效果，在工作實踐中可以與內控工作實施融合，在內控環境的前提下，記錄關鍵的信息，確保收集到的檔案是真實、完整的。在收集以及管理檔案時需要具備針對性，檔案資料應該真實的體現相關經營活動的情況，而非是對整個工作及經營過程的記錄，更好的發揮出檔案在內控中的作用。企業應該依據內控環境及目標，劃分檔案類型，分別進行管理，利用檔案考察內控工作的落實狀況，及時發現工作中的不足及問題，依據內控要求進行糾正和解決[6]。

5.2優化檔案管理系統

健全的檔案管理制度，能夠為工作實踐提供依據和約束，因此，企業應該建立管理制度，并且堅持對其進行完善，針對各個部門、工程項目以及實際需求，有目的性的建立檔案管理系統。具體來說，第一，企業應該在和安全目標管理制度銜接的情況下，建立檔案安全指標體系，清楚安全管理、信息收集等要求，制定合理的檔案安全收集和管理工作計劃，把責任落實到部門及崗位上，清楚劃分檔案資料收集及上報職責。第二，企業需要結合不同部門及項目的要求，加強電子化檔案管理，進一步細化管理過程，為內控提供有效的檔案管理方法。

5.3借助信息化平臺，加強成本控制

對工作實施信息化創新管理，除了要管控不同類型的檔案之外，還要注重檔案管理的成本控制工作，其是檔案管理工作中的構成部分，同樣是內控環境建設中的一部分。企業需要提升檔案管理信息化水平，注重檔案信息化創新中的成本，把握好細節方面，健全成本控制體系，加大成本控制的力度。運用信息化的傳播途徑及溝通方式，綜合考察及分析不同類型檔案需要的成本，細化相關部門檔案管理工作的預算，大概掌握不同部分檔案管理的收入及支出狀況，及時分析未來內控及管理的情況，做好市場調查研究，有效的收集及分析檔案，確保企業可以適應市場發展要求，提升成本預算的有效性。

5.4增加檔案管理工作的投入

企業需要結合內控環境發展，及時優化檔案管理條件，促進檔案管理工作自動化的提升，提高內控效率。企業應該設置單獨的資料室，用于整理檔案資料，提升檔案的利用率。還要給檔案室中配備有關的設備，如空調、打印機、檔案專用柜、計算機、專用庫房、專用軟件等等，為檔案的儲存奠定良好的基礎，促進信息化建設。企業需要結合檔案資料變化情況，及時地對設備進行更新和升級，應用更加安全、反應效率更高、存儲量更大的設備，滿足檔案儲存要求，提升內控工作的效率。

5.5注重檔案管理人才的培養和引進，提升人員的專業性

信息化時代背景下，對檔案工作人員提出了新的要求，作為檔案管理工作的落實主體，其素質水平關系到工作的開展效率及效果，因此，企業應該重視提升工作人員的專業性，通過引進人才及培訓人才，提升檔案管理人才隊伍的整體水平。企業要組織現有的檔案管理人員實施教育培訓，讓其及時了解最新的專業知識、工作方法，掌握有效的工作經驗和技巧，促進其和企業中其他人員間的聯系，提升檔案管理人員對于工作的認知水平。除此之外，企業需要結合檔案管理需求，加強人才引進，提高招聘標準，確保招聘的檔案管理人員符合崗位對人員提出的要求，為檔案管理工作隊伍加入新鮮的血液，為內控環境優化提供支撐。

結語

綜上所述，檔案管理和內控間的關系緊密，企業在現代化建設和發展中，應該提升對檔案管理工作的重視程度，確保各項活動信息的可靠性及真實性，采取多樣化的措施，優化檔案管理工作，完善管理機制，提升內部控制的水平，促進企業的健康發展。

參考文獻

[1]陳彥.淺談企業內部控制管理下的檔案資源建設[J].機電兵船檔案，2021（06）：43-45.

[2]劉希娟.強化檔案管理在國有企業內部控制環境構建中的作用[J].城建檔案，2021（09）：77-78.

[3]王復乾.強化檔案管理在國有企業內部控制環境構建中的作用[J].黑龍江檔案，2020（03）：51-52.

[4]殷欣.淺議如何通過企業內部控制實現有效的檔案管理[J].機電兵船檔案，2016（02）：41-42.

[5]趙盈華.試論企業檔案管理部門在企業內部控制中的評價監督職能[J].機械設計與制造工程，2013，42（06）：45-49.

[6]覃兆劌，羅琴.企業內部控制與企業檔案管理的相關性分析——基于《企業內部控制基本規范》的檔案話題[J].檔案學研究，2012（02）：35-38.

作者簡介：張萍（1991.5-）， 女，湖南吉首人，土家族，助理館員，本科，研究方向：公司文書檔案管理。