新時代醫療保障業務檔案管理實踐探究

作者簡介：信長玲（1974—），女，漢族，山東鄒平人，本科，館員，研究方向：檔案管理。

摘 要：進入新時代，醫療保障業務檔案管理工作面臨著新的挑戰和機遇。文章從新時代醫療保障業務檔案管理創新的現實意義、醫療保障業務檔案管理的痛點問題、新時代醫療保障業務檔案管理創新的實踐路徑以及新時代醫療保障業務檔案管理工作的思考等方面展開探討，提出了以下建議：轉變方式，引入現代化管理技術；優化制度，提供科學的管理環境；定期培訓，提高工作人員的素質；宣傳創新，確保檔案保密工作落實；制定和實施統一的檔案管理規范和標準；建立監督和評估機制；加強合作與交流等，旨在為提高醫療保障業務檔案管理的水平和效率提供參考。

關鍵詞：新時代；醫療保障業務；檔案管理；實踐路徑；工作思考

中圖分類號：R197.1；G271 文獻標識碼：A

引言

醫療保障業務檔案是記錄參保人醫療保障信息的重要載體，是醫保管理服務工作的重要環節。隨著社會信息化、數字化的加速發展，傳統的醫療保障業務檔案管理方式已經難以滿足新時代的需要，因此，需要探索和實踐新的管理方法和手段，以適應新時代的發展要求。

一、新時代醫療保障業務檔案管理創新的現實意義

1.助力醫保改革的深化

醫療保障制度是社會保障體系的重要組成部分，對于維護社會穩定和公平具有重要意義。新時代醫療保障業務檔案管理創新，可以為醫保改革提供有力的支持和依據。通過對參保人醫療保障信息的全面、準確記錄和管理，可以更好地了解和掌握參保人的健康狀況、醫療費用支出等情況，為醫保政策的制定和調整提供科學依據，進而推動醫保改革的深化。

2.符合信息化時代的發展趨勢

信息化時代已經到來，數字化、網絡化和智能化成為檔案管理的重要發展方向。新時代醫療保障業務檔案管理創新符合信息化時代的發展趨勢，通過引入先進的信息技術和管理手段，可以實現檔案信息的數字化存儲、網絡化傳輸和智能化處理，提高檔案管理的效率和質量，為參保人提供更加便捷、高效的服務。

3.更好地保障參保人的合法權益

醫療保障業務檔案是參保人享受醫保待遇的重要依據，也是處理醫療糾紛和司法鑒定的重要證據。新時代醫療保障業務檔案管理創新，可更好地保障參保人的合法權益，通過對檔案信息全面、準確的記錄和管理，為參保人提供更加可靠的醫療保障服務，避免因檔案管理不規范發生參保人權益受損的情況。

二、醫療保障業務檔案管理的痛點問題

1.管理方式過于傳統

目前，一些醫療保障業務檔案管理方式仍然過于傳統，主要采用紙質檔案管理模式。該管理方式數字化、網絡化程度較低，管理效率低下，并且增加了檔案損壞和丟失的風險。

在紙質檔案管理過程中，由于檔案的物理特性，易受環境影響，如溫度、濕度等，導致檔案的保存和保護存在一定的難度和風險。此外，紙質檔案在查閱和利用方面也存在不便，難以滿足快速、高效的信息傳輸和共享需求。

2.管理制度存在缺失

部分醫療保障單位的業務檔案管理制度存在缺失，尤其是在檔案的收集、整理、存儲和利用等方面缺乏規范和標準，導致檔案管理混亂，出現了檔案歸類不清、整理不規范和存儲環境不良等問題。相關問題的存在，不僅影響了檔案的完整性和安全性，還可能影響到參保人的合法權益。此外，由于缺乏明確的檔案管理職責劃分和流程規范，也容易出現檔案管理的漏洞和失誤。

3.檔案管理人員素質參差不齊

部分醫療保障業務檔案管理人員素質參差不齊，缺乏專業的檔案管理知識和技能，對檔案的重要性認識不足，導致檔案管理水平低下，可能存在檔案收集不全、整理不規范以及保密工作不到位等問題。同時，由于人員素質的差異，也可能出現對政策理解不準確、執行不到位等情況，影響到醫療保障業務的正常運轉。

4.保密工作較為滯后

醫療保障業務檔案涉及參保人的個人隱私和合法權益，保密工作至關重要。然而，一些醫療保障業務檔案管理保密工作較為滯后，存在信息被泄露和安全風險，很可能源于保密制度不健全、保密意識不強以及技術手段不足等原因。一旦發生信息被泄露或被攻擊，不僅會對參保人造成一定程度的困擾和損失，也會對醫療保障業務的公信力帶來負面影響。

三、新時代醫療保障業務檔案管理創新的實踐路徑

1.轉變方式，引入現代化管理技術

在推進數字化進程時，應當將傳統的紙質檔案逐步轉化為數字檔案，利用先進的技術展開掃描、轉換和處理，實現檔案信息的快速、高效傳輸和處理。數字化進程不僅可以提高檔案管理的效率，還可以減少檔案的損壞和丟失風險。相關工作人員應當積極引入智能化技術，基于人工智能、大數據等技術的應用，實現對檔案信息的智能分類、檢索和利用。例如，利用人工智能技術對大量的醫療保障業務檔案自動分類，方便后續的查詢和利用或利用大數據技術對參保人的醫療保障需求深入分析，為制定更加精準的醫療保障政策提供數據支持。此外，相關單位應當建立電子檔案系統，實現檔案信息的在線收集、整理、存儲和利用。電子檔案系統可以提供便捷的檔案檢索、查詢和下載等功能，提高檔案管理的工作效率和服務質量。

例如，某地區醫療保障局面臨著龐大的紙質檔案管理和查詢難題。由于醫療保障業務涉及大量的個人信息和醫療記錄，傳統的紙質檔案管理方式不僅效率低下，在存儲、檢索和利用方面還存在許多不便。為了解決這些問題，該局決定引入現代化管理技術，推動醫療保障業務檔案管理數字化進程。經過數字化管理和智能化技術的應用，該地區醫療保障局的檔案管理水平得到了顯著提升。

在數字化管理之前，該地區醫療保障局共存儲了超過10萬份紙質檔案，種類繁多，包括病歷、報銷記錄和保險合同等。數字化管理后，所有的檔案都被轉化為數字檔案，種類和數量得到了顯著增加。數字檔案的數量已經超過了100萬份，種類也更為豐富多樣。以前處理一份紙質檔案需要經過多個環節，包括收集、整理、存儲、檢索和利用等，平均處理時間約為3天。數字化管理后，處理時間顯著縮短。利用電子檔案系統和智能化技術，一份數字檔案的處理時間只需要不到1小時，效率提高了近30倍。同時，由于人工處理和紙質檔案的局限性，該局在處理檔案時經常出現錯誤，錯誤率一度高達5%。數字化管理后，利用智能化技術自動分類、檢索和校對，錯誤率降低到了0.5%，準確性提高了近10倍。

鑒于傳統業務檔案管理模式的特殊性，在查詢和利用紙質檔案時，需要人工翻閱和篩選，效率低下。數字化管理后，通過電子檔案系統和智能化技術，查詢和利用效率得到了顯著提高?，F在，只需通過系統展開簡單的關鍵詞搜索或條件篩選，就可以快速找到所需檔案，查詢時間縮短了90%。為推動醫療服務的升級，數字化管理和智能化技術為相關政策制定和決策提供了更準確、更及時的數據支持。通過對大量數字檔案的分析和處理，可以深入了解參保人的醫療保障需求、疾病趨勢等關鍵信息，為政策制定提供了重要參考。據統計，數字化管理后，該局的政策制定效率和準確性提高了20%。

為了保證所有業務檔案數據的安全性，該局采取了多重安全措施來保障檔案信息的安全性和完整性，包括數據加密、訪問控制和備份恢復等。這些措施的有效性得到了驗證，未發現任何安全漏洞或問題。同時，由于數字檔案的特性，信息的完整性也得到了更好的保障?？偟膩碚f，數字化管理對該局的預算產生了積極影響，雖然初期引入數字化技術和設備設施需要一定的資金投入，但隨著運營的穩定和效率的提高，人力成本、存儲成本和其他相關成本都顯著降低。與傳統的紙質檔案管理相比，數字化管理的成本降低了近20%。

2.優化制度，提供科學的管理環境

首先，建立健全檔案管理制度，包括制定明確的檔案收集、整理、存儲和利用等方面的規范和標準。在收集方面，要明確檔案收集的范圍、方式和時間，確保檔案的完整性和及時性。在整理方面，要制定統一的分類標準、整理規則和排列順序，以便于后續的查詢和利用；其次，在存儲方面要建立科學的存儲制度和規范，包括存儲介質的選擇、備份和保護等，確保檔案的安全性和可靠性；最后，在利用方面要制定合理的利用規則和程序，包括查詢、復制和借閱等方面的規定，以滿足不同部門和參保人員的需求。

檔案的保管和保密是檔案管理的重要環節，必須引起高度重視。要建立專門的檔案保管場所和設備設施，確保檔案的安全性和保密性。同時，要制定相應的保密措施和管理制度，對檔案的密級開展科學劃分和嚴格管理，防止檔案信息被泄露和損壞。筆者認為，醫療保障業務檔案是一種重要的信息資源，為政策制定、學術研究和歷史傳承等方面提供了有力支持。因此，要建立科學的檔案利用制度，為參保人提供更加便捷、高效的檔案服務。具體來說，可以通過建立數字化檔案系統、提供在線查詢和下載服務、設置自助查詢終端等方式，方便參保人和其他相關部門獲取所需的檔案信息。同時，還可以開展檔案編研工作，將零散的檔案信息展開系統的整理和歸納，形成專題性的研究資料，為政策制定者和研究人員提供更加全面和準確的信息支持。

通過以上措施的落實和執行，可有效優化醫療保障業務檔案管理制度，提供科學的管理環境。不僅可以提高檔案管理工作的質量和效率，還可以更好地滿足參保人和其他相關部門對檔案信息的需求，為醫療保障事業的發展提供有力支持。

3.定期培訓，提高工作人員的素質

其一，加強專業知識和技能的培訓。檔案管理人員的專業知識和技能水平對于檔案管理工作的質量和效率有著重要影響。因此，要加強對檔案管理人員的專業知識和技能培訓，包括檔案管理的基本理論、實踐操作技能和數字化技術應用等方面的知識和技能。通過培訓，可以有效提高檔案管理人員的專業水平，從而提高檔案管理工作的質量和效率。

其二，加強職業道德教育。職業道德是檔案管理人員必備的素質之一，是保證檔案管理工作客觀、公正、保密的基本要求。因此，要加強對檔案管理人員的職業道德教育，包括檔案管理的法律法規、職業道德規范和檔案保密等方面的知識和要求。通過職業道德教育，可以有效提高檔案管理人員的職業素養，增強其責任感和使命感，保證檔案管理工作順利開展。

其三，建立科學的考核和激勵機制。通過建立科學的考核和激勵機制，可以激發工作人員的積極性和創造性，提高工作效率和質量。因此，要建立科學的考核和激勵機制，包括工作績效評價、獎懲制度和晉升機制等方面的規定和制度。通過考核和激勵機制的建立，可以有效激發工作人員的積極性和創造性，推動檔案管理工作良好開展。

4.宣傳創新，確保檔案保密工作落實

相關單位需要加強網絡安全管理，建立完善的網絡安全管理制度，設置嚴格的網絡安全防護措施，包括防火墻、入侵檢測系統等，防止網絡攻擊和非法訪問。對重要的檔案信息開展加密處理，確保即使在數據傳輸或存儲過程中被非法竊取，也無法獲取真實的信息。同時，需要建立安全的檔案保管場所和庫房，配備專業的安全設備設施，如監控攝像頭、紅外線報警器等，確保檔案的安全性和保密性。此外，為避免惡意訪問，必須嚴格控制訪問權限。通過建立科學的訪問控制機制，對不同的人員設置不同的訪問權限和訪問級別，確保只有經過授權的人員才能訪問相關的檔案信息，并建立定期安全檢查和評估制度，發現問題及時整改，確保檔案保密工作的落實。

四、新時代醫療保障業務檔案管理工作的思考

1.制定和實施統一的檔案管理規范和標準

制定檔案管理規范和標準是推進檔案管理規范化和標準化的重要步驟，包括明確規定檔案管理的基本原則、管理范圍和管理流程等。此外，還需要對檔案的收集、整理、存儲和利用等方面制定詳細的規范和要求，以確保檔案管理的科學性和高效性。例如，規定檔案的分類方法、歸檔時間和存儲格式等，制定相應的利用政策，明確檔案的查詢、借閱以及復制等操作流程。通過相關規范和標準的制定和實施，可以大幅提升檔案管理的一致性和可操作性。

2.建立監督和評估機制

通過監督和評估機制的建立，可以全面監督和評估檔案管理工作，及時發現和糾正檔案管理中的問題。具體來說，可以定期評估檢查檔案管理工作，發現問題及時整改。同時，引入第三方機構展開監督和評估，以保證監督的公正性和客觀性。

3.加強合作與交流

通過合作與交流，可以學習借鑒先進的檔案管理經驗和技術手段，了解最新的檔案管理發展趨勢和應用實踐。例如，與當地的圖書館、博物館等機構展開合作交流，分享彼此的檔案管理經驗和技術手段，共同提高檔案管理的水平。同時，還可以參加國際性的檔案管理交流會議等活動，了解國際檔案管理的發展趨勢和應用實踐。

五、結束語

新時代，醫療保障業務檔案管理面臨著許多新的挑戰和機遇。通過轉變方式、優化制度、加強人員培訓和管理等手段，可以推動醫療保障業務檔案管理的創新和發展。同時，還需要加強信息化建設和管理、加強對參保人信息的保護、推進檔案管理的規范化和標準化以及加強人員培訓和管理等方面的工作，為參保人提供更加優質、高效、安全的檔案管理服務。

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（作者單位：鄒平市醫療保障局）