淺議新形勢下如何做好醫院人事檔案管理工作

作者簡介：韓冰（1985—），男，漢族，山東濰坊人，本科，館員，研究方向：人力資源檔案管理。

摘 要：隨著我國新醫改工作的不斷深入，要求加快醫院工作信息化、數字化進程，對醫院的管理工作提出了新的要求。人事檔案管理工作是醫院改革工作的重要環節之一，對醫院人才培養和利用有著重要意義。為了滿足人們對醫療服務的需求，醫院在不斷培養和引進各類專業人才，匯集了大量高素質的人才。在這樣的形勢下，醫院人事檔案管理工作越發重要，人事檔案管理如何跟隨時代潮流現代化、科學化地開展，成為當前醫院管理工作的重中之重，也是相關工作人員亟須解決的主要問題。文章通過探討醫院人事檔案管理工作的重要意義、現狀及存在的問題，提出了相應的改革措施，希望對醫院人事檔案管理工作有所幫助。

關鍵詞：醫院；人事檔案；管理工作

中圖分類號：G271；R197.32 文獻標識碼：A

人事檔案是事業單位和企業對所屬人員管理過程中形成并集中保管的專屬檔案，是企事業單位檔案管理的重要組成部分。人事檔案是記錄每個人經歷和發展的重要材料，是單位考察個人的基礎資料。人事檔案可以真實反映每個人各方面的情況，具體包括學歷、專業、獎勵、懲罰和能力等。

隨著我國醫改工作的深入，醫院對人才的需求更加迫切。作為專業高端人才密集的地方，醫院人事管理的核心任務就是在社會中識別人才，發現醫院所需人才，并對所需人才培養，最終為醫院所用，從而提升醫院的綜合實力并穩定持續發展。人事檔案記錄了人才的履歷以及德、能、勤、績等綜合素質，為醫院全面了解人才、選拔人才提供了最直接的依據。由此可見，醫院人事檔案管理工作不僅關系到醫院穩定發展，更事關新醫改大局。在新形勢下，醫院人事檔案管理工作如何更加科學化、現代化地開展，如何順應新時代發展的要求，是醫院人事檔案管理工作中亟須考慮的問題。

一、醫院人事檔案管理工作的重要意義

醫院人事檔案工作包括整理、保存醫院在職、退休人員的檔案、人員工資以及退休和養老保險等內容。尤其在新形勢下，人事檔案管理在醫院選擇人才、聘用人才時提供了有力的依據，對制定合理薪酬制度等方面發揮著重要作用。醫院只有認識到人事檔案管理工作的重要性，才能進一步科學、有效地開展檔案管理工作，為醫院現代化建設和發展提供有力的支持。

1.人事檔案為醫院提供完善的人才信息，是有力的用人依據

醫院為了保證醫療服務質量，會建立由不同年齡、不同學歷的專業人才以及輔助工作人員組成的醫療隊伍，這樣的醫療隊伍服務對象范圍更加廣泛。因此，人事檔案管理部門要深入了解醫療隊伍中的組員，包括人員的年齡、學歷、專業知識構成、人員素質、工作經驗和業務能力等詳細的信息。通過這些信息的支持，醫院才能做到知人善用。

2.人事檔案是醫院制定人員薪酬的重要依據

醫院在人員薪酬制定中主要經過前期討論、中期調整和最終討論才能實施。人員薪酬并不是固定不變的，醫院每年會根據實際情況做出調整，這也是醫院薪酬制度不斷完善的過程。人員薪酬制定的依據主要是由人事管理部門通過相關人員人事檔案中記錄的工作能力、經驗、學歷和職務等翔實的資料組成，可以說，人事檔案是醫院制定人員薪酬的重要依據。

3.人事檔案是醫院選擇、培養人才的重要依據

醫院在人才的選擇、培養以及引入的過程中，主要通過人事檔案中具體的信息為基礎參考資料。醫院人事檔案宏觀上分析人才層次結構，微觀上對個人全面綜合素質的分析，有助于醫院在培養、引進關鍵人才時做出正確的選擇。

二、新形勢下醫院人事檔案管理工作中存在的問題

人事檔案管理工作在醫院建設發展過程中具有極其重要的價值，加強對人事檔案管理工作的重視，可以為醫院制定各項人力資源管理決策時提供重要的參考依據。但是，醫院人事檔案管理工作也存在著一些問題，影響了人事檔案發揮應有的作用。因此，在新形勢下，就要借助科學的管理手段充分發揮人事檔案的作用，提高人事檔案資源的利用率，穩步提高醫院人力資源管理水平。

1.醫院人事檔案管理制度未跟上時代的發展步伐

隨著我國經濟的快速發展，各行各業對專業人才的需求越發急迫，人才流動頻繁。在新形勢下，醫院也在人才引進、醫療器械以及設備設施更新方面加緊了步伐。但一些醫院在人事檔案管理工作中依舊沿用舊有的制度，沒有隨著時代變革而更新，導致在人才引進的過程中未發揮出應有的重要作用。沒有嚴格的管理制度，對人事檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，導致人事檔案管理中容易出現檔案隨意存放、隨便改動的不規范行為。甚至在制定人員薪酬時，人員薪酬和人事檔案沒有緊密聯系，影響了人員薪酬的合理性。

2.醫院人事檔案管理方式沒有及時更新

進入信息化時代，各種以互聯網、大數據為代表的信息技術日益成熟，并得到了廣泛的應用。醫院人事檔案管理方式沒有隨著時代的進步及時更新，依舊有很多醫院在人事檔案的收集、分類、歸檔和保存等方面采用傳統的人工操作。這樣的傳統管理方式不僅容易造成人力、物力的浪費，還容易造成檔案在傳遞過程中出現遺失、破損的情況。傳統的人事檔案管理方式已經落后，紙質化管理不利于醫院人事檔案管理水平的提高，不利于醫院信息化建設，不符合新形勢下對人事檔案管理工作的要求。

3.醫院人事檔案資料缺乏真實性和完整性

醫院人事檔案是記錄所有員工基本情況、工作經歷、經驗、學歷和專業技能等詳細信息的重要資料，其中收集人員的各類信息是人事檔案管理最重要的工作內容之一。但在信息收集過程中，不好把握員工之前的歷史信息是否真實、準確和完整。這些問題無疑降低了人事檔案的可靠性和真實性，無法客觀、公正和完整地反映工作人員的工作能力和工作態度，也無法體現出醫療人員的醫德、醫風。醫院在人才培養、選用等過程中，如果人事檔案信息缺乏真實性和完整性，就會無法提供有力的依據。

4.醫院人事檔案管理人員的素質亟須提升

由于種種原因，很多醫院對人事檔案管理工作的認識不夠清晰，定位不夠專業，對人事檔案管理工作簡單地認定為收納、歸檔，沒有技術要求，導致醫院人事檔案管理人員的組成比較復雜，欠缺專業知識，人員年齡老化，未經過檔案、人力資源管理、計算機技術以及保密工作等相關培訓。醫院沒有將人事檔案管理工作與選人用人、人才整合、人才開發和培養等人才應用有效結合起來。因此，在新形勢下，醫院人事檔案管理工作無法達到全新的人事檔案管理所要求的標準，造成人事檔案管理水平不高。

三、新形勢下做好醫院人事檔案管理工作的策略

在新形勢下，醫院應結合時代發展的特點，運用信息技術，通過科學制定完善的管理制度，調整和改進醫院人事檔案管理工作，有效保證醫院的整體管理成效?，F代醫院應當具備科學的人事檔案管理理念，通過全方位地對信息技術的運用，改變以往傳統人工管理的方式，提高人事檔案管理人員的綜合素質，不斷創新，促進人事檔案管理工作的改革，全面提高工作效率。

1.醫院要提高對人事檔案管理工作的認識

我國醫療事業已取得了快速發展，醫院之間的競爭也日益激烈，醫院的競爭就是人才的競爭。人事檔案能夠充分反映每一位工作人員的全面信息，醫院要充分利用好這些信息，做到人盡其才、知人善用。因此，醫院要充分認識到人事檔案對挑選、聘用人才的重要性，重視人事檔案管理工作，樹立現代化醫院的人事檔案管理工作理念，除了在資金、人員上大力支持，還應從軟硬件等方面推進人事檔案管理工作的開展，將醫院人事檔案管理與醫院整體建設步伐相統一，在內部大力宣傳人事檔案管理工作的重要性。同時，還要強化人事檔案管理工作人員的檔案管理與法律意識，嚴格執行《檔案法》，使人事檔案管理進一步科學化、規范化和制度化。

2.醫院要創新人事檔案管理手段

在新形勢下，現代醫院要創新人事檔案管理手段，在原有傳統檔案管理方式的基礎上，應用現代信息技術，并積極吸收國內外先進管理經驗，提高人事檔案管理水平。

（1）組建專業團隊，創新醫院檔案管理工作形式

人事檔案所記錄的人員信息關系到醫院的人才選拔和聘用。醫院要專門組建人事檔案管理部門，選用受過檔案管理、計算機技術等專業培訓的人員組成專業團隊，對人事檔案開展科學管理、有效保管，確保人事檔案信息的準確性和完整性，通過信息技術提升人事檔案管理工作的質量和效率。

（2）制定科學、完善的管理制度

為了促進醫院人事檔案管理科學化、規范化和標準化開展，醫院要制定科學、嚴密的人事檔案管理制度，并在實施過程中不斷完善。落實人事檔案管理工作的具體工作步驟及相關規定，完善人事檔案在收集、分類、保管和保密等方面的多項制度，明確員工的崗位職責，定期接受內部審查，促進醫院人事檔案制度化、標準化管理。

（3）充分運用信息技術，開展數字化管理

醫院要緊跟時代潮流，運用信息技術升級人事檔案管理方式。在將紙質檔案轉化為電子檔案的基礎上，運用互聯網技術搭建醫院內部信息溝通平臺，實現不同部門之間的資源共享。同時，人事檔案管理部門應及時公布人事變更、人員聘用和薪酬調整等信息，充分利用網絡技術提升現代化管理進度。

3.醫院要加強人事檔案管理信息化建設

進入信息化時代，醫院在發展建設中要充分認識到應用信息技術的重要性，通過信息技術對人事檔案管理工作創新，提高醫院檔案管理的綜合水平，滿足醫院在人才培養、引進方面的需求。為了適應新形勢下人事檔案管理工作的要求，醫院要加大引入先進設備設施和技術的資金投入，讓人事檔案管理人員結合信息手段實現現代化人事檔案的管理和利用。同時，還要建立人事檔案管理信息系統，加強檔案管理信息化安全建設，通過審批、權限設置等手段構建完善的信息安全防御體系，有效保護涉密信息的安全。

實現人事檔案管理信息化，就是要在傳統檔案管理的基礎上，通過對計算機、互聯網的運用開展人事檔案管理，達到信息儲存、查詢以及分析的目的，為醫院人才選拔提供便捷、翔實的依據。

第一，為了滿足新形勢下的發展要求，醫院要結合自身實際，建立完善的管理制度，確保所收集、整理的人事檔案信息的真實性、有效性，并不斷通過網絡資源拓展收集信息渠道，不斷擴充醫院人才檔案數據庫。

第二，人事檔案部門除了收集、整理各類專項人才的學歷、履歷和工作經驗等信息外，還要加強匯總分析能力，對醫院所需人才動態規劃，充分挖掘其潛力，及時向醫院推薦人才并提供相關依據。

第三，人事檔案管理工作人員要通過所拓展的信息收集渠道，重點關注醫院所需的學術骨干、學科項目帶頭人才的各類信息，為醫院引進相關人才提供翔實的數據。人事檔案管理要通過信息數據分析手段，對醫院發展整體規劃中所需的各項專業人才提前布局，有針對性地收集目標人才的信息，將所需人才信息隨時提供給醫院領導，以便更快地引入人才。

4.建立科學、完善的人事檔案管理制度

科學、完善的人事檔案管理制度，是保證醫院檔案管理工作有序開展的關鍵。結合新時期檔案管理工作出現的新變化，應根據醫院的具體情況適當調整現階段的人事檔案管理工作，制定科學、完善的管理制度，對人事檔案管理工作有效規范和約束，統一管理醫院內部所有人員的人事檔案資料，統一標注方式，科學分類歸檔，方便使用者能夠快捷檢索到所需的人事檔案資料。加強人事檔案管理人員相關法律法規的培訓，嚴格貫徹《檔案法》相關規定。醫院在制定人事檔案管理制度時，也要傾聽員工的合理建議，在建議基礎上調整制度內容，提高人事檔案管理制度的科學性，實現對人事檔案的高效管理。

5.提高人事檔案管理人員的綜合素質

人事檔案管理工作人員的素質，對醫院人事檔案管理工作是否能夠有序、順利開展有著直接的影響。在新形勢下，全新的檔案管理理念不斷出現，對醫院人事檔案管理工作人員的綜合素質也提出了新的要求。一是要定期對內部檔案管理人員開展相關培訓，強化檔案管理人員信息技術的學習，將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提升檔案管理人員的綜合素質；二是醫院要設置專門的管理崗位，對外招聘人事檔案管理方面的高級專業人才，積極補充檔案管理隊伍的骨干力量。醫院也要重視對人事檔案管理人員法律法規的宣傳教育，使其自覺遵紀守法，加強人事檔案工作的規范化管理。

建立科學的人事檔案管理體系，健全人事檔案管理的規章制度，是人事檔案管理的重要措施。隨著科學技術的發展，人事檔案管理手段不斷更新，管理水平逐步提高，醫院必須建立科學的檔案管理體系，明確各項職能，使人事檔案管理與醫療業務同步考核、共同發展。人事檔案管理人員素質直接影響到檔案管理水平，醫院可以通過專業培訓、繼續教育和進修學習等提高其業務和知識水平，不斷總結探索人事檔案管理經驗，進一步提高醫院人事檔案的管理水平。

四、結束語

綜上所述，人事檔案管理工作為醫院培養、引進各類專業人才提供著重要的信息，也是醫院各項工作開展的連接紐帶。因此，醫院要充分認識到人事檔案管理工作的重要性，并通過人力、物力的投入，保證人事檔案工作能夠有序、健康開展。在新形勢下，醫院要通過制定科學的管理制度，加強信息化建設以及提高人事檔案管理人員的綜合素質，全面、有效地開展人事檔案工作，促進我國醫療事業的發展。

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（作者單位：濰坊市中醫院）