電子發票單套報銷入賬歸檔流程研究

趙璐璐 蘇旭 李越

【摘 要】 電子發票是電子會計檔案發展的重要里程碑，而電子發票的單套制歸檔更是會計檔案數字化轉型的重要組成部分。目前電子發票的報銷、入賬、歸檔有著容易篡改、重復報賬和重復打印紙質文件等諸多問題，令財務人員苦不堪言。文章為了解決電子發票在企業實務流轉過程中遭遇的種種困境及紙電混合管理的問題，基于電子發票單套報銷、入賬、歸檔在企業中成功應用案例的經驗總結，提供一種可靠易用的電子發票無紙化報銷、入賬、歸檔操作流程，創新紙質檔案與電子檔案的聯動管理模式，總結電子會計檔案當下建設的重難點，確保電子發票能夠合理合規地實現單套制歸檔，切實做好企業實務流轉鏈條中電子發票智能傳送帶的作用。

【關鍵詞】 電子發票； 電子檔案； 單套制； 數字化轉型

【中圖分類號】 F233? 【文獻標識碼】 A? 【文章編號】 1004-5937（2023）05-0078-06

“十四五”期間，建設數字中國已成為社會各界的共識，數字化轉型升級的觸角已進入各行各業，電子文件數量呈指數級增長。面對海量的電子數據，其安全性和可利用性問題備受關注。其中各類電子文件、電子票據、電子檔案是數字中國戰略中最重要的基礎數據，是保障全社會數字化轉型升級的數據基礎。發票作為社會經濟流轉中最重要最基礎的交易憑證，其電子化改革進程成為關注熱點。

2012—2022年，國家在財稅票據電子化改革、檔案電子化升級方面相繼出臺了一系列政策。2012年起，我國出臺政策推動電子發票及電子會計檔案的普及。2015年首先推行增值稅電子普票，逐步開始在財政和海關票據中進行試點，《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局第79號令）明確了企業可以把符合條件的內外部產生的電子會計憑證僅以電子形式歸檔。2018年區塊鏈電子發票出現，區塊鏈技術融入發票電子化中。2019年又對客運服務憑據進行電子化改革。2020年連續出臺《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》、修訂《中華人民共和國檔案法》等法規政策，明確電子會計憑證的合理合法性，明確符合條件的電子會計憑證可以僅以電子形式保存，不再打印紙質文件，同時電子原文件必須保存。同年，國家稅務總局正式發布《關于在新辦納稅人中實行增值稅專用發票電子化有關事項的公告》，這意味著所有基礎憑證電子化改革的大幕正式拉開。2021年《關于進一步擴大增值稅電子發票電子報銷、入賬、歸檔試點工作的通知》提出，通過試點工作，形成示范效應，進一步完善了數字經濟發展所需的制度和標準規范，歸檔存儲格式符合要求，歸檔過程中電子發票真實性、完整性、可用性、安全性得以保障。試點企業要及時總結試點工作，形成可推廣、可復制的經驗和做法。

諸多專家學者在此前提下展開了研究。孫文[1]總結了電子檔案研究的四大特征與兩大熱點。楊茜茜等[2]通過對不同電子檔案單套制歸檔的案例進行了研究，從理論上給出了單套制不同模式。賈麗麗[3]對單套制歸檔的各個問題給出了解決手段。杜小平[4]針對電子檔案的建設給出了一些解決手段。韓峰[5]從大數據的角度進行了單套制的建檔分析。陳艷[6]針對數據治理體系框架構建展開了研究，但是對于電子檔案單套制建設沒有一個明確的解決方案。

總體而言，當前電子檔案單套制歸檔研究領域對于實質的企業實際應用案例缺乏深入研究，當前電子發票在企業中的流轉銜接問題還存在空白。

基于此，本文旨在基于電子發票單套報銷、入賬、歸檔在企業中成功應用的經驗，提供了一種可靠易用的操作流程，并提出了相應的建設重點，確?？朔斚码娮影l票單套制歸檔的諸多難題。

一、發票檔案紙電混合管理現狀

對于企業而言，隨著各類電子檔案試點工作的推進及電子專票全面鋪開，需更加嚴肅地看待企業各類票據、憑證、檔案的電子化管理。這是因為在電子發票普及的過程中，紙電混合管理的現狀矛盾突出，電子票據重復打印、假發票驗證煩瑣、電子發票重復報銷等問題，給財務人員帶來了諸多困難。

一是電子發票眾多，篡改難度低，財務人員難辨真假。增值稅專用發票（含電子專票）、增值稅普通發票（含電子普通發票、卷式發票、通行費發票）、定額發票等種類繁多，電子票據的格式類型眾多（如PDF、OFD、區塊鏈等）。此外，各種“技巧”層出不窮，電子發票信息篡改比起紙質發票來說更加容易且不易被發現。與此同時，電子發票金額、抬頭篡改輕而易舉，而發票的編碼沒有變化，就算校驗，也很難發現問題。財務人員通過仔細檢查雖可以降低上述問題出現的可能性，但是對于企業來說，常常有數以百計千計的報銷單在等待審批，大量的人力浪費在這樣低效的真偽查驗上。

二是電子發票復制成本極低，重復報賬，財務人員難以察覺。國家稅務總局明確規定電子發票具有與紙質發票同等的法律效力、基本用途、基本使用規定等。所以無論是紙質發票還是電子發票，在報銷時同樣適用。但是目前電子發票在監管上存在漏洞。比如電子發票不限制打印次數，并且不需要額外加蓋專用章，故而存在拿著重復打印的發票用于報銷的可能性，進而導致稅務風險及公司的財務損失。

三是紙電混合管理，電子發票重復打印，財務人員苦不堪言。電子發票推行普及過程中，紙電雙軌并行勢必在很長一段時間內存續。然而，電子發票的重復打印卻背離了國家推行電子票據降本增效的初衷。電子發票推行的首要目標是全線上無紙化管理，但企業實務管理中，傳統檔案管理觀念深入人心，較為復雜的全流程電子化架構讓大家望而卻步，只能按傳統紙票時代的要求流轉。企業對電子發票與紙票管理兩條線同時抓，不但沒有降低財務人員負擔，反倒多出了電子發票打印、上傳票據影像的額外負擔。此外，線上線下票據如何同步管理、如何裝訂、如何檢索也給檔案管理帶來了新挑戰。

因此，如何解決上述問題是業內刻不容緩的課題。下一節將針對以上電子發票應用過程中的痛點，提供一種單套制電子發票簡易報銷入賬歸檔流程。

二、電子發票報銷入賬歸檔流程

近年，國家檔案局大力推進檔案電子化進程，在全國各行業及企事業單位相繼進行了檔案電子化試點，如建設數字檔案館、開展電子文件及電子檔案管理、執行電子發票電子化報銷入賬歸檔等。據統計，截至2020年底，共60多家單位通過了國家檔案局的驗收。2021年，國家四部委共同推進，在全國范圍內選取500余家單位作為電子發票電子化報銷入賬歸檔試點，涵蓋了各類企業及政府部門。

本次研究從參與電子發票試點的企業中選取H金融企業作為研究案例，該公司自國家針對電子發票政策下發以來，大力進行電子發票改革，以期實現降本增效、強化征管。疫情期間也以“非接觸”的特點極大降低了病毒傳播的風險。然而，在電子發票普及的過程中也暴露出相較于傳統發票的諸多痛點。如上章所述的假發票報銷、發票重復讓財務人員防不勝防，每張發票查驗起來費時又費力，電子發票非但沒給財務減輕工作負擔，反而帶來了新的挑戰。

與此同時，隨著H金融企業業務的不斷發展壯大，檔案管理工作的不斷細化深入，在檔案管理方面耗費的各類成本逐年遞增。經統計，H金融企業目前包含人力、耗材、保管等年平均成本超千萬元。

針對以上痛點，提供一種電子發票入賬歸檔流程，如圖1所示，電子會計檔案的管理由會計人員、檔案人員分工共同負責，涉及包括前端業務生產系統、會計核算系統、電子會計檔案管理系統等，管理過程包括電子會計資料的形成、收集、整理、移交歸檔和電子會計檔案的接收、保管、統計、利用、鑒定、處置等。會計人員及檔案管理人員對于電子會計檔案的管理職責在辦理完檔案移交后進行轉移。電子發票單套制歸檔項目在原有財務共享系統基礎上增加影像OCR識別、發票查重查驗以及歸檔四性檢測（即真實性、完整性、可用性、安全性檢測）、電子檔案管理系統，對電子發票的歸集、報銷、入賬、歸檔四個環節實現全生命周期無紙化管理。

（一）電子發票歸集

財政部《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號）明確了單位可僅使用電子會計憑證進行報銷入賬歸檔的要求。為滿足上述要求，企業通過多種方式獲取電子發票進行歸集，力求接收的電子發票來源合法、真實。

在發票歸集環節，利用電子票夾進行多終端采集，對于電子發票，系統對上傳的票據自動識別，采集電子發票的票面信息；對于傳統紙質發票，可利用圖像識別技術進行票面的影像信息識別，獲取發票信息。所有進入電子票夾的發票信息與發票庫中已有的發票信息進行比對，防止發票重復報銷；同時可以讀取校驗發票電子簽章信息，確定是否為電子發票原件，防止電子發票篡改；根據識別到的票面信息調用稅務局發票底賬庫接口，進行發票真偽查驗。

除了OCR識別、電子數字簽名外，公司還基于后續報銷、入賬、歸檔的需求，在云票夾針對不同發票類型設定了結構化、分層式的采集校驗邏輯。比如，對于電子發票僅可以采集PDF、OFD等文件格式，任何以拍照或掃描等形式采集的電子發票都將因不滿足原始性而出現校驗提示。另外，考慮到實際操作過程中存在發票墨水印字不清、紅章覆蓋驗證碼等特殊場景導致OCR識別出現錯漏，增設了手工補錄。從發票歸集源頭完成發票的查重、查驗、篡改提醒工作。

（二）電子發票報銷

網上報銷系統線上填寫報賬單及流程審批，在滿足管理需求的基礎上，按照電子文件管理規范將基礎性、關鍵性會計核算要素進行提取，形成可供后端會計核算系統讀取、識別的描述經濟業務發生實質的元數據，如報賬摘要信息、發票號碼、金額等。

報銷流程中針對增值稅電子發票，提供了“智能領用”的專屬功能模塊，支持從電子票夾引入的方式，對未占用發票進行領用上傳，發起報銷流程。若引入的發票已被其他報銷流程占用，將自動跳出“該發票已被某業務流程關聯”的提示，有效防控重復報銷的情況發生。

員工可通過電子票夾拉取已歸集好的電子發票進行報賬，也可以直接上傳電子發票，系統將識別查驗電子發票信息，建立報賬單與發票的關聯，系統自動對查驗不通過、重復發票進行提示。員工補充報銷單其他信息后提交審核即可。業務審批人、財務稽核人員可在系統中查閱到電子發票文件。

財務稽核人員根據業務邏輯規則及管理辦法對員工報銷單進行稽核，由過去的人工查驗、建立臺賬的方式，轉變為關注電子發票的電子簽章真實性、查驗通過標識，極大地提高稽核效率。保證效率的同時，也設置了“雙重稽核”的操作規程以保證可靠性，即負責報銷流程審核的財務人員，將對流程票據模塊中上傳的發票進行二次人工復核，確保發票所載票面內容與報銷內容一致。人機協同審核護航電子發票的流轉，確保公司消費真實透明。

（三）電子發票入賬

會計核算系統依據《企業會計準則——應用指南》（財會〔2006〕18號）的要求進行會計科目的設置，并能夠通過自動讀取業務生產系統的元數據，按照企業會計準則、公司會計制度和核算辦法等要求進行基礎會計核算。

搭建智能核算平臺，自動讀取業務系統元數據，在稽核業務完成后根據報銷單自動生成記賬憑證，全過程有效校驗電子發票的真實可靠，防止電子發票篡改。生成的會計憑證與報銷單、電子發票建立關聯關系，支持從會計憑證聯查報銷單、聯查電子發票影像。此外設定了必要的經辦、審核、審批等功能。經辦財務人員可通過記賬憑證聯查后附原始單據，對自動制單的憑證與發票所載信息進行二次人工復核校驗。最終，會計核算系統會輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、賬簿、報表等會計資料。

（四）電子發票歸檔

財務人員完成期末結轉之后，系統可按憑證類型、賬期等自動生成記賬憑證（OFD或PDF格式），并將該記賬憑證關聯的報賬單文件、電子發票與電子記賬憑證一起歸檔至電子會計檔案系統。同時，會計核算平臺將財務元數據封裝成XML元數據與報賬業務元數據、電子發票元數據，一并歸檔至電子會計檔案系統，歸檔過程中對元數據及發票等檔案進行四性檢測，檢測通過后電子檔案模塊返回給財務核算模塊，會計檔案為已歸檔狀態。

公司的電子會計檔案管理由會計人員、檔案人員分工共同負責，包括前端業務生產系統、會計核算系統、電子會計檔案管理系統等，管理過程包括電子會計資料的形成、收集、整理、移交歸檔和電子會計檔案的接收、保管、統計、利用、鑒定、處置等。會計人員及檔案管理人員對于電子會計檔案的管理職責在辦理完檔案移交后進行轉移。具體業務流轉過程如圖2所示。

電子會計檔案系統根據公司電子會計檔案管理的實際業務需求，從電子會計資料的收集、整理、歸檔移交及電子會計檔案保管、利用、處置等方面對電子會計檔案管理系統的功能設計如圖3所示。

1.電子會計資料收集

公司依照《會計檔案管理辦法》及《企業信息化工作規范》確定電子會計資料歸檔范圍，其分類見表1。屬于歸檔范圍的電子會計資料及其元數據在整理前由會計核算系統傳輸至電子會計檔案管理系統，傳輸前需滿足電子文件歸檔格式，包括PDF、OFD、RTF、DOC、JPG、TIF、PNG等。傳輸過程根據《電子文件歸檔及電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）的要求，通過webservice歸檔接口在線自動收集，確保安全可控。

電子會計資料歸檔收集時對電子會計資料的來源系統進行了梳理，收集進入電子會計檔案管理系統的電子會計資料按照DA/T70有關要求進行真實性、完整性、可用性和安全性檢測，形成四性檢測報告。通過檢測的電子會計資料保存期限分為定期及永久，定期保管期限分為10年及30年。其中，電子會計檔案的期限管理由電子會計檔案管理系統通過“檔案基礎”模塊下的“保管期限”功能進行系統的設置，公司內各單位還可依據自身電子會計檔案管理的現狀，在滿足國家會計檔案管理的最低保管期限的基礎上，增設更為細化的期限保管要求。

根據《會計檔案管理辦法》《企業信息化工作規范》《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》等要求，本次試點對象增值稅電子發票，來源合法、真實；載有滿足要求的電子簽名；且由計算機電子設備形成及傳輸；使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取，輸出符合國家標準格式的記賬憑證；故可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案。對于不滿足要求的外部會計憑證，如增值稅紙質普票、紙質專票、定額發票、卷式發票等票據，仍需進行實物管理，并建立實物與影像的關聯檢索關系。

2.電子會計資料的整理

根據《會計檔案管理辦法》，H金融企業的會計主管機構負責將公司在經濟活動中形成的、辦理完畢的、滿足作為電子會計檔案保存的文件資料（以下簡稱“歸檔文件”），以件為單位進行組件、分類、排列、編號等整理工作。歸檔文件整理過程中全面貫徹“強化收集、簡化整理、深化利用”的檔案管理方針。

總之，上述電子發票的歸檔流程旨在解決電子發票在企業流轉過程中存在的各項問題，提高電子發票報銷效率，降低財務管理成本，保障電子票據合規合法電子化歸檔，增強電子發票智能傳送帶的作用，促進企業數字化轉型。下面將介紹電子發票歸檔的建設重點——電子會計檔案，打通數字鏈條最后一公里。

三、電子會計檔案建設重點

《檔案法》中明確指出，電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以電子形式作為憑證使用。各類電子票據的歸檔不僅僅是業務留痕，更具有法律意義，那么對于企業接收的所有電子票據票證、稅務發票、非稅憑證、企業內部憑證如何合規合法進行電子歸檔，保障電子檔案的真實性、完整性、安全性、可用性，更具重要意義。

（一）合規的全生命周期檔案管理

根據《電子檔案管理系統基本功能規定》，電子會計檔案應實行全生命周期的線上線下一體化管理（采集、立卷、歸檔、接收、入庫、保管、變更、銷毀、移交和轉儲），覆蓋制單、收件、歸檔存儲、檔案應用全環節，高效快速實現會計憑證、賬簿、報表及各類電子票據的自動歸檔。

（二）明確劃分電子檔案紙電類別

電子會計檔案的建設首先應明確歸檔的檔案范圍，根據《會計檔案管理辦法》的內容，會計檔案包含會計憑證（包括原始憑證與記賬憑證）、會計賬簿、會計報表。在現行的紙電混合管理模式下，單套制電子檔案管理模式的實現必須將紙質檔案影像件、原生性電子檔案件、紙電混合檔案件分類標記（原生性電子檔案指通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的會計檔案，特別強調了電子會計檔案的原生性），將有條件的原生性電子檔案全線上管理，無需打印紙質檔案件，如圖4。

（三）“四性檢測”保障安全

為保障電子檔案的真實性、完整性、安全性、可用性，依據2018年國家檔案局發布的《文書類電子檔案檢測一般要求》，在電子檔案的歸檔環節、長期保管環節、移交環節進行必要的“四性檢測”，生成檢測日志，確保檔案安全、完整，以符合法規的各項標準。

電子檔案的主要功能是指利用信息技術手段實現對電子檔案真實性、完整性、可用性和安全性的“四性”保障，其在電子檔案全生命周期管理過程中具有舉足輕重的作用。電子會計檔案管理系統設置了四性檢測功能，涉及檢測項目總計45項，包括真實性（16項）、完整性（11項）、可用性（9項）、安全性（9項），覆蓋電子文件歸檔環節、電子檔案移交與接收環節和電子檔案長期保存環節。由業務生產系統產生的電子會計文件將進入預處理區進行四性檢測，通過四性檢測的電子會計文件將首先被推送至簽章系統進行電子簽章，簽章后進入電子會計檔案管理系統進行后續歸檔管理，對于不通過四性檢測不通過的電子會計文件將被退還至預處理區。為方便檔案管理人員查看檢測內容及結果，提供四性檢測報告展示及導出等功能。

（四）檔案高效檢索深化利用

相較于傳統紙質檔案的管理，電子檔案系統的建設主要受益于數字化的高效檢索。目前，現有技術下已支持對檔案文件的全文快速檢索，極大提高信息線上共享能力。對于電子會計檔案而言，可提供前端報賬單據、電子發票、紙質附件影像與電子憑證檔案的雙向追溯聯查，監控業務全線上流轉，全面保障業務的真實、有效、可追溯，極大拓展檔案賦能業務管理的能力。

針對本次試點內容，結合檔案、稅務等外部監督檢查機構的關注點，在電子會計檔案管理系統中增設“增值稅利用專區”功能，可以實現針對增值稅發票的專項利用。會計檔案管理人員可以依據增值稅發票票面所載信息，對發票進行多維檢索，并聯查相關記賬憑證及其他原始單據電子檔案。此功能打通了增值稅發票從報銷、入賬到歸檔的各個環節，并在元數據利用方面進行了創新性嘗試。

電子發票單套歸檔的嘗試在滿足本次增值稅發票的電子化管理的基礎上，將涉及增值稅報銷、入賬、歸檔過程中產生的費用流程審批要件、電子銀行回單、記賬憑證進行一攬子組合及歸檔，提升電子會計檔案管理系統的歸檔范圍完整性、可用性。

四、結語

本文基于電子發票單套歸檔在企業中成功應用的經驗，提供了一種可靠易用的操作流程。同時闡明隨著管理需求的提升，電子檔案的建設日益重要，既要保障各類電子文件全流程電子化，又要滿足檔案文件歸檔的真實、完整、安全、可用，合規合法進行管理與利用，為后續電子文件在企業單套流轉提供思路，盡量克服當下電子發票單套制歸檔的諸多難題。然而，當前各類紙質票據一時之間難以被電子票據完全取代，在當前紙質文件與電子文件混合管理方面仍有諸多困境需要進行研究。

伴隨數字中國的建設、現代技術的發展、管理理念的變革，票據、檔案電子化成為現實。企業在保障合法合規的大前提下，應該積極擁抱新變化，釋放政策紅利，將轉型變革深入毛細血管?；仡櫧觌娮影l票與電子檔案發展歷程，我們更深刻地感受到一個適應國家發展戰略的、開放的信息系統建設需要多方協同配合，共同整合優秀科技資源，大膽假設，小心求證，不斷在實踐中優化打磨，形成具有蓬勃生命力的新型管理模式，助力國家數字經濟發展。

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