論內部控制理論在我國高校固定資產管理中的應用

黨 妮 宋 瑋

摘 要:本文在深入分析我國高校固定資產管理現狀的基礎上,將內部控制理論應用到高校固定資產管理中,提出建立高校固定資產內部控制制度的具體措施,以期對我國高校固定資產管理有所借鑒。

關鍵詞:內部控制理論 高校 固定資產管理

隨著我國社會主義市場經濟的不斷完善和高等教育管理體制改革的逐步深入,高校資金來源突破了以往單純依靠國家財政撥款的局面,形成以財政撥款為主,多渠道籌資辦學的格局。高校內部運行機制發生了深刻的變化,特別是通過近幾年的擴招,高校規模和實力都有了很大提高。據統計,目前全國高校固定資產規?？傤~達幾千億元人民幣,一般規模的高校固定資產都在億元以上,規模較大的高校固定資產甚至達到十幾億元以上。但由于高校長期受傳統計劃經濟的影響,固定資產管理在許多學校沒有受到應有的重視,仍然存在很多問題。因此,如何規范高校固定資產管理,構建適應高校發展的固定資產管理體系是高校亟待解決的一個重要課題,本文將從內部控制理論出發,針對當前高校固定資產管理工作的現狀及存在的問題, 提出一些初步的解決方案,以供進一步研究和探討。

一、我國高校固定資產管理的現狀

1.高校固定資產的概念

根據《高校會計制度》和《高等學校財務制度》規定,高校固定資產是指一般設備單價在500元以上,專用設備單價在800元以上,且耐用時間在一年以上,在使用過程中能保持其實物形態的資產。對單價不滿上述起點標準,但耐用時間在一年以上的大批同類財產,也視為固定資產進行核算和管理。

高校的固定資產根據高校會計制度的要求,按照以下6大類設置會計賬目進行核算和管理:(1)房屋、建筑物及附屬設施;(2)專用設備;(3)一般設備;(4) 文物和陳列品;(5)圖書;(6)其他固定資產。按照以下16大類設置分類賬, 通過固定資產管理系統對固定資產進行管理:(1)房屋及構筑物;(2)土地及植物;(3)儀器儀表;(4)機電設備;(5)電子設備;(6)印刷機械;(7)衛生醫療器械;(8)文體設備;(9)標本模型;(10)文物及陳列品;(11)圖書;(12)工具、量具和器皿;(13)家具;(14)行政辦公設備;(15)被服裝具;(16)牲畜。

2.高校固定資產管理存在的問題

(1)固定資產底數不清,賬實不符。由于高校固定資產數量大、種類繁多,再加上管理不到位,其方法和手段又落后,導致資產管理部門與核算部門、資產管理部門與資產使用部門存在著賬賬、賬實不符。部門之間配合、協調性差,管理上相互脫節,致使資產底數不清。如房屋、建筑物已使用多年,因完工后沒有辦理工程竣工驗收手續,無法對工程項目決算進行審計,財務部門因手續不齊全,而無法入賬;系、處、所和院等部門接受捐贈及用科研經費購置的固定資產未驗收入庫,也沒有納入學校統一管理;一些資產由于自然或人為因素早已報廢、損失或完全失去使用價值,未及時辦理報廢手續,長期掛賬未作賬務處理。

(2)重購輕管,資產閑置、浪費。我國高校固定資產投資大多是用財政撥款購置的,目前高校尚未進行真正的成本核算,固定資產折舊不計提,沒有納入學校成本核算。購置固定資產時僅憑需要,事前缺乏調查、分析和論證,致使資產閑置、浪費和重復購置嚴重,利用率不高,重購輕管現象給高校固定資產管理帶來了許多困難。

(3)產權關系不明確。高校的辦學性質決定了其固定資產的所有權歸屬國家,學校只擁有管理和使用權,而且具體的固定資產管理權大多分散在相關職能部門,使用權則歸固定資產的占有單位和個人,客觀上形成了固定資產的所有權、使用權、管理權三權分離。高校的國有資產分布在學校的各個職能部門,由各個職能部門管理和使用,因而部門就會視國有資產為部門所有,未經資產管理部門的批準隨意在校內各個部門中調配和流動,反映了學校對這些固定資產處置隨意,產權不明確,界定不清。

(4)固定資產管理人員流動性強,缺乏專業培訓。在當前的高校中,固定資產管理人員多為兼職,他們在做好本職工作之余對固定資產進行管理;同時由于高校加強人事管理,進行人才成本核算,每3、4年就進行全校聘任,造成資產專職和兼職管理人員不穩定,流動性大,同時缺乏系統的固定資產管理知識的學習和培訓,這也是影響高校固定資產管理的重要原因之一。

(5)管理體制落后,缺乏完整的管理體系。高校固定資產管理機構是主體多元化,財務部門對固定資產進行統一的財務核算,各類固定資產的實物管理歸口到各職能部門,如教學科研設備、房屋建筑物、圖書等分別歸屬國資處、后勤處、圖書館等相關職能部門管理,而各類固定資產的占用和使用主要集中在各教學、科研院所和行政部門,使得固定資產的管理與其實物流動、占用使用相互脫節,致使學校固定資產缺乏統一管理。

針對當前高校固定資產管理存在著上述問題, 本文將內部控制理論引入高校固定資產管理中,提出建立基于內部控制理論的高校固定資產管理新理念。

二、內部控制理論介紹

1985年,由美國注冊會計師協會(AICPA)、美國審計總署(AAA)、財務經理人員協會( FEI)、內部審計人員協會(IIA) 及管理會計師協會( IMA)共同贊助成立了全國舞弊性財務報告委員會(National Commission On Fraudulent Financial Reporting),即Treadway 委員會,該委員會所探討的問題之一就是舞弊性財務報告產生的原因,其中包括內部控制不健全問題。兩年之后,Treadway委員會作出報告,提出了很多有價值的建議,該報告雖未對內部控制提出結論,但卻立刻引起了很多組織的回應?；赥readway委員會的建議,其贊助機構又組成了一個專門研究內部控制問題的委員會,COSO 委員會(Committee Of Sponsoring Organizations Of The Treadway Commission)。1992年,COSO委員會提出報告《內部控制——整體框架》,1994年進行了增補。COSO委員會提出,內部控制是由企業董事會、經理階層和其他員工實施的,為營運的效率效果、財務報告的可靠性、相關法令的遵循性等目標的達成而提供合理保證的過程。其構成要素應該來源于管理階層經營企業的方式,并與管理的過程相結合。

1.控制環境(Control environment)

任何企業的核心是企業中的人及其活動。人的活動在環境中進行,人的品性包括操守價值觀和能力等,它們既是構成環境的重要要素之一,又與環境相互影響、相互作用。環境要素是推動企業發展的引擎,也是其他一切要素的核心。

2.風險評估(Risk appraisal)

企業必須制定目標,該目標必須和銷售、生產、行銷、財務等作業相結合。為此,企業也必須設立可辨認、分析和管理相關風險的機制,以了解自身所面臨的風險,并適時加以處理。

3.控制活動(Control activity)

企業必須制定控制的政策及程序,并予以執行,以幫助管理階層保證“為保證其控制目標的實現,其用以辨認并用以處理風險所必須采取的行動業已有效落實”。

4.信息和溝通(Information and communication)

圍繞在控制活動周圍的是信息與溝通系統。這些系統使企業內部的員工能取得他們在執行、管理和控制企業經營過程中所需的信息,并交換這些信息。

5.監督(Monitoring)

整個內部控制的過程必須施以恰當的監督,通過監督活動在必要時對其加以修正。COSO同時提出,企業所設定的目標是一個企業努力的方向,而內部控制組成要素則是為實現或達成該目標所必需的條件,兩者之間存在直接的關系。每一個組成要素適用于所有的目標類別,每一個組成要素也與每一個目標都有關。對于任何企業或企業中的任何部門,內部控制都極為重要。

相對歐美等西方發達國家, 我國內部控制理論研究起步較晚, 直至上世紀80年代, 我國學術界才開始對這一領域進行探索。雖然我們起步較晚, 但我們發揮了后發優勢, 在借鑒和吸取歐美發達國家的較為成熟的內控思想的同時, 自上世紀90年代以來, 國內學者對內部控制的研究取得了豐碩的成果。從上世紀80年代的內部控制理論的初探, 到2000年7月首次以法律的形式將內部控制寫入《中華人民共和國會計法》, 到2006年6月5日上海證交所嘗試性的推出《上海證券交易所上市公司內部控制制度指引》, 以及同年9月28日深圳證交所出臺《上市公司內部控制指引》, 再到2007年3月22日, 財政部頒布《企業內部控制規范——基本規范》和17項具體規范(征求意見稿),以上種種大動作引起了眾多上市公司和學術界的震動, 均說明內部控制的重要性和社會的關注程度。

根據我國財政部2004年下發的《內部會計控制規范——固定資產(征求意見稿)》,固定資產內部控制的總目標是:防范固定資產管理中的差錯和舞弊,保護固定資產的安全、完整,提高固定資產使用效率,從而提高固定資產管理水平。高校固定資產內部控制的總目標與上述目標一致,根據高校固定資產內部控制的總目標進行細化,構建出高校固定資產內部控制制度的基本內容。

三、基于內部控制理論的高校固定資產管理新理念

1.完善高校固定資產內部控制環境

加強高校固定資產管理是高校自身持續、健康發展的需要。高校領導、職能管理部門、資產使用部門等應增強固定資產管理意識和水平,營造一個良好的固定資產管理的氛圍。高校應強化對固定資產管理重要性的認知,建立、完善固定資產管理的相關制度,成立專門的管理委員會統一協調管理;財務部門、資產管理部門、資產使用部門應設立專人專職或兼職具體負責,每位教職員工為自己所使用的學校財產承擔責任;形成一個領導重視、制度保障、統一管理、專人負責、全員參與的管理體系,為加強內部控制奠定堅實的基礎。

2.建立健全高校固定資產內部控制制度的基本內容

(1)確保辦理固定資產業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。其核心是“內部牽制”,它要求每項經濟業務都要經過兩個或兩個以上部門或人員的處理,使得單個人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯系,并受其監督和制約。

(2)建立完善的固定資產業務授權批準制度并有效執行。授權批準制度是指高校在固定資產經濟業務發生之前,明確規定涉及相關工作的授權批準的范圍、權限、程序和責任,然后根據所授權的范圍和大小,按照規定的標準,對經濟業務的合理性、合法性和合規性進行審核,進而做出是否批準開展該項經濟業務的決定而實施的一種內部控制。其要求高校在處理固定資產業務時必須經過授權批準以便進行控制。

(3)建立固定資產預算制度與驗收制度。要求高校購建固定資產應納入預算,確保預算的編制、調整與審批程序適當,已購建的固定資產應及時進行驗收,確保固定資產實物及時到校、及時入賬。

(4)建立固定資產日常保管制度并有效執行。要求高校應明確固定資產管理部門、使用部門和財會部門的職責權限,確保固定資產管理權責明晰,責任到位,并建立健全固定資產賬簿登記制度、固定資產維修保養制度、固定資產清查盤點制度等。

(5)建立固定資產處置制度,確保處置固定資產嚴格履行手續,作價合理。高校固定資產的處置是指高校對其占有、使用的固定資產進行產權轉讓及注銷產權的一種行為,包括無償調出、出售、報廢及報損等。

3.以人為本,保證高校固定資產內部控制制度的有效執行

在新的形勢下,高校固定資產管理必須與時俱進,更新管理理念,適時地轉變工作思路與方法,充分認識到作為社會活動和經濟活動主體的“人”的重要性,提高管理人員素質,充分調動管理人員的積極性,將“以人為本”的管理模式引入其中,建立學習型組織,培養高素質的固定資產管理工作團隊。高校通過內部學習的溝通交流機制,創造共同學習環境,樹立團隊學習觀念,通過學習培養使個人學習與部門改革需要相適應。通過建立暢通的信息傳導與溝通機制,不斷發現和解決問題的循環往復的動態過程,實現知識創新,使固定資產管理人員的綜合素質和工作績效得以迅速提升,一個好的信息系統有助于提高內部控制的效率和效果,保證內部控制制度的有效執行。

總之,隨著高等教育事業的不斷發展,高校固定資產管理工作的職能、內涵以及管理方法與管理手段都將發生巨大的變化,只有對高校固定資產進行更深層次的內部控制管理,才能使固定資產管理更加完善,更好地為高校的發展服務。

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