重點建設項目檔案工作及其監督指導方法研究

作者簡介：鄒寧寧（1981—），女，漢族，遼寧鞍山人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。

摘 要：重點建設項目檔案真實記錄了項目的整個建設過程，反映了建設問題、運行、維護、改造以及擴建等信息，信息覆蓋量大，其內容精準度高，是重要的監管依據。為進一步加強檔案管理工作質效，避免因其限制項目建設發展，文章結合多個地區檔案館的管理現狀開展研究，分析管理必要性和問題，落實保護措施，并強化監督指導工作，以供同人參考。

關鍵詞：檔案工作；監督指導；檔案管理

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

重點工程建設項目檔案資料涵蓋大量數據信息，從前期立項到中期勘察設計、招投標、施工、竣工，再到后期監管，需要用標準的形式記錄。隨著城市化進程的推進，重點項目建設數量及工程規模逐漸增加，需立足于《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》，明確檔案管理工作重點，深度分析監督管理流程問題，積極完善制度，為重點建設項目檔案提供基礎性保護。

一、保護重點工程建設項目檔案必要性分析

重點工程建設項目檔案的形成主要來源工程建設立項審批至竣工驗收的全過程，后續的項目檢查、項目改造、擴建等均需要以檔案資料為依據，具有極高的保存價值，需要檔案館做好文字、圖表及現場視頻、音頻資料的整理，提供真實、可靠的原始數據信息。從保護的重要性來看，可以分為以下作用：

第一，重點工程建設項目檔案在全國重點檔案中占據重要地位，尤其面對當前城市化進程不斷推進的社會局面，我國對于此類檔案的管理與保護十分關注。從20世紀80年代開始，我國政府對于破損的檔案實行搶救，直至“十一五”時期，依據《檔案事業發展“十一五”規劃》，針對不同地區的檔案管理部門制訂了詳細的保護工作計劃，為我國重點檔案的管理與保護提供必要的前提。針對地方重點建設項目檔案的保護是國家檔案事業發展的關鍵環節，為后續建設提供可參考的憑證，對相關工作的監督指導至關重要。

第二，保護重點建設項目檔案工作是服務社會經濟建設的關鍵。重點工程建設項目內容相對復雜，在市場經濟背景下，往往會涉及多個單位、人員，專業面廣泛，無論是資金成本和時間成本均比較高。在此過程中，檔案管理工作極為重要，但在實際執行中經常存在被忽視的問題，如單位搬遷或人事變動導致檔案遺失、工程重要依據請示與批復遺失、原始資料缺失、檔案內容與實際不符等情況，導致重點建設項目檔案不健全或存儲不當。若發生此類情況，需要實行二次征地或經濟補償，不僅造成一定的經濟損失，還會影響檔案事業的發展。因此，對重點建設項目檔案的管理和保護十分重要。

二、重點建設項目檔案工作痛點分析

1．檔案立卷、歸檔規范性問題

本次研究匯總多個地區檔案館的發展經歷和相關工作經驗，總結重點建設項目檔案管理工作問題，發現部分單位在管理思維方面仍過于被動，重視程度不足，尤其針對內容復雜、建設周期長的項目，容易出現歸檔不及時、資料讀數頭破損以及記錄失真等情況，嚴重影響檔案管理的規范性。此外，還存在立卷、歸檔不規范問題，導致檔案憑證作用被弱化，不利于施工建設項目按照計劃執行。

第一，卷宗材料及卷面規范性問題。以前的重點建設項目檔案整理與新時期所規定的檔案整理方式存在差異，如文書、記錄紙以及其他紙質資料的大小規格等均與之前的規定存在差異。檔案管理要求卷宗封面規格為A4紙，檔案資料整理、裝訂后不能存在長短寬窄差異或裝訂混雜的情況。由于以往檔案管理工作缺乏規范性，部分卷宗封面填寫內容不全或項目名稱填寫不全，甚至存在漏填項目人員、項目日期的情況以及部分檔案內容頁碼編寫不統一、混合編寫等問題。

第二，裝訂程序不嚴謹。案卷材料內容存在問題，與檔案管理立卷歸檔的要求不符。部分材料并未入卷，導致無法全面顯示項目進程，部分案卷在退卷后并未傳送回證。

2.重點建設項目檔案管理水平有待提高

從檔案管理水平角度來看，本次研究針對多個檔案館管理及監督指導情況展開分析，重點建設項目檔案管理水平制約因素可匯總為以下三個角度：

第一，檔案管理工作隊伍建設問題。目前，事業單位檔案管理工作不斷引入信息技術，有效地提升了檔案管理質效。但在實際應用中發現，部分工作人員落實相關任務時仍存在進度慢的問題。究其原因，可歸納為培訓不到位、缺乏對業務知識和信息技術的詳細了解，導致業務水平提升緩慢，難以適應當前數字化轉型背景。

第二，檔案管理系統完善性問題。在數字化轉型背景下，部分檔案館的數字化管理系統建設仍存在一定問題，無法滿足重點項目檔案工作的要求。以某電商產業園項目為例，由于整個工程項目規模大、工期相對較長，所建設的內容涉及范圍廣，但目前的檔案管理系統功能存在局限性，無法實現聲像、圖像等文件的兼容，甚至與部分OA系統和財務管理系統不匹配，電子文件同步更新困難。此外，在文字材料識別、查找及自動檢索領域的技術應用不到位，云存儲技術無法實現自動備份，與目前所倡導的檔案一站式共享目標之間存在一定差距。

第三，檔案材料規范性問題。主要表現為重點建筑項目牽頭單位、分包施工單位等之間的檔案工作標準難以實現統一，文件規格、內容不一致，導致管理不便。

三、重點建設項目檔案工作保障措施

1.加強立卷歸檔工作

在實際工作中需保證檔案管理工作的完整度，重點建設項目檔案內容來源包括內部和外部，類型多、內容雜，管理難度較大。因此，在實際管理中需要落實精細化、制度化管理。首先，秉持“應歸盡歸、應細盡細”的原則。應明確歸檔范圍，包括且不限于項目可行性研判文件、設計資料、設計文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、人資文件以及財務文件等；其次，需要明確立卷歸檔時限，保證及時移送相關資料；最后，需要做好相關部門和人員的溝通。檔案管理人員需要根據歸檔進度與外部單位建立溝通渠道，做到及時移交資料，做好雙方對接，從而保護檔案完整性。同時，還要根據實際需求及時整理分類，嚴格審核信息，細化分類，保證歸檔立卷質量。針對目前存在的規范性問題，解決辦法如下：

第一，針對以往重點建設項目檔案中未達到標準的材料，選擇不影響材料內容的方式使其達到標準。對于一些卷宗封面內容，切忌直接按照原項目的封面填寫，需要對照項目文書，明確項目人名稱、單位名稱、編號等內容，卷內頁碼可使用鉛筆書寫在右上角位置，確保內容填寫精準、完整。為確保項目檔案內容規范，一本卷連面帶底控制在200頁以內，其余部分另外裝訂，在材料袋上需要注明袋內材料的名稱、份數信息，保證記錄清晰。

第二，針對裝訂程序不嚴謹問題，需要對內加強管理培訓，確保檔案管理人員詳細了解檔案管理立卷歸檔辦法，可以將流程打印出來，放在管理信息表中。在歸檔時需清楚記錄所缺資料，并及時催促建設單位補交。明確檔案管理工作需求，加強檔案管理人才隊伍建設，在人員組織分配上需包含數字化管理人才、檔案管理人才、建筑項目跟進管理人才等。針對一些周期較長且涉及內容較多的項目檔案管理，需要盡早建立數字化臺賬，明確職責，對檔案資料流動情況進一步跟蹤，實施常態化管理?？傮w來看，需要做到“三認真”：一是裝訂前認真檢查，保證手續齊全；二是裝訂過程認真，及時修補或復制褪色、破損等材料；三是裝訂后認真復核，檢查是否存在不符合歸檔要求的情況。

2.提高重點建設項目檔案管理水平

2023年作為“十四五”規劃的承前啟后之年，為進一步加強對各區重點項目檔案的匯總與整理，本次研究對以往的歷史遺留問題和新時期建設重點展開討論，為避免管理過程中損壞、遺失重要建設項目檔案，提高檔案管理水平，可以從以下幾點開展工作：

第一，加強對檔案工作人員的教育培訓，強化其工作意識，進一步宣傳重點建設項目檔案的重要性，如針對項目維修、改建、擴建方面的再投資，如果缺失相關檔案信息，將會造成一定的經濟損失。同時，教育培訓還需著眼于數字化轉型的現實需要，以技術為核心提升培訓價值。在培訓時切忌過于教條化，應結合實際工作，有重點、有計劃地實施。還可與相關部門合作，以主題形式組織論壇活動或講座，如以“數字化轉型下重點項目檔案工作”為主題討論，從而不斷提升其業務能力。

第二，完善系統。檔案館需引進先進的硬件設備設施，確保配置的多樣性，滿足基本的管理及運營工作。包括且不限于計算機、碎紙機、打印機、掃描儀、復印機、數碼攝像機以及光盤刻錄機等。同時，還需定期升級優化檔案管理系統，滿足各類技術的運用，包括且不限于文件格式轉換、圖像影像信息資源兼容、辦公系統適配等，從而提升數據關聯共享，以便于同步管理。此外，還需科學運用大數據技術，優化當前存在的技術性問題。例如，完善檢索體系、編制全引目錄、會計檔案目錄、照片音頻等檔案目錄，有效提升檔案的調閱速度。

第三，轉變服務方式，實施全方位指導服務。為減輕企業負擔，在檔案管理工作中需要主動擴大服務領域，針對重點建設項目配備專員跟蹤指導，確保資料收集完整齊全，并實施全方位監督。應及時與相關單位溝通，了解項目進展，做到勤對接，協商檔案處理問題，對歸檔內容、時間節點等落實針對性指導?；诖?，需要做到“上接政策、下沉項目現場”，主要做法有：（1）深入項目現場宣傳重點項目檔案管理工作要點及相關政策，主動收集材料保證檔案整理的規范性。（2）主動參與項目建設工作、驗收會議等，獲取第一手材料，重點檢驗檔案與建設同步性問題。在實際管理中需多管齊下，確保重點建設項目檔案管理及監督指導工作的規范性，可和改革委員會、財政局、檔案局等部門相結合，尋找重點建設項目檔案管理中的問題。其中，發改委應明確建設項目立案、審批等環節中的檔案信息；財政局需對檔案中的項目績效嚴格審查；市檔案局履行行政監管和業務監管職能，實現多源頭的管理，促進檔案管理與監督指導規范化開展。

四、重點建設項目檔案工作監督指導方法

1.制訂分級保護監督計劃

分級保護監督計劃就是將重點建設項目的檔案管理工作劃分出來，并針對該類檔案分級管理。目前，大部分建設項目檔案的保管并沒有期限劃分，均為永久檔案，這種模式下很難分清級別，相關保護工作開展困難。因此，重點建設項目檔案應采取分級保護模式，集中管理重要、珍貴的檔案，避免資金不足的矛盾，合理分配有限的人力、物力。該監督指導方法在落實前需要做到分級標準統一，并對各地區工程建設項目現狀、數量實施摸底調查后，對重點項目檔案開展保護。

2.設立檔案保護基金

綜合來看，大部分檔案管理工作經費偏低，對于檔案保護的?？钣邢?。針對這一問題，可以通過基金籌集的方式，依據現有的法律法規及相關政策，從政府、社會及檔案部門三方面入手。在當前社會環境下，部分重點建設項目檔案逐漸成為一種可共享的資源，在項目檔案保護基金籌集時可采用面向社會宣傳的方式，引導大家自愿出力。在接受社會各界贈予、贊助外，還需不斷提升檔案館自身的價值，為重點建設項目檔案管理監督指導工作的落實提供技術與方法。

3.建立特藏庫并落實檔案恢復工作

重點建設項目檔案的管理關鍵在于維護，在實際管理中應將其視為“珍藏品”，針對一些年代較遠的檔案資料，需要盡力恢復其原貌?；謴蛢热莅ㄇ也幌抻诰砥?、目錄、原始照片以及聲像資料等，實現永久性保存和可持續性利用。在舊檔案使用時可能會出現蟲蛀、破損、霉變等情況，在實際管理過程中可建立特藏庫保管檔案。目前，我國針對重點檔案存儲庫房的建設普遍未達到標準要求，因此，需要加快對重點建設項目檔案特藏庫的建設，對檔案實施超常規保護，延長其使用壽命。在建設時需配備恒溫恒濕、監控、自動報警及滅火等設備設施。

4.明確責任制度

一方面，在歸檔過程中需根據建設工程實際情況制定統一的命名標準，確保能夠直觀展示資料內容，為檔案資料整理、分級分類以及責任落實等提供依據；另一方面，需要根據法律法規和相關指導性文件明晰管理責任，對原始檔案實施嚴格管理，保證檔案資料的真實性，除特殊情況外禁止授權他人代簽，在必要情況下則需拿出委托書，并在資料歸檔時一同保存，從而明確責任主體。此外，還應嚴格落實檔案管理人員獎罰制度，根據其工作效率予以獎勵，形成榜樣作用。反之，針對未完成任務或管理失誤的情況，需要根據其嚴重程度、影響范圍等實施懲罰。

5.加強組織管理

目前，我國針對重點建設項目檔案工作十分重視，需要相關單位進一步加強組織管理，重點從以下幾個角度落實管理：（1）加強對登記備案方面的管理，務必明確登記依據及相關要求，保證及時補充與檢查；（2）加強工作部署與推進，各級檔案管理部門需明確責任制度，加強業務培訓與技術交流，及時對現行政策召開相關討論會議，明確工作部署重點；（3）加強落實項目檢查，明確檢查組織人員職責，并提出指導性建議；（4）重點加強對檔案驗收方面的管理，明確驗收責任主體、驗收范圍以及相關流程等內容，提高監督效果；（5）加強對考核評價方面的管理，詳細內容需依照國家、行業相關規定，考評還需綜合考量項目檔案完整性、準確性、規范性、制度建設、檔案管理網絡等多項內容。

五、結束語

重點建設項目檔案管理及監督指導工作的創新優化是國家檔案管理工作現代化轉型的關鍵，需要各地、各系統以及企業認真學習政策，實現同步管理，全面貫徹上級的批示精神，加強對重點建設項目檔案管理工作的指導，并納入專項規劃中，實現統籌監管。

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（作者單位：遼寧省鞍山市千山區檔案館 ）