大數據背景下機關事業單位人事檔案管理創新探析

作者簡介：宋霞（1983—），女，漢族，山東濰坊人，碩士研究生，館員，研究方向：人事檔案、黨員檔案、交通檔案。

摘 要：隨著信息技術的快速發展，大數據技術被廣泛地應用于各行各業中。在機關事業單位人事檔案管理中，通過大數據技術可以有效解決人事檔案管理中存在的信息片面、信息滯后以及信息低效等問題，進一步提升人事單位的檔案管理質量。所以，機關事業單位需要以大數據技術為基礎來不斷創新人事檔案管理工作，充分結合當前人事檔案管理中存在的問題采取相應的解決措施，并充分利用大數據技術的優勢來實現機關事業單位干部的全面、綜合、高效的評價，為機關事業單位人事任用等事項提供更加準確的參考依據。

關鍵詞：大數據；機關事業單位；人事檔案；檔案管理；管理創新

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

人事檔案管理工作在機關事業單位有著非常重要的作用。一方面，人事檔案管理工作可以實現對機關事業單位工作內容的全面記錄與跟蹤；另一方面，人事檔案管理是機關事業單位服務于人民群眾的重要憑證。在大數據背景下，充分利用信息技術的優勢做好人事檔案登記、分類、篩選以及信息傳輸分享等相關工作，能夠有效減輕工作壓力，提升人事檔案管理的質量，推動機關事業單位工作順利開展，更好地服務于人民群眾。

一、大數據背景下機關事業單位人事檔案管理的特點

1.復雜性不斷增加

隨著機關事業單位深化改革，機關事業單位之間的人事調轉更加頻繁，機關事業單位的人員構成也更加復雜化，導致機關事業單位人事檔案管理工作中人事信息、職務晉升以及人員流動等相關工作不斷增加。同時，大數據技術的應用將傳統的紙質檔案轉化為數字檔案，使人事檔案管理的成本增加。并且，在數字化技術的快速發展下，人事檔案從傳統的文字檔案逐漸轉化為文字檔案、視頻檔案以及音頻檔案相結合的形式，需要機關事業單位不斷優化升級人事檔案管理系統，以滿足大數據背景下人事檔案管理的需求。此外，基于大數據技術的人事檔案管理會使人事檔案的獲取方式發生改變，提升人事檔案獲取的速度。因此，在人事檔案管理過程中需要機關事業單位不斷優化人事檔案信息的處理速度，加快人事檔案更新速度，進一步提高人事檔案的運轉效率。

2.創新性不斷增強

大數據技術在機關人事檔案管理中的應用為人事檔案管理提供了一個全新的環境，需要機關事業單位在人事檔案管理過程中以滿足用戶需求為基礎，將傳統的被動管理模式轉化為動態的主動管理模式。管理模式的轉變需要機關事業單位在人事檔案管理過程中具備較強的求變意識和創新精神，通過不斷對人事檔案管理創新優化，實現對人事檔案的及時更新，從而實現人事檔案管理與用戶需求的良好匹配。同時，不斷創新人事檔案服務模式，是提升機關事業單位人事檔案管理與用戶需求匹配程度的重要措施。機關事業單位在人事檔案管理中通過構建更加緊密的上下游聯系來提升人事檔案信息的開放性，并充分利用大數據技術來輔助人事檔案管理中的重大決策、重大項目以及風險防控等工作。大數據技術的應用會使人事檔案管理向著虛擬化的方向發展，打破人事檔案管理中的時間與空間的限制，進一步提升人事檔案的獲取性和正式性。通過對用戶人事檔案需求的準確判斷，為人們提供更加全面的人事檔案內容，實現提供個性化的人事檔案服務工作。

3.威脅性在不斷增加

大數據技術在為機關事業單位人事檔案管理構建智能化、個性化、便捷化的人事檔案服務的同時，也給人事檔案管理提出了一定的挑戰。首先，在機關事業單位檔案管理中應用大數據技術需要具備和不斷優化更新相關的設備設施。通過引進具有大數據技術的高端設備來滿足人事檔案管理需求，增加了機關事業單位人事檔案管理的成本；其次，大數據環境會讓人事檔案管理存在更多的威脅，信息安全問題成為最重要的安全隱患。機關事業單位在人事檔案管理過程中需要更加重視人事檔案的追蹤和控制，防止發生人事檔案被泄露的風險。

二、大數據技術對機關事業單位人事檔案管理產生的影響

1.有效提升日常工作效率

大數據技術為機關事業單位人事檔案管理工作提供了更加快速的數據處理技術，有效地提升了人事檔案數據收集、整理以及數據挖掘的效率和質量，可以更好地應對復雜的人事檔案管理環境。同時，能夠實現對人事檔案各項數據的統一管理和深度整合，進一步提升人事檔案管理的效率。

首先，大數據技術可以有效提升人事檔案各項信息的準確性和安全性，能夠有效分析人事檔案信息的真偽，進一步提升人事檔案的管理質量。其次，通過大數據技術的應用可以搭建人事檔案共享平臺，通過共享平臺可以有效提升人事檔案的運轉速度，降低人事檔案的運轉成本。同時，共享平臺能夠有效解決傳統人事檔案管理中的一些不利因素，讓人事檔案工作開展變得更加有序。最后，人事檔案管理中可以利用大數據技術構建人事檔案管理體系，人事檔案管理工作開展更加現代化、共享化、實時化和便捷化，使人事檔案管理能夠更好地滿足機關事業單位的發展需求，推動機關事業單位更好發展。

2.創新人事檔案管理工作方法

首先，充分利用大數據技術的分布式數據存儲和管理特征，可以將人事檔案的工作內容有效拆分，通過讓不同的人事檔案管理專員來分別處理拆分后的人事檔案內容，可以有效簡化人事檔案管理專員的工作內容，從而提升人事檔案管理專員的工作效率，能夠實現人事檔案信息的更好收集和整理；其次，能夠推動人事檔案管理工作有序開展，有效提升人事檔案管理工作的規范性。大數據技術能夠對人事檔案有效識別，還能有效分析人事檔案數據中存在的錯誤，并及時解決。同時，通過大數據技術可以有效提升人事檔案信息的檢索速度，增強人事檔案信息檢索的便捷性，協助人事檔案管理人員完成具有較高復雜性的工作，有效提升了人事檔案管理的質量。

3.推動機關事業單位更好發展

人事檔案管理中應用大數據技術可以為機關事業單位提供一個更加安全、便捷和科學的人事檔案信息環境。同時，還能夠滿足機關事業單位工作中的各種人事檔案信息需求，通過深度分析人事檔案信息，可以科學地分析機關事業單位的人才配置情況，從而能夠更好地發現機關事業單位人才配置中存在的問題，為機關事業單位的人事安排提供良好的數據基礎，幫助機關事業單位更好地引進人才，從而能夠更好地發揮人才的價值，推動機關事業單位的良好發展。

三、大數據背景下機關事業單位人事檔案管理存在的問題

1.專業人才不足，檔案管理信息化意識薄弱

專業人才是機關事業單位人事檔案管理中應用大數據技術的關鍵，通過專業技術人才開展人事檔案管理信息化建設，實現大數據技術的更好應用。所以，機關事業單位不僅需要具有人事檔案管理專業素質，還應具有較高的計算機技術的專業人才。但是，機關事業單位存在人事檔案管理人員計算機技術水平普遍較低的情況，導致機關事業單位缺乏兼具人事檔案管理專業素質和計算機技術水平較高的專業人才，專業人才的缺乏會直接導致大數據技術在人事檔案管理中的應用程度較低，無法實現對人事檔案管理效率的提升。其中，對大數據技術在人事檔案管理中的重要作用認識不足是導致專業人才缺乏的主要原因，認為當前人事檔案管理人才能夠滿足工作需求，從而沒有引進專業人才。同時，人事檔案管理人員的計算機技術水平不足，需要較長的培養時間才能得到有效提升，直接導致機關事業單位人事檔案信息化建設不足。

2.設備設施和技術投入不足，人事檔案安全性有待提高

機關事業單位在開展人事檔案管理信息化建設過程中，信息化設備設施和技術是非常重要的內容，二者缺一不可。所以，機關事業單位在信息化設備設施和技術兩方面的投入程度會直接影響人事檔案信息化建設程度，直接影響了人事檔案管理的效率。其中，導致機關事業單位信息化設備設施和技術投入不足的因素有：

一是政府職能部門對機關事業單位信息化設備設施和技術的購置、使用以及更新都有嚴格的規范，并且審批流程較長，與當前信息技術快速發展的情況不匹配，導致信息化設備設施和技術落后。

二是機關事業單位在信息化設備設施和技術的總體投入無法完全滿足人事檔案管理信息化建設需求，直接影響了大數據技術在人事檔案管理中的應用。機關事業單位的人事檔案管理具有較高的保密性，在人事檔案管理信息化建設過程中，人事檔案信息的安全問題是非常重要的。所以，機關事業單位在人事檔案管理信息化建設過程中需要更加注重人事檔案信息的安全性能，通過不斷優化信息技術提高檔案信息的安全性，從而避免發生檔案信息被泄露的情況。

3.數據資源開發力度不足，數據基礎不夠廣泛

通過大數據技術可以有效地提升人事檔案信息的收集、整理、保存以及利用的效率。所以，在機關事業單位人事檔案信息數據資源開發的過程中，需要基于大數據技術的資源利用視角來擴大人事檔案信息的基礎數據收集范圍，從而提升人事檔案數據信息的收集、開發力度。但是，我國正處于大數據技術發展的過程中，很多機關事業單位人事檔案信息化建設還不夠完善，存在系統更新不及時、數據收集不夠廣泛以及數據資源開發力度不足的情況，需要相關單位不斷完善人事檔案管理信息化建設，拓寬人事檔案基礎數據信息的收集廣度，并深度開發數據資源，更好地提升人事檔案管理的質量。

四、大數據背景下機關事業單位人事檔案管理創新策略研究

1.強化大數據技術在人事檔案管理中的重要性

人事檔案管理對個人和機關事業單位具有非常重要的意義，需要在人事檔案管理信息化建設中更加重視大數據技術的應用，從根源上提升人事檔案管理的重視程度。所以，機關事業單位需要充分結合本單位人事檔案管理的實際情況和需求來制定大數據技術應用方案，并對檔案信息的歸納整理、借閱、資料更新以及資料保管等有明確的規定，從而保障人事檔案管理工作高效運行。同時，機關事業單位需要定期確認人事檔案管理過程中存在的問題，通過增加財政預算等方式來優化、升級人事檔案管理工作，解決存在的問題，進一步推動大數據技術在人事檔案管理中的效果，推動機關事業單位人事檔案管理高質量發展。

2.進一步完善管理模式與機制

通過大數據技術可以有效提升機關事業單位的人事檔案管理效率，機關事業單位需要在人事檔案管理過程中不斷總結經驗，推動人事檔案管理模式的創新。首先，機關事業單位可以設置單獨的管理科室，通過管理制度來實現定崗、定人和定責，從而保障各項制度能夠有效落實。同時，在實際管理過程中充分結合大數據技術全面分析干部職工的人事檔案信息，為各項人事安排提供相應的支持；其次，需要通過強化重點模塊建設的方式來推動人事檔案信息的更新、升級，并結合崗位職責來合理設置人事檔案的查閱權限，充分利用大數據技術增強人事檔案信息的保密性，推動人事檔案實現專人專管模式，有效防止發生人事檔案信息被泄露等事件。

3.加強人事檔案信息數據庫建設和創新

機關事業單位需要不斷建設和完善人事檔案管理系統，并將人事檔案數據信息處理建立在數據庫的基礎上。通過數據庫的建設可以有效提升人事檔案信息的整理質量，通過分類模塊實現對人事檔案信息的分類統計，并通過權限設置來增強人事檔案信息的機密性，更好地實現對人事檔案的及時補充。在人事檔案信息管理過程中，管理人員需要采取有效的手段提升人事檔案信息的更新速率，嚴格把控人事檔案信息管理的各項流程，防止發生信息被泄露的風險。人事檔案管理部門可以通過與勞動、人事、監察等部門建立協作系統的方式，強化對人事檔案信息的管理，從而提高人事檔案管理的工作效率。

4.提高人事檔案管理人員的工作水平

機關事業單位可以充分利用大數據技術全面評價人事檔案管理人員的工作水平，分析當前人事檔案管理人員在工作中存在的不足，對其開展針對性的培訓，有效提升人事檔案管理人員的綜合水平和業務能力。同時，利用大數據技術分析人事檔案管理人員配置的合理性，從而有針對性地引進高素質的人才，不斷壯大人事檔案管理隊伍，提升人事檔案管理人員的總體水平以及機關事業單位人事檔案管理的質量。

五、結語

綜上所述，本文分析了大數據技術背景下機關事業單位人事檔案管理的特點，說明了大數據技術對人事檔案管理的影響，分析了當前機關事業單位人事檔案管理過程中存在的問題，制定了大數據背景下機關事業單位人事檔案管理的創新策略。大數據技術可以實現人事檔案數據化處理，通過高效的數據處理方式優化人事檔案信息，有效提升了人事檔案管理的質量。在大數據技術背景下，機關事業單位人事檔案管理人員要基于大數據技術不斷創新人事檔案管理方式，提升人事檔案管理質量，從而推動機關事業單位的更好發展。

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（作者單位：高密市交通運輸局）