圖書資料和紙質檔案的科學保護及處理

作者簡介：謝偉香（1980—），男，漢族，福建龍巖人，在職研究生，館員，研究方向：檔案保管利用和修復。

摘 要：現階段，在圖書資料和紙質檔案科學保護以及處理過程中，工作人員需要制定完善的管理舉措和方案，優化管理方法，提高管理水平。相關單位需要依托環境控制、防火防水控制、防塵防蟲控制以及數字化管理，制定嚴謹、細致的管理規劃，從而提高圖書資料和紙質檔案的管理水平。

關鍵詞：圖書資料；紙質檔案；科學保護

中圖分類號：G273 文獻標識碼：A

現階段，在對圖書資料和紙質檔案科學保護處理的過程中，工作人員需要制定完善的管理規劃，優化工作事項，革新資料管理方法，制定嚴謹細致的管理流程，從而保證相關資料文獻得到妥善、高效的保存。

一、圖書資料和紙質檔案科學保護以及處理中存在的問題

圖書檔案資料的科學保護和處理工作涉及較多流程，需要花費大量的時間、資金。但是，由于相關部門未加大資源投入，以至于在資料保存管理過程中各項工作無法有序開展。另外，在圖書資料管理過程中也涉及較為復雜的技術指標，但由于相關單位并沒有及時更新和優化技術，未引進數字化、信息技術，無法提高管理水平。最為關鍵的是，在資料管理期間還缺失一套標準化、規范化的作業程序，大部分工作人員在管理活動中存在對工作開展目標理解不清晰、對工作職責不明確的狀況，從而無法在資料管理過程中做到科學、高效的取舍，最終浪費大量資源和資金。另外，由于缺失一套規范化的管理制度，相關工作人員缺乏約束管控，在圖書資料檔案管理過程中存在應付了事的心態，也給相關工作的開展帶來極大困擾。相關部門需要改善現有的圖書資料紙質檔案管理策略，革新管控方法，從而提高管理水平。

二、圖書資料和紙質檔案的科學保護策略

1.環境控制策略

當前，對圖書資料和紙質檔案實行科學保護管理需要制定一套成熟完善的環境控制策略，以此來提高管理水平。在該環節，對溫度、濕度、光照和空氣質量的調控是環境控制的重點內容，在對圖書資料和紙質文檔實行科學保管的過程中，一般需要將室溫控制在20℃，以此來緩解紙張老化，防止紙張變脆或出現發黃的情況。另外，在濕度管理環節，工作人員也需要有效防范紙張存在的變軟、發霉等問題，如果濕度過高會導致以上現象出現，但如果濕度過低將會導致紙張過于干燥，出現收縮。在通常情況下，對圖書資料和紙質檔案存放環境的濕度應控制在40%～60%左右，從而可減少紙張老化和變形的概率。

另外，部分紙張長期暴露在強光下會出現變黃、褪色的現象，因此，在保護圖書資料和紙質檔案的過程中，工作人員需要盡可能避免相關資料受到陽光直射，可使用窗簾、遮光材料來降低光照強度，還需要減少使用紫外線燈，避免給紙張帶來損害和影響。除此之外，空氣中的污染物夾雜著化學物質，會給紙張檔案、圖書資料帶來氧化影響，如二氧化硫、酸性氣體以及具備揮發性的有機物會加速紙張的老化腐朽。因此，在存放區域應當具備良好的空氣質量，避免有毒有害氣體污染紙張。在對圖書資料和紙質檔案實行科學保護的過程中，工作人員需要對環境控制工作足夠重視，只有這樣才能進一步提高保護水平。

2.防火防水管控

對圖書資料和紙質檔案防火防水保護是必不可少的，在該環節，工作人員需要嚴格把控其存放環境，減少火災事故發生的概率。例如，相關人員需要定期檢測火災報警系統的完整性、可靠性，部署完善的自動滅火系統，及早發現火災，并能夠采取果斷的滅火舉措，減少火災對文獻資料所帶來的損害和影響。此外，相關圖書資料、檔案室以及相關部門單位的工作人員也需要正確處理火災緊急情況，增強對火災的應變管控能力。同時，還要使用部分特殊的材料來防止火勢蔓延，如在保管部分機密的紙質文件資料時可以使用阻燃材料，對其展開隔火、隔熱處理，以減少火災蔓延的速度。

水災是圖書資料和紙質檔案遭受重大損失的關鍵因素之一，防治水災是必不可少的工作事項，相關工作人員需要在保存區域安裝必要的防水措施，如合理設置防水屏障、水泵和防水墻。在對圖書資料和紙質檔案實行儲存的過程中，需要將其存放在高處或者防水柜中，避免水災對其帶來損害和影響。在日常檢修管理環節，工作人員需要定期檢查建筑物內部的水管和防水設施，確保其能夠正常穩定運行，減少發生水災的概率。因此，工作人員在對圖書資料和紙質檔案科學保護的過程中，需要制定嚴謹、細致的防火防水舉措，提高資料的管理水平。

3.防塵防蟲控制

現階段，在對圖書資料和紙質檔案管理期間，工作人員加強防蟲防塵控制需要從以下多個層面來開展。首先，工作人員需要定期清潔資料庫，去除表面的灰塵，要使用柔軟的布或專業的吸塵器，避免其中化合物以及清潔劑給紙質資料帶來影響；其次，在防塵管控過程中，應使用密封性良好的袋子或盒子存放圖書資料和紙質檔案，避免產生灰塵。此外，在環境控制過程中還需要通過維持濕度和溫度來減少灰塵的產生，只有將各項指標控制在合理范圍，才能夠起到防塵管控的功效。

在后續防蟲過程中，工作人員需要定期檢查、評估圖書資料和紙質檔案是否遭受蟲害，要及早發現問題，采取果斷舉措，尋找害蟲跡象，對蟲卵、蟲洞和蟲糞的排查，做到防患于未然。針對蟲害嚴重的部分，工作人員可在存放區域使用殺蟲劑，但要控制好殺蟲劑的劑量，避免給文獻資料帶來額外的損傷，以此來提高防蟲管控水平。最關鍵的是，過于潮濕的區域會滋生蟲卵，有效管控存放區域的濕度、溫度環境，能夠抑制蟲卵繁殖。因此，在防蟲的過程中工作人員也需要嚴格把控保存環境的濕度，確保在干燥的環境下存放圖書資料和紙質檔案。

4.定期檢查和維護

現階段，在對圖書資料和紙質檔案實行科學保護的過程中，工作人員需要采取定期檢查的策略，在該環節包含使用多維度的檢測方法。首先，工作人員需要有效排查紙質文獻資料的物理損傷，如撕裂、折疊和破損等問題，相關損傷會導致圖書資料和紙質檔案遭受損壞。因此，工作人員需要定期檢測其是否受到物理損傷，并采取妥善、有效的修復措施。另外，在圖書資料和紙質檔案中也包含大量酸性紙張，極易褪色、變脆，因此，在日常排查環節需要檢測酸性紙張的比例，并對相關文獻資料采取數字化復刻等方式，防患于未然。在維護管理過程中，針對受到物理損傷的文件資料，工作人員可以使用酸性無害膠水對其修復處理，還可以使用酸性無害的保護套封面來保護相關文獻資料。最為關鍵的是，需要通過定期翻動圖書資料和紙質檔案，避免長時間壓迫同一部位，減少損傷和變形的概率。因此，工作人員需要定期檢查和維護圖書資料和紙質檔案，提高科學保護的水平和效率。

除此之外，在日常檢測管理過程中，工作人員需要關注圖書的裝訂質量，及時修復其中裝訂松動、破損的檔案文件，從而保證文獻資料的完整性和穩定性。在數字化、信息化時代，還可以采取將部分紙質資料實施數字化保管的舉措。數字化備份可以防止原始文件損壞、丟失而導致數據的完整性遭到破壞。同時，在對數字化文獻資料檢測過程中也需要對資料的完整性和可訪問性展開評估和分析。

三、圖書資料和紙質檔案的科學處理

1.目錄和分類

現階段，在對圖書資料和紙質檔案實行科學處理的過程中，需要采取目錄分類的舉措，相關單位需要借助分類管理的方法，制定更加完善的分類依據、分類標準，對圖書資料和紙質檔展開詳細的記錄管理。目錄和分類主要是將大量無序的資料和檔案信息組織成有序的結構，保證用戶能夠快速、準確地找到所需要的信息。通過將相關資料歸類到特定的主題或主題領域，建立清晰的信息體系，從而實現對資料快速管控。因此，在分類管理過程中應當制定一套標準化的流程和框架，相關單位需要使用十進制分類法，按照知識領域將圖書資料劃分為不同的類別和子類別，保證不同的資料相互隔離，確保相關資料的可訪問性得到大幅度提升。另外，通過為圖書資料和紙質檔案提供準確的目錄信息，用戶可以通過關鍵詞、作者以及主題檢索文獻資料，從而使相關資料的可訪問性得到大幅度提升。通過目錄分類不僅可以查詢到特定的信息，還能夠發現多個領域的資源，可拓寬讀者的知識獲取空間范圍。因此，在對圖書資料檔案實行科學處理的過程中，工作人員應建立完整、全面的目錄和分類，做到精細化的結構拆分，從而提高資料管理水平。

2.標簽和標識設定

在對圖書資料和紙質檔案實行科學處理的環節，工作人員應通過標簽、標識來記錄不同的資源，以便快速找到相關信息。標簽和標識主要是將圖書和檔案資料以某一種信息的定向化描述，將各個資源標準化處理，通過為每個資源分配唯一標簽、標識及符號，保證相關資源在整個體系中具備唯一性和可識別性。相關標識信息通常是以數字編碼、條形碼以及各種物聯網標簽的形式存在，在資源管控過程中起到至關重要的作用。工作人員可以將標簽和標識資源緊密關聯在一起，快速追蹤并實行資源管理，對圖書資源的位置狀態和借閱情況展開管控，有助于提高對信息資源的管控精度，提高信息管理的品質和效率。標簽和標識為用戶訪問資源提供方便，用戶可以使用標簽和標識符號搜索，快速找到圖書資源和檔案信息，提高用戶的滿意度，使用戶的實際使用體驗感得到大幅度提升。在圖書資料和檔案管理過程中，需要通過標簽和標識來減少信息丟失和混亂的概率。在數字化信息時代，數字標簽在數字化資源管理過程中得到廣泛應用，圖書館在對紙質檔案和資料實行管理過程中也需要通過多元化的數字處理技術，提高信息的可訪問度。同時，還需要對標簽和標識常態化更新，根據相關資料信息的變更狀況，采取靈活動態的管理舉措，提高管控水平。

3.數字化處理

數字化處理在圖書資料和紙質檔案管理過程中至關重要，通常利用儲存介質和各種工具將重要的檔案資料數字化保管，提高資料的綜合管理水平。首先，通過數字化處理工具，結合儲存和保護介質，將相關資料儲存到云端服務器或各種電子儲存媒介中。其次，通過數字化處理也能夠方便檢索、訪問、共享和傳播。在該環節，工作人員需要根據圖書資料和紙質檔案的屬性類別，對需要數字化處理的檔案資料實行層次劃分，制訂一個嚴謹、細致的儲備周期、計劃和方案，對相關資料妥善管理，開展無紙化、結構化轉變，從而提高信息資源的綜合利用水平。

四、圖書資料和紙質檔案科學保護和處理的注意事項

1.制定一套完善的管理制度

通過上文的論證分析不難看出，在對圖書資料和紙質檔案實行管理期間，需要借助多元化的技術手段以及明確各種細節指標，其所涉及的工作內容較多且復雜。在該環節，相關單位需要明確管理工作的出發點和立足點，找到管控方向，為此需要制定一套成熟、完善的管理制度和管理體系，高效把控圖書資料和紙質檔案管理過程中的各項指標，科學制訂嚴謹、細致的管理方案和計劃，從而提高資料管理水平。工作人員需要耐心細致地開展各項工作，制定一套標準化的操作指南，規范化描述圖書資料和紙質檔案的管理方法，保證每一位工作人員在資料管控過程中能夠找到出發點和立足點，從而提高工作水平和效率。另外，在對紙質資料展開無紙化管理期間，還需要明確數字化、信息化和無紙化轉變的流程，嚴格管控其中的工作指標，做到有的放矢，提高工作水平。

2.加大經費投入力度

在對圖書資料和紙質檔案實行管理過程中涉及較多零散、雜亂的事項，包含對人員、環境、材料和技術等多項資源的使用，相關部門需要投入足夠資源來支撐檔案管理工作的開展，在該環節需要相關部門制訂一個嚴謹、細致的預算管理計劃，嚴格把控圖書資料和紙質檔案管理過程中各項指標以及各項工作細節，要有嚴謹的管理周期、管理循環，監管資料管理期間各項資金的支出，制定科學的預算管理規劃，在預算編制、預算執行以及后續預算總結反思過程中，根據管理需求做到精細化控制，減少資源浪費，從而提高管理水平。

3.加強人員教育培訓

現階段，在圖書資料和紙質檔案科學保護管理過程中，新技術、新方法和新流程不斷涌現，原有的管理體系和架構可能不適應全新的工作需求。首先，在資料管理過程中，相關部門需要引進多元化的管理舉措，加大對員工的教育培訓，使其在管理過程中能夠提高工作水平。相關部門可以定期開展專題講座，深化管理過程中的服務意識，并結合精細化管理開展各項工作；其次，在科學保護過程中，相關工作人員應當具備基本的安全意識、道德規范，為其分配對應的管理職責，保證圖書資料和紙質檔案的科學保護水平和效率得到提高。在管理過程中，針對資料的妥善保管和使用并不是某一個部門的工作職責，需要在全員參與的情況下提高管理水平。因此，應明確管理職責，開展全員教育培訓，以此來提升工作質量。

五、結束語

總體來說，在對圖書資料和紙質檔案實行科學保護的處理過程中，工作人員需要完善現有的工作流程和方法，引進信息化、數字化工具，結合精益化的管理方法，提高資料管理水平。各單位在檔案資料管理過程中應加強交流合作，制定一套標準化的管理程序，以規范化的形式推動各項工作緊密、高效開展，從而提高管理工作的品質和效率。

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（作者單位：龍巖市永定區龍湖保護與發展中心）