人力資源開發視角下醫院人事檔案管理探究

作者簡介：王旭（1991—） ，男 ，漢族，山東莒南人，本科，館員，研究方向：檔案管理。

摘 要：醫院作為提供關鍵醫療服務的機構，在維護患者健康和安全的同時，也需要有效管理其內部人力資源。醫院人事檔案管理起著至關重要的作用。隨著信息技術的不斷進步，電子化人事檔案管理已成為現代醫院管理中的一項關鍵舉措。文章將探究醫院人事檔案管理的重要性，并闡述人力資源開發視角下醫院人事檔案管理的策略。

關鍵詞：人力資源開發視角；人事檔案管理；策略探究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著信息技術的不斷發展，傳統的紙質檔案管理逐漸變得過時和低效。紙質檔案管理可能導致文件丟失、破壞、難以檢索以及風險管理問題。因此，越來越多的醫院轉向電子化人事檔案管理系統，以克服這些問題。電子化人事檔案管理在醫院人力資源開發中發揮著至關重要的作用，有助于確保檔案管理的合規性，提高了檔案管理的效率和水平，促進醫療服務質量的提升。

一、醫院人事檔案管理的重要性

醫院作為一個特殊的組織，有大量的人事檔案需要管理和保存。醫院人事檔案管理的重要性體現在以下三個方面：

1.法律合規性

醫院人事檔案管理與法律法規的合規性相關。根據《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規規定，醫院必須建立健全人事檔案管理制度，并按照規定保存和管理檔案。醫院的人事檔案中包含了員工的個人信息、工作經歷、學歷證明和職稱評定等重要信息，未經過合法授權的查閱、使用或泄露，將會涉嫌侵犯個人隱私權和醫院的保密制度。

2.信息化管理

隨著信息化時代的發展，醫院人事檔案管理的方式也逐漸向電子化、數字化轉變。通過電子化管理，醫院更加方便地存儲、檢索和利用人事檔案信息。傳統的紙質檔案管理需要耗費大量的時間和空間，且容易出現檔案遺失、損壞等問題，給醫院的日常運營和管理帶來困擾?，F代化的電子化管理提高了檔案管理的效率和準確性，降低了人力成本，方便醫院隨時隨地查詢和利用人事檔案信息。

3.績效考核與人才管理

人事檔案管理對于醫院績效考核和人才管理具有重要意義。通過人事檔案中的工作經歷、培訓記錄和榮譽評定等信息，醫院對員工的工作表現實施評估和考核。檔案管理還有助于醫院的人才儲備和后繼交接，通過分析檔案中的信息，醫院了解員工的能力和潛力，制訂更加科學的人才培養和激勵計劃，合理安排和調整人員編制和崗位配置。

綜上所述，醫院人事檔案管理的重要性在于保障醫院的合法性、合規性，實現人事信息的合理管理和利用，促進績效考核和人才管理的科學化。醫院應高度重視人事檔案的管理，建立健全檔案管理制度和信息化管理系統，有效保護醫院和員工的權益，推動醫院人事工作的規范化和科學化開展。

二、醫院人事檔案管理存在的問題

人事檔案管理是醫院管理工作中至關重要的一項工作，關系到醫院的人力資源管理、合規性以及患者的安全。然而，許多醫院在人事檔案管理方面還存在一些問題和挑戰。

1.不完善的電子化管理系統

許多醫院仍然依賴傳統的紙質檔案管理系統，或者使用過時的電子化系統，導致了一系列問題。首先，紙質檔案容易遺失、損壞或被盜，可能導致人事記錄的不完整和不安全；其次，過時的電子化系統可能缺乏必要的功能，如數據備份、安全性和權限管理，從而增加了信息被泄露和濫用的風險?，F代醫院需要構建全面的電子化檔案管理系統，以提高工作效率、數據安全性和合規性。

2.數據準確性和更新不及時

由于醫院人事檔案通常包含大量員工的個人和職業信息，如聘用合同、培訓記錄、資格證書以及健康檔案等，如果這些數據不準確，可能對醫院的合規性和員工管理產生嚴重影響。例如，由于疏忽或管理不善，一些員工檔案可能會丟失或不完整，導致合規性問題；錯誤的員工信息可能會導致工資計算錯誤、健康記錄混亂等問題；員工的聘用、晉升和辭職等信息沒有及時更新，導致工資計算錯誤和不合規問題。

3.合規性和隱私問題

醫院的人事檔案管理需要嚴格遵守法律法規，尤其是涉及患者隱私和員工權益的法律。（1）患者隱私問題：醫院員工能夠訪問包含患者信息的檔案，如果不妥善管理，可能會導致患者隱私被泄露。（2）數據安全問題：員工檔案可能包含敏感信息，如社會保障號碼、銀行信息等，如果不加以保護，可能會導致數據被泄露和身份信息被盜等問題。（3）法律問題：醫院需要確保人事檔案的管理符合適用的法律法規，包括雇傭法、健康信息法等，以免面臨法律訴訟和罰款。

三、人力資源開發視角下醫院人事檔案管理策略

1.建立完善的檔案管理制度

醫院作為一個組織，擁有大量的人事檔案需要管理和保存，需要建立健全人事檔案管理制度，明確檔案的錄入、存儲、檢索和利用等各個環節的具體規定和流程。

檔案種類：明確不同類型的人事檔案，如員工個人信息檔案、工作經歷檔案和培訓記錄檔案等，并針對各種檔案開展分類、歸檔和編號，便于管理和檢索。

檔案錄入與編制：規定檔案的錄入時間、錄入人員和錄入方式。明確檔案編制的要求和標準，包括檔案資料的完整性、準確性和時效性。

檔案整理與存儲：確定檔案整理的方法和流程，包括整理員的選拔和培訓、整理標準和要求。明確檔案的存儲方式和地點，確保檔案的安全性和完整性。

檔案保存期限：根據相關法律法規和醫院的實際情況，規定檔案的保存期限。不同類型的檔案可能有不同的保存期限，如個人信息檔案可能需要永久保存，而培訓記錄檔案可能只需要保存一定的年限。

檔案檢索與利用：明確檔案的檢索方式和權限控制。建立檔案檢索系統，包括關鍵詞檢索、索引體系等，便于查找和利用檔案信息。同時，規定訪問和借閱檔案的權限和程序，確保檔案的保密性。

檔案管理的責任和監督：明確檔案管理工作的責任人和職責。安排專門的檔案管理人員，并設立檔案管理部門或委員會，負責檔案管理工作的組織、監督和評估。

醫院人事檔案管理制度的建立和執行，能夠確保檔案管理工作的規范性和一致性，不僅有助于提高檔案管理工作的效率和質量，還能保障檔案的安全性和可用性，促進醫院人力資源的合理配置和開發利用。因此，醫院應認識到人事檔案管理制度的重要性，并根據實際情況制定和完善相應的制度和規定。

2.實施電子化管理

隨著信息技術的不斷發展，電子化管理已經逐漸成為醫院人事檔案管理的主流方式。傳統的紙質檔案管理方式通常需要大量的人力、物力和時間成本，但管理效率低、安全隱患大。電子化管理通過數字化轉換、分類、索引和存儲，能有效解決這些問題。電子化管理的首要任務是對紙質檔案的數字化轉換。數字化轉換通過掃描或拍照等方式，將紙質檔案轉換成數字檔案，再通過人事信息管理系統展開分類和索引。數字檔案的優勢在于容易存儲、備份和恢復，不容易丟失或損壞，且能夠隨時隨地檢索和查詢信息。人事信息管理系統是電子化管理的核心，通過該系統實現人事檔案的管理、查詢和統計等功能。人事信息管理系統一般包括數據庫、應用程序和用戶接口。數據庫是存儲和管理人事檔案信息的核心，應用程序是人事檔案管理的功能實現，用戶接口是檔案管理人員和用戶與系統交互的界面。通過這些功能，人事信息管理系統實現檔案信息的全面管理，提高檔案的安全性和保密性。電子化管理的另一個重要任務是檔案的分類、索引和存儲。檔案的分類是指將檔案按照一定的標準來分類，方便管理和檢索。索引是指對檔案的關鍵詞標注，使得檔案能夠被快速檢索。存儲是指將電子化檔案數據備份，以防止數據的丟失和損壞。電子化管理的應用提高了檔案管理的效率和質量。首先，電子化管理能夠節省人力、物力和時間成本，減少紙質檔案的存儲和維護成本。其次，電子化管理能夠提高檔案信息的安全性和保密性，防止檔案信息遺失、被泄露和損壞。最后，電子化管理能夠實現檔案信息的共享，方便醫院的各個部門展開信息交流和協作。

綜上所述，醫院應借助信息技術實施電子化的人事檔案管理。通過建立和使用人事信息管理系統，將紙質檔案數字化轉換，并分類、索引和存儲，便于檔案的追溯和檢索。同時，電子化管理還能提高檔案的安全性和保密性，減少檔案遺失、損壞等風險。

3.加強檔案的利用與共享

醫院人事檔案不僅是一種存儲和管理工具，還是人力資源開發的重要依據。醫院通過充分利用檔案中的信息，開展人員培訓、績效評估和晉升選拔等工作，從而提高醫院的績效和發展。同時，醫院還通過建立共享平臺，將檔案信息與其他部門互動共享，提高信息的整合和利用效率，促進醫院人力資源的協同發展。

（1）通過人事檔案信息來開展人員培訓。檔案中記錄了員工的學歷、培訓經歷和技術證書等信息，可以作為培訓計劃的參考依據。醫院根據員工的特長和發展需求，制訂有針對性的培訓計劃，提高員工的專業能力和綜合素質。

（2）利用人事檔案信息對績效展開評估。檔案中記錄了員工的工作經歷、職務變動和獎懲記錄等信息，可以作為評估員工績效的依據。醫院根據檔案的信息，制定科學的績效評估體系，對員工的工作表現定期評估和激勵，促進員工工作的積極性。

（3）通過人事檔案信息來晉升選拔。檔案中記錄了員工的工作履歷、崗位變動和專業技能等信息，能夠作為選拔和晉升的參考依據。醫院根據員工的績效和能力，通過評估檔案中的信息，選拔出具有潛力和能力的員工，提供晉升的機會，調動員工的積極性和創造力。

通過建立共享平臺，醫院將人事檔案信息與其他部門互動共享，促進信息的整合和利用。例如，人力資源部門將檔案信息與培訓部門共享，以便于制訂個性化的培訓計劃；與績效考核部門共享，以便于開展科學的績效評估；與人事部門共享，以便于員工招聘和晉升選拔。共享平臺的建立提高了信息的流通速度和準確性，促進了醫院人力資源的協同發展。

4.加強檔案的保密與安全管理

醫院人事檔案作為涉及員工個人隱私和醫院機密的重要資料，需要加強保密和安全管理。為了確保檔案的機密性和完整性，醫院應采取以下措施：

（1）建立權限管理制度。醫院應明確規定檔案的訪問和借閱權限，制定具體的審批和申請程序。只有經過授權的人員才能訪問和使用檔案，以防止未經授權的人員獲取敏感信息。

（2）控制檔案的訪問和借閱。醫院應采取多個層次的訪問控制措施，如制定訪問規則、限制訪問時間和地點，確保檔案只能被授權人員在指定的環境中訪問和借閱。

（3）加強檔案的存儲和保護。醫院應選擇安全可靠的檔案存儲設備設施，采用防火、防水、防盜等措施保障檔案的安全。同時，還應定期對檔案實行備份和歸檔，防止因意外事件導致檔案損失。

（4）強化檔案的傳輸和交換保護手段。醫院在檔案傳輸和交換過程中應采取加密和防竊聽等安全技術手段，確保檔案信息在傳輸和交換過程中不被非法獲取。醫院應加強員工保密意識的培訓和教育，讓員工充分了解檔案保密的重要性，并制定相應的保密責任和制度。

（5）引入技術手段增強檔案保密性和安全性。醫院采用安全保密管理系統或信息安全管理系統來加強對檔案的保密和安全控制，確保檔案信息不被非法獲取或篡改。

（6）建立事件追溯機制。醫院應建立檔案的操作追溯機制，記錄每一次對檔案的訪問和操作情況，便于監測和追溯檔案的使用情況。

通過加強保密和安全管理，醫院可以有效防止檔案被泄露、損毀或濫用，保護員工的個人隱私和醫院機密檔案的安全。醫院應制定詳細的保密和安全管理制度，并確保全體員工嚴格遵守，從而達到對檔案的全面保護。

5.不斷更新檔案管理技術與方法

在信息技術不斷發展的背景下，醫院人事檔案管理需要與時俱進，關注新技術和新方法，以提高管理效率和服務質量。

（1）引進先進的檔案管理系統和設備設施。醫院應定期關注市場上的新技術和系統，選擇適合自身需求的檔案管理系統和設備設施。

（2）實施電子化管理。將紙質檔案實行數字化轉換，建立電子檔案數據庫，實現檔案的存儲、查詢和管理。電子化管理可以提高檔案的安全性和保密性，減少檔案遺失和損壞的風險，方便檔案的共享和協作。

（3）不斷更新檔案管理技術與方法。醫院應關注檔案管理領域的最新技術和方法，及時更新檔案管理系統和設備設施，提高管理效率和服務質量。同時，要定期對檔案管理工作開展評估和總結，優化管理策略和流程，逐步建立適應醫院發展需要的檔案管理體系。

四、結語

醫院人事檔案管理是醫院人力資源開發工作的重要組成部分，不僅關系到醫院的管理效率和服務質量，還關系到醫院人才的培養與發展。通過信息技術實施電子化的人事檔案管理，能夠提高檔案管理的效率和質量，推動醫院的持續發展。

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（作者單位：臨沂市中醫醫院）